Metrics – Página 2

2 de febrero de 2021

#Tip12_ PYMES_Aclarando conceptos

En el artículo de esta semana queremos acercar al lector palabras y conceptos que se utilizan en el ámbito de la gestión empresarial y que vemos lejanas, ya sea por desconocimiento y/o desinterés. No obstante, comprenderlas y tenerlas presentes nos ayudan en el día a día para avanzar.

En Cataluña, según el IDESCAT en enero del 2019, el 94,7% de empresas con establecimiento tienen entre 0 y 9 trabajadores asalariados. Este dato es indicativo del conglomerado empresarial de pequeñas empresas y de la existencia de una red amplísima de gestores propios.

Otra de las características de las microempresas es que están lideradas mayoritariamente por gestores liberales, más bien con profesiones vocacionales y/o con una motivación empresarial que los llevó a emprender. La gestión de sus empresas y equipos de trabajo se considera una tarea ‘colateral’ al desarrollo de su propio talento y del de su equipo. No obstante, está claro que el éxito de su empresa depende de una buena dosis de suerte e intuición pero, también, de la toma correcta de decisiones y un mínimo control de conceptos empresariales y financieros que les ayuden a avanzar. No siempre estos conceptos están presentes y el día a día lleva a trabajar pensando solamente en la liquidez para los pagos a fin de mes.

Presentamos aquí un pequeño glosario de conceptos con los que los gestores deben familiarizarse por su bien y el de su empresa:

ESTRATEGIA

Para definir la estrategia de nuestra empresa debemos contestar honestamente a la pregunta ¿PARA QUÉ? - Atención: No es ¿Por qué? - ¿Para qué emprendo? ¿Para qué quiero crear una empresa? ¿Qué quiero aportar?. A partir de las respuestas halladas se trata de marcarse metas y objetivos y determinar qué acciones llevaremos a cabo para conseguirlas y de qué medios disponemos para ello. Sin estrategia no hay camino ni rumbo marcado, no hay alineación del equipo y cada uno libra su propia batalla en el día a día. Igual de importante es la revisión de la estrategia para adaptarla a los cambios en el entorno, de la competencia y en las necesidades de los posibles clientes.

Existen varios marcos y herramientas que ayudan a determinar, gestionar, controlar y revisar la estrategia. Uno de los marcos de trabajo son los OKR, podéis visitar nuestro bloc (monBloc) de monshot si tenéis curiosidad.

CUADROS DE MANDO (Dashboards)

Los cuadros de mando son un conjunto de indicadores, métricas y ratios que ayudan a los gestores de las empresas en la toma de decisiones, ya sean estratégicas, operacionales o financieras. Los cuadros de mando se diseñan adaptándolos a las necesidades de cada gestor.

Los indicadores que deben formar los cuadros de mando se escogen, entre otras variables, dependiendo de:

Estrategia marcada.
Sector donde operamos.
Variables estratégicas de la empresa.
Líneas de negocio.
Necesidades financieras.
Importancia de la competencia.
Composición del mercado.

Los cuadros de mando se conocen actualmente como Dashboards y existen múltiples programas online y ERP que ayudan a crearlos si dispones de la información en bases de datos. El Excel es una herramienta conocida que también permite construir un cuadro de mando básico, para empezar.

REPORTING

El reporting es la transmisión de información operacional y financiera desde aquellos que la controlan hacia los que la necesitan para la toma de decisiones. Esta transmisión no es unidireccional hacia el equipo directivo. El reporting va en todas direcciones y entre todos los miembros del equipo.

Es muy importante que la información que se quiera transmitir sea clara, concisa y directa para que sea útil para una toma de decisiones ágil y rigurosa. Los cuadros de mando ya definidos pueden ayudar a vehicular esta información.

Actualmente, mediante el uso de los dashboards y las herramientas colaborativas (Trello, Smartsheet, Slack, por poner algunos ejemplos) la transmisión de esta información es mucho más directa y ahorra tiempo.

FLUJO DE CAJA (Cashflow)

El flujo de caja es un indicador que nos informa sobre la salud de nuestro negocio en términos de liquidez, es decir, de disposición de saldo en el banco.

El Cashflow está formado por los flujos de caja operacionales (actividad de explotación propia de la empresa), de inversión (compra de equipamiento) y de financiamiento (préstamos, acciones, dividendos…). Estos niveles deben estar bien tratados en un cuadro de mando para tener la información al día y estar alerta cuando el semáforo se ponga en ámbar.

Un buen nivel de cashflow nos da tranquilidad a medio y largo plazo, por tanto, es una variable clave en la gestión. A la contra, niveles bajos de cashflow nos deben poner en alerta para tomar decisiones para la mejora de la liquidez futura.

