31 de enero de 2024

#Tip41_ Pymes_Digitalización y eficiencia

Ya en el 2013 con la Ley 25/2023 de impulso a la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público se inició el camino hacia la digitalización. Con la Ley Crea y Crece impulsada a partir del 2022, se planteó que, a partir del 2025, las empresas con facturación mayor a 8 millones tengan que adoptar la factura electrónica en sus operaciones. Para las Pymes el lío vendrá un poco después.

Nos referimos al lío de la adaptación al cambio.  Esto supondrá ya la obligatoriedad de pasar la gestión de la facturación al formato digital, sobre todo, se trata de un reto para todas aquellas microempresas que todavía no lo han hecho y supone una gran oportunidad para subirse al carro de la digitalización y no centrarse solo en lo obligatorio: emitir facturas electrónicas.  Debería aprovecharse el momento para digitalizar la totalidad de los procesos de gestión, o todos aquellos procesos susceptibles de cambio, ya sea administrativos y/o económicos, de este modo se disminuyen costes en términos de tiempo y se mejora la eficiencia.

En general, la gestión empresarial va irremediablemente ligada a un sinfín de protocolos administrativos y burocráticos que son imprescindibles para el buen funcionamiento de cualquier compañía, ya sea en tamaño minúsculo o monumental. Para organizar toda esta gestión administrativa y minimizar su peso dentro de los tiempos y energías del equipo es necesario diseñar un plan organizativo basado en uno de los valores de la metodología LEAN. Es decir, mediante protocolos eficientes que vayan acompañados del menor ‘ruido/residuo’ posible; entendidos estos como tiempo, energía y recursos desaprovechados sin aporte de valor añadido al producto o servicio que ofrecemos al cliente.

Las pymes, con menos soporte de infraestructura en comparación con las grandes empresas, deben aprovechar los recursos de los que disponen tanto humanos como tecnológicos para intentar gestionar de forma eficiente. Además, aunque cada vez menos, un alto porcentaje de pequeñas empresas todavía conviven con el papel con el que es necesario un sistema mixto de trabajo, al menos, para empezar la transformación.

En primer lugar, es imprescindible seguir los siguientes tres pasos:

PRIMEROCrear un plan de protocolos de organización documental.

En este plan debe detallarse qué tipo de documentación manejamos para describir su trazabilidad, recorrido por la empresa y personas (o puestos de trabajo) que los utilizan. Hablamos de presupuestos, pedidos, albaranes, facturas proforma, facturas aprobada, facturas pendientes de pago, recibos, contratos laborales, escrituras notariales, declaraciones fiscales, etc...

Diseñar el plan lleva tiempo y gasto energético, pero es importante hacerlo de forma consciente entre todo el equipo para que sea una herramienta exitosa durante su implantación y a lo largo del tiempo. Es importante basarse en el menos es más y ser prácticos.

SEGUNDOImplementar el plan.

Una vez diseñado el plan, hay que implementarse y crear normas de funcionamiento basado en el orden y en el rigor. Si no se implanta, no existe. 

TERCEROLlevarlo a cabo y mantenerlo en el tiempo.

Cuando esté ya implementado debe mantenerse en el tiempo para conseguir los objetivos de disminuir el tiempo y energía dedicada a los procesos. 

En segundo lugar, es imprescindible escoger la técnica de gestión documental adecuada para nuestra empresa:

Todo en la nube

Si la necesidad de espacio no es suficiente en nuestro disco duro o servidor existen herramientas en la nube que con cuotas aceptables permiten el almacenamiento de la documentación. Dropbox, MEGA y Google Drive son ejemplos de ello y además permiten compartir la información que quieras con personas de ajenas a la empresa estableciendo permisos para ello.

Los procesos de digitalización documental tienen como objetivo final la mejora del manejo de la información, se ocupa menos espacio físico y se optimizan procesos. Hay que tener en cuenta, que además de estos beneficios es IMPRESCINDIBLE aprovechar que, a partir de esta digitalización, se dispondrá de toda la información de la gestión de la empresa de forma inmediata. 

