Cada persona tiene sus inercias vitales y las experiencias vividas que le llevan a organizarse de un modo u otro, ya no solo a nivel laboral sino también personal. Aunque en monshot nos centramos en la parte profesional siempre existen algunos trucos que pueden aplicarse en ambos ámbitos.
Frases como ‘el día debería tener más de 24h’, ‘no llego a nada’, ‘estoy a mil sitios a la vez’ y una palabra que no sé por qué aparece por todas partes últimamente: PROCRASTINAR. (¿será el algoritmo?) son frecuentemente comunes y cualquiera la ha utilizado más de una vez. En primer lugar, no hace falta fustigarnos por ello, las cosas son así, ahora, ¿vamos a mejorarlo?.
El #tip22 de monshot pretende dar 5 trucos para mejorar la organización de las tareas del día a día.
· CONSCIENCIA
En primer lugar cabe tomar consciencia de lo que estamos haciendo y por qué. Y si funcionamos así, pues bien, seamos conscientes de ello y si no queremos cambiarlo pues sigamos. Pero si esa consciencia nos agobia pues empecemos a cambiar las cosas. Añadiremos que lo más fácil es culpar al entorno y a lo demás. Adelante con ello, pero de nuevo hay que tomar consciencia que así no cambiará nada.
- REALISMO
En segundo lugar, hay que ser realista y no autoengañarse. Listar las tareas diarias es un primer paso y clasificarlas entre las que se repiten diariamente, semanalmente y/o mensualmente para después discernir entre urgente e importante.
Para ello pueden utilizarse tableros KANBAN con post its hechos en pizarras o utilizar tableros digitales que facilitan herramientas como TRELLO y MIRO. En Trello existe la posibilidad de organizar las tareas introduciendo fechas de entregas de trabajos y clasificarlas con TO DO/DOING/DONE.
- PRACTICIDAD
La practicidad es un valor importante para acabar tareas que hemos empezado. Después de ser conscientes de todo lo que tenemos que hacer y de ordenar y priorizar las tareas es necesario ponerlo a la práctica. Esto significa realizar las acciones sabiendo para qué las realizamos y no quedarnos con tareas superfluas, debemos avanzar para reducir los tiempos de dedicación. Es hora de tomar decisiones.
- APLICACIÓN
La toma de decisiones implica ponerse a la acción, por tanto, hay que aplicar y poner en marcha lo que se ha decidido, por el orden establecido y siguiendo las prioridades establecidas. No hay que darle más vueltas y aplicar lo decidido.
- ADAPTACIÓN
La organización de los flujos de trabajo establecidos por prioridades y por necesidades temporales no tiene por qué ser definitiva. Indica el camino hacia la mejora pero el avance está en el proceso. La organización de las tareas no es el fin sino que este es dinámico, lo que se pretende es trabajar de forma más ordenada, sin estrés y organizada. Si las decisiones tomadas no permiten eso, pues revisamos lo establecido y volvemos a empezar.