RENTABILIDAD

La rentabilidad de una empresa es la capacidad que tiene de generar beneficios con relación a sus ventas, activos y/o recursos propios. Si estas diferencias permiten mantener la empresa en el tiempo es que es rentable.

Si hablamos de operaciones concretas mayoritariamente de inversión, la rentabilidad se calcula dividiendo el beneficio total y el valor inicial de la inversión. Si lo multiplicas por 100 obtienes el porcentaje de rentabilidad.

Si el % es superior al tipo de interés actual, será indicativo que la inversión ha sido beneficiosa porque da más ganancias que mantener el dinero en una cuenta corriente remunerada.

APALANCAMIENTO FINANCIERO

El apalancamiento financiero nos da información sobre el porcentaje utilizado de recursos propios para financiar una inversión. Los recursos propios son aquellos que genera la empresa con su actividad ordinaria y que su origen no es prestado de externos (entidades financieras y otros).

Se produce apalancamiento financiero cuando la rentabilidad de la operación es superior a la tasa de interés de las deudas. El apalancamiento puede ser positivo siempre que la rentabilidad esperada de la operación que estamos realizando sea superior al coste de los recursos destinados a ella.

CUENTA DE EXPLOTACIÓN

La cuenta de explotación informa de la diferencia entre ingresos (cuentas del grupo 7 del plan contable) y gastos (cuentas del grupo 6) de una empresa en un periodo determinado de tiempo (normalmente año fiscal) fijándonos en el desarrollo propio de la actividad.

Esta herramienta nos da información sobre la actividad ordinaria de la empresa sin tener en cuenta la estructura financiera (flujos pendientes de cobro y pago con terceros) ni la estructura fiscal (impuestos) con lo que nos da información de la salud del negocio en sí, al finalizar el período.

Forma parte de la cuenta de resultados contables, donde se tiene en cuenta también los gastos e ingresos financieros y los impuestos, con lo que obtenemos información sobre la salud de la empresa en un momento determinado.

Está claro que existen muchos más conceptos empresariales, económicos y financieros que ocupan el día a día de las pymes y empresas más grandes, pero para empezar desde el principio los descritos en este artículo son la propuesta de monshot: simple, ágil y práctico.

Published by Mon Dinarès in Conceptos, Metrics, organización

9 de diciembre de 2020

#Tip7_KPI’s o índices estratégicos ¿qué, cómo y cuántos?

Anteriormente, en el #Tip3 Indicadores y métricas ¿son útiles? hablábamos de la importancia de establecer métricas para controlar aquellas variables que para nuestra organización son estratégicas. En este artículo lo pondremos a la práctica.

Esas métricas se definen cómo KPI’s, acrónimo en inglés de Key Performance Indicator, que traducido serían los índices claves de desarrollo o del negocio.

Cuando dispones de muchos datos e información es fácil perderte en ellos para establecer estas métricas y normalmente se establecen indicadores interesantes pero no estratégicos. La disposición de muchos índices puede desviarnos de nuestro foco así que es primordial establecer pocos KPI, pocos y cualitativos.

Para ello, es importante definir y determinar qué información es clave y cómo quieres medirla para que ayude a la toma de decisiones y la consecución de los objetivos establecidos.

¿Cómo debe ser un KPI?

Un indicador debe cumplir las siguientes características para que aporte el valor que se precisa:

Medible, cuantificable e interpretable fácilmente.
Simple y directo para qué conteste a tus preguntas.
Continuo en el tiempo para poder comparar resultados y conocer su evolución.

Entonces, ¿cómo determinamos nuestros KPI?. Pasos:

Identificar qué parte de nuestro negocio tiene valor estratégico y qué información necesitamos.

Identificar y facilitar la fuente de datos e información (ejemplos: ERP contable, software de inventario, fuentes públicas de información para el estudio de mercado, LinkedIN, CRM propio…)

Tener en cuenta el contexto actual (mercado y competencia) para tener perspectiva de la información que aportará el KPI.

Que no sea estático y nos dé información concreta de un momento. Es preferible que sea dinámico y corriente para poder comparar su valor en distintos momentos del tiempo.

El KPI debe ser la medida que nos permita controlar el KR (Resultado clave) que haremos determinado como respuesta a un objetivo marcado, siguiendo el marco de trabajo de los OKR.

TIPS:

Establecer 2 o 3 KPI’s, un mayor número nos distrae de los objetivos.
Ser realista y establecer KPI que nos den información de como trabajamos y no nos determinen objetivos inalcanzables, aunque los deseemos.
Asegurarnos del acceso a los datos.
Escoger el software oportuno para el diseño del KPI.

Siguiendo con el ejemplo que presentamos en #TIP2, el punto de arranque era una empresa suministradora de material de papelería con problemas en el control de stock. Con un diseño y elaboración de KPIs en un marco de aplicación de OKRs se habrían ahorrado muchos problemas, uno de ellos la falta de comunicación.