De ahí que el uso de herramientas apropiadas para ‘leer’ toda esta información nos facilitará conocer mejor a nuestra empresa y lo qué estamos realizando cada día y podremos concentrarnos en el PARA QUÉ hacemos las cosas.

Estas herramientas son las ERP o Programas de gestión empresarial.

ERP – Programas de gestión empresarial 

Podemos ir un poco más allá y utilizar softwares y ERPs para pymes que no sólo almacenan la documentación, sino que crean y organizan el documento directamente (pedidos, presupuestos, facturas). También enlazan la gestión de la tesorería con las cuentas bancarias directamente para conciliarlas y sincronizarlas a conveniencia, así como disponer de CRM (control y gestión de oportunidades y futuros clientes). Obviamente, estas plataformas y/o softwares son de pago, pero se puede sacar mucho partido y a la larga ahorrar en tiempo energía y recursos.

Aportan también capacidad de análisis al disponer de la información que va generando la empresa con lo que permite disponer de un panel de datos (dashboards) con variables económicas, financieras y comerciales que ayudan a llevar un control de la salud de la empresa y en la toma de decisiones.

Estos recursos deberán complementarse con la organización y almacenamiento del resto de documentación generada (contratos laborales, contratos con proveedores y clientes, escrituras privadas o notariales, operaciones financieras, etc.).

Una herramienta web enfocada a la contabilidad que funciona muy bien y está pensada para pymes es HOLDED y qyue también integra la elaboración de e-facturas.  Muy ágil, intuitiva y fácil de usar.

La introducción de la información en la plataforma nos permite organizarla de tal modo que obtenemos información de rentabilidad de los proyectos que estamos realizando, en tiempo real, introduciendo las horas dedicadas a cada uno de ellos así como todos los costes asociados (facturas de colaboradores, gastos de desplazamiento, dietas….) así como disponer de cuentas de explotación por líneas de negocio o centros de costes mediante la utilización de tags (#), que nos permitirán filtrar la información como deseemos.

Añadiríamos también otros dos valores fundamentales a los presentados muy actuales en los tiempos que corren:

  • Mejora de la gestión del conocimiento de la empresa. Una buena organización documental y la digitalización de les procesos facilita la integración de las personas que entran nuevas en la empresa, reduciendo el tiempo de formación y adaptación a la cultura de trabajo de la empresa.
  • Continuidad de negocio mediante el teletrabajo. La digitalización de los contenidos facilita el trabajo colaborativo y a distancia.

En definitiva, la digitalización no solo nos permite eliminar el papel si no también aprovechar para exprimir lo que pasa cada día en nuestra organización para obtener indicadores que nos faciliten la toma de decisiones, aligerando en tiempo y en eficiencia. 

14 de febrero de 2023

#Tip40 : Monshot en acció_suport_Agència disseny gràfic

Ja fa dos anys que Monshot i l’estudi de disseny independent RUN treballen junts per agilitzar tota la part de la gestió econòmica relacionada amb el desenvolupament del negoci.

El dia a dia de l’equip creatiu està totalment focalitzat al client, amb l’objectiu de crear valor afegit a les seves necessitats i respondre a les seves demandes. Aquest enfoc es un dels factors d’èxit d’aquesta agència i és per això que la plena dedicació deixa a un costat els processos més rutinaris de l’agència.

L’equip de RUN està format per un conglomerat de professionals i col·laboradors externs que desenvolupen el seu treball en format horitzontal y molt enfocats als projectes a realitzar. Els encàrrecsque reben, tant a nivell nacional com internacional, es caracteritzen per tenir temps d’entrega curts, exigents i compromesos. Les necessitats del client moltes vegades varien durant el procés de creació del producte i les iteracions d’entrega son molt seguides, amb el que la pressió del procés creatiu al dia a dia és alta.

La seva vocació i talent els ha portat a aconseguir de forma continuada diversos premis LAUS, els Òscars del sector.

És per tot això que el seu enfoc creatiu focalitzat al client els ha fet créixer com a equip amb la necessitat de dirigir energia cap a les tasques complementaries, però no menys importants, al negoci. La pretensió de Monshot és cobrir aquests escenaris per a que l’equip pugui dedicar-se al que sap i vol fer.

Es van seguir els següents passos:

  • Identificar necessitats

Les reunions inicials amb els líders de l’equip van ser crucials per a determinar quines parts del negoci no estaven cobertes.

En aquest context, era necessari aportar eines a la gestió que fossin àgils i donessin informació fidel per una presa de decisions més acurada.

  • Solució a aplicar:

Es va proposar i aplicar l’ús de l’eina HOLDED. És una eina, amb format al núvol, que facilita la gestió econòmica transversal del negoci, des de la comptabilitat a l’organització de les tasques de l’equip i la distribució de les dedicacions als diferents projectes. Es una eina molt adequada per a equips petits i mitjans, molt enfocats a la vocació creativa, de fàcil usabilitat i molt clara en la lectura de indicadors claus.

A més, Monshot n’és partner, amb el que disposa de coneixement especialitzat de l’eina i les seves aplicacions.

Amb el control d’aquesta eina, l’establiment de sessions de treball de forma puntual i la comunicació constant entre Monshot i l’equip, el funcionament global descarrega l’equip de les responsabilitats i protocols propis del negoci, amb el què l’equip pot dedicar major temps i energia als clients i projectes que tinguin entre mans.

Monshot és responsable de la gestió de l’eina Holded, del control dels ingressos i despeses i de realitzar el seguiment de la rendibilitat del negoci per tenir tota la informació adequada i poder realitzar un assessorament òptim a la direcció a l’hora de prendre decisions, ja siguin operatives com estratègiques. I sempre oberts a canvis i adaptació a nous entorns que donin lloc a noves necessitats de gestió.

Per tant, una vegada ja focalitzats als objectius establerts i en les eines a utilitzar, Monshot acompanya a l’equip de forma constant per reforçar la presa de decisions.

Estefanía Aragües, sòcia de RUN diu: ‘Comptar amb Monshot ens ha facilitat eines per a gestionar l’empresa de manera més àgil i rendible. Sentim, finalment, que tenim el control i que estem dibuixant el camí adequat. Ara tenim més temps per dedicar-nos al nostre estudi sabent que la gestió està funcionant. Per nosaltres és vital comptar amb Monshot, donat que ens ha aportat molta seguretat, i veiem també resultats en el creixement de l’agència.’

Para leer el artículo en castellano podéis acceder al LinkedIn de Montse Dinarès Quera

16 de noviembre de 2022

#Tip_39: Monshot en acció_Control del creixement i presa de decisions_Agència de comunicació

Salut Monràs diu: ‘Tenir a Monshot com a partner ens ha aportat seguretat i eines a l’hora de gestionar l’empresa de manera més àgil i rendible, mesurant cada un dels passos i aportant coneixement, solidesa i expertise en el creixement continuat que estem experimentant dia a dia. Per nosaltres és vital comptar amb Monshot i la seva experiència que ens ajuda a transformar MOTHER MEDIA GROUP en una empresa millor.

*Para la versión en castellano podéis acudir al perfil de LinkedIn de Montse Dinarès Quera*

Fa gairebé un any i mig que Monshot i l’agència de comunicació MOTHER MEDIA GROUP col·laboren amb l’objectiu de millorar la gestió interna del negoci perquè l’equip es pugui enfocar plenament al client.