Principalmente se encontraban con que el personal de almacén no controlaba ni actualizaba el control de stock, con lo que el resto de departamentos (compras, finanzas y comercial) no eran conscientes de la rotura de stocks. Por lo tanto, no se hacían compras al proveedor para reponer los artículos, no se controlaba el flujo económico y el departamento comercial seguía ofreciendo el producto a los clientes sin tener en cuenta que el tiempo de entrega no era el óptimo

.Con la aplicación de los siguientes KPIs podrían haber detectado el problema desde dos perspectivas:

Mide la velocidad en que se repone el stock. Así se pueden detectar cuáles tienen mayor rotación y establecer estrategias comerciales para aumentar sus ventas y dar salida a los de menor rotación.

Esta métrica nos indicará la evolución de las ventas en relación con lo esperado. Si el índice es menor a 1 podemos tener rotura de stock, ya que este estará calculado sobre la demanda esperada.

La disposición de estos KPIs en formatos colaborativos donde todas las personas implicadas del equipo tengan acceso permitirán que en cualquier momento salten las alarmas para la toma de decisiones o al contrario, nos tranquilicen el alma. De ahí, que es crucial disponer de ello y no depender de la intuición. Aunque muchas veces la intuición acierta es recomendable que la evidencia de una métrica nos dé la razón.

Published by Mon Dinarès in Estrategia, Indicadores - KPI, Metrics, OKR

11 de noviembre de 2020

#Tip3_Indicadores y métricas, ¿son útiles?

Seguimos con los Tips Monshot.

Desde hace ya unos años el acceso a la información es casi inmediato y la disponibilidad de cualquier tipo de dato que se precisa está al alcance de cualquiera que tenga a mano una computadora o smartphones. Recibimos múltiples y constantes inputs para el desarrollo de toda esa información. Tenemos a disposición softwares, portales, webs, aplicaciones, ERP y muchas otras herramientas que desarrollan y preparan toda esa información, nombrada en términos anglosajones como Big Data, para proporcionar valor a nuestra empresa, producto o servicio que queramos ofrecer.

Si no queremos ahogarnos entre tanto dato, el diseño de métricas e índices (KPI) correctos y adecuados se hace indispensable y así, poder facilitar la toma de decisiones.

A pequeña escala e intentando adaptar toda la tecnología disponible a las PIMES y a las propias necesidades podemos sacar provecho de algunas de las herramientas. Es por ello que es crucial saber qué parte de esa información queremos aprovechar, qué herramientas debemos implantar para analizarla y qué índices debemos escoger. No es fácil. Sin embargo, tampoco es preciso querer abarcar todas las posibilidades.

Recibimos información de los clientes, de los proveedores, de la competencia, del sector, del entorno local, del global, de la gestión administrativa y económica diaria. Con todos estos datos podemos incluir en la estrategia de la empresa la recopilación, trato y análisis de toda esta información para tomar decisiones más precisas y óptimas para la empresa.

Des de un entorno ágil y flexible podemos empezar con el diseño de pequeñas métricas que pueden alinearnos hacia nuestros objetivos.

Tomamos como ejemplo una empresa de retail, del sector textil y aplicamos su gestión en un marco de OKRs:

Objetivo: Ocupar un mayor espacio en el mercado.

KR1: Abrir nueva línea de negocio - ropa interior

KR2: Aumentar la facturación en un 5% con relación al ejercicio anterior

Para poder medir estos KR mediante métricas tenemos varias opciones:

Diseñar hojas de cálculo de Excel o Numbers, utilizando los datos que nos proporcione nuestro ERP de contabilidad y gestión de RRHH.

Se puede diseñar una plantilla sencilla de cuadros de mando que nos de información concreta y definida para agilizar la toma de decisiones diarias. Aquí un ejemplo:

Utilizar herramientas de análisis de datos disponibles en el mercado, de uso muy intuitivo para el usuario:

Un ejemplo sería la herramienta Qlik sense, dónde los índices son dinámicos porque se actualizan de forma constante al estar enlazados con la fuente de datos. Fuente: www.qlik.com

Microsoft también ofrece su herramienta Power BI, para el análisis de datos y el diseño de cuadros de mando para la toma de decisiones (fuente Agile Analytics):

Por tanto, mediante el diseño de cuadros de mando (dashboards) para controlar los KR establecidos, podremos controlar si estamos alineados con los objetivos o si debemos modificar los KR establecidos e incluso los objetivos decididos.

Estos días se ha analizado desde todos los ángulos posibles las recientes elecciones de los USA y utilizando gran variedad de herramientas, gráficos y tablas que facilitan a los oyentes e usuarios la interpretación del recuento de votos.

Aquí encontraréis un análisis de Juanma Varo del uso de las métricas en este contexto.

Published by Mon Dinarès in Estrategia, Metrics, OKR, Sin categoría

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