A l’inici va contactar amb nosaltres Salut Monràs, responsable de l’agència. És una persona emprenedora, amb molta energia i optimista de mena; coneixedora, en pròpia pell, del sector de la imatge i comunicació, havent-hi treballat durant molts anys des d’altres vessants. Ella va crear l’agència Mother Media Group amb una convicció molt clara cap a la creació de valor afegit als clients que la contractaven com a partner per la gestió de la seva comunicació: creació de marca i posicionament a internet (web) i gestió de les xarxes socials, realització de produccions de material audiovisual i una relació de tu a tu amb client, molt propera, per acompanyar al client en el dia a dia.

A partir d’aquí, l’equip estava molt enfocat a la vocació comunicativa. La tasca de monshot era la de complementar l’objectiu d’estar a prop del client des del back office de l’agència, facilitant la seva gestió empresarial.

Per tant, els passos a seguir eren:

  1. Identificar les necessitats de gestió

El treball diari de l’agència estava focalitzat en diferents projectes i en diferents marques, responent de forma contínua a les necessitats del client. La presa de decisions en l’operativa en aquest sector té terminis molt curts i la pressió és alta. 

En aquest context, calia aportar eines a la gestió que fossin àgils i donessin informació ràpida i acurada per facilitar la presa de decisions.

A més, l’agència estava experimentant un creixement i adaptació constant a noves necessitats i entrada de nous projectes que propiciaven la presa de decisions de forma ràpida en la contractació de nou personal especialitzat. Per tant, era essencial el coneixement sobre la rendibilitat de l’equip i la generació de cashflow.

2. Determinar les eines adequades pel control de la gestió

Arrel de la identificació de les necessitats, Monshot va proposar l’ús de l’eina HOLDED. És una eina, amb format al núvol, que facilita la gestió econòmica transversal del negoci, des de la comptabilitat a l’organització de les tasques de l’equip i la distribució de la seva dedicació en els diferents projectes. És una eina molt adequada per a equips petits o mitjans, molt enfocats a la vocació creativa, d’usabilitat fàcil i molt clara en la lectura d’indicadors claus. 

A més, Monshot n’és partner, amb la qual cosa té un coneixement especialitzat de l’eina i les seves aplicacions.

3. Agilitzar l’organització interna de l’equip

El creixement gradual de l’equip de treball donava lloc a una major complexitat en l’organització interna i, per tant, en la necessitat de millores organitzatives i priorització de tasques.

L’organització horitzontal de l’equip i la comunicació diària entre els membres havia de permetre que les tasques i responsabilitats es distribuïssin de forma natural entre ells. Llavors i actualment, cada membre té assignat uns projectes concrets, però les competències diverses fa que s’hagin de coordinar per distribuir les tasques cap a aquelles que en són més especialistes.

Aquesta organització es realitza diàriament a l’oficina de l’agència o de manera virtual si l’equip es troba a fora de l’oficina.

4. Rendibilitzar els processos organitzatius

Mitjançant l’eina Holded, l’equip pot organitzar el dia a dia les tasques que realitza. Paral·lelament, es registra la dedicació de cada membre al projecte en el qual està treballant durant la jornada laboral que, relacionat amb el cost laboral, ens permet conèixer la seva rendibilitat.

Aquesta informació permet a la direcció adaptar la presa de decisions per optimitzar els recursos; ja sigui la contractació puntual de serveis a tercers o l’organització interna de l’equip.

Monshot és responsable de la gestió de l’eina Holded, del control dels ingressos i les despeses i de fer un seguiment a la rendibilitat del negoci per tenir tota la informació adequada i poder fer un assessorament òptim a la direcció a l’hora de prendre decisions, ja siguin operatives com estratègiques. I sempre oberts a canvis i a l’adaptació de nous entorns que donin lloc a noves necessitats en la gestió.

Per tant, una vegada focalitzats en els objectius i en les eines a utilitzar, monshot acompanya l’equip de forma constant per reforçar la presa de decisions.

30 de agosto de 2022

#Tip38:Monshot en acció en estudi d’interiorisme: visió global i control

Laia Ubia diu: ‘A l’estudi teníem bones sensacions de creixement i noves feines en perspectiva, però estàvem enfocades en tirar endavant cada projecte individualment, sense tenir una visió global i general que ens permetés prendre decisions i enfocar-nos en el més adient per l’empresa. El *control* és la peça que notàvem que ens faltava i que gràcies a monshot hem aconseguit.’

L’any 2020, just enmig dels moments més durs de la pandèmia causada per la COVID, la Laia Ubia va contactar amb nosaltres per la seva inquietud de millora contínua del seu despatx d’interiorisme, LaiaUbiaStudio i la necessitat d’afavorir tant l’organització interna de l’equip com analitzar més acuradament la rendibilitat dels projectes

L’equip de Laia Ubia té un perfil inquiet, de millora constant i focalitzat en treballar de forma eficient, molt enfocat al client. Els temps de treball són curts, amb dependència de tercers i amb gestió d’incidències constants per canvis de decisions del client o demora en l’entrega de materials. 

Aquest dia a dia tan apretat en el seguiment dels projectes provoca que no hi hagi massa temps a dedicar en un enfocament global del negoci o a millorar l’organització. La intenció de monshot era donar pausa i ajudar a trobar aquest moment amb una visió externa més objectiva.

L’estudi, en pocs anys, havia experimentat un creixement natural a conseqüència de la bona realització dels treballs d’interiorisme i sobretot per l’efecte molt positiu del ‘boca-orella’ dels seus clients.

Aquest creixement va donar lloc a una major complexitat en l’organització interna i, per tant, en la necessitat de millores organitzatives i priorització de tasques.

Des de monshot, vam proposar a l’equip el disseny conjunt de fitxes de rendibilitat per projecteper a que cada membre de l’equip amb perfil d’interiorista la pogués gestionar de forma autònoma i integrar aquests conceptes dins el seu dia a dia. Això aportaria coneixement econòmic del projecte, no només per part de gerència i, per tant, més informació, més compromís i facilitat en la presa de decisions tant amb el client com amb tercers implicats en l’obra.

Aquestes fixes de projecte també dona a gerència informació conjunta de la rendibilitat amb la qual cosa, facilita la presa de decisió a l’hora de designar els nous projectes als membres de l'equip, no només en termes de rendibilitat sinó també segons la càrrega del treball de moment, partint dels terminis d’entrega desitjats pel client.

Cal matisar, que l’equip ja tenia eines de treball d’anàlisi del funcionament del despatx, com enquestes als clients i feedback proper, així com la utilització de l’eina de gestió econòmica HOLDED, molt ben preparada per facilitar el dia a dia de petites i mitjanes empreses, sobre tot de caràcter creatiu. Monshot n’és partner.

Per altra banda, i a nivell més global del despatx es pretenia analitzar i modificar els objectius i el rumb del negoci. Mitjançant l’aplicació de la metodologia OKR (enllaç de cas pràctic#Tip36_OKRs y deporte: Qué, para qué y cómo ) de forma constant permet marcar objectius a diferents nivells, marcar índexs concrets que es volen complir i fer el seguiment continuo. La determinació d’aquests objectius no és fixe sinó que marca el seu dia a dia i poden variar en funció de noves necessitats, propostes de l’equip o canvis en el mercat. Aquesta metodologia permet aprendre mentre es treballa i convida a la reflexió constant sobre el negoci i, per tant, a la presa de decisions per l’adaptació davant canvis no previstos.

Una vegada establertes les necessitats i plantejades les eines de treball a l’equip, monshot acompanya l’equip de forma constant per reforçar la presa de decisions.

Si creus que necessites control o visió global del teu negoci pots contactar amb nosaltres a hola@monshot.net

logo_monshot_bn

Segueix-me / Sígueme / Follow me

© Montse Dinarès 2020

Logo-PRTR-dos-lineas_BLANCO
ES_FundedbytheEU_RGB_WHITE-Outline
Certificado de Accesibilidad Web