14 de febrero de 2023

#Tip40 : Monshot en acció_suport_Agència disseny gràfic

Ja fa dos anys que Monshot i l’estudi de disseny independent RUN treballen junts per agilitzar tota la part de la gestió econòmica relacionada amb el desenvolupament del negoci.

El dia a dia de l’equip creatiu està totalment focalitzat al client, amb l’objectiu de crear valor afegit a les seves necessitats i respondre a les seves demandes. Aquest enfoc es un dels factors d’èxit d’aquesta agència i és per això que la plena dedicació deixa a un costat els processos més rutinaris de l’agència.

L’equip de RUN està format per un conglomerat de professionals i col·laboradors externs que desenvolupen el seu treball en format horitzontal y molt enfocats als projectes a realitzar. Els encàrrecsque reben, tant a nivell nacional com internacional, es caracteritzen per tenir temps d’entrega curts, exigents i compromesos. Les necessitats del client moltes vegades varien durant el procés de creació del producte i les iteracions d’entrega son molt seguides, amb el que la pressió del procés creatiu al dia a dia és alta.

La seva vocació i talent els ha portat a aconseguir de forma continuada diversos premis LAUS, els Òscars del sector.

És per tot això que el seu enfoc creatiu focalitzat al client els ha fet créixer com a equip amb la necessitat de dirigir energia cap a les tasques complementaries, però no menys importants, al negoci. La pretensió de Monshot és cobrir aquests escenaris per a que l’equip pugui dedicar-se al que sap i vol fer.

Es van seguir els següents passos:

  • Identificar necessitats

Les reunions inicials amb els líders de l’equip van ser crucials per a determinar quines parts del negoci no estaven cobertes.

En aquest context, era necessari aportar eines a la gestió que fossin àgils i donessin informació fidel per una presa de decisions més acurada.

  • Solució a aplicar:

Es va proposar i aplicar l’ús de l’eina HOLDED. És una eina, amb format al núvol, que facilita la gestió econòmica transversal del negoci, des de la comptabilitat a l’organització de les tasques de l’equip i la distribució de les dedicacions als diferents projectes. Es una eina molt adequada per a equips petits i mitjans, molt enfocats a la vocació creativa, de fàcil usabilitat i molt clara en la lectura de indicadors claus.

A més, Monshot n’és partner, amb el que disposa de coneixement especialitzat de l’eina i les seves aplicacions.

Amb el control d’aquesta eina, l’establiment de sessions de treball de forma puntual i la comunicació constant entre Monshot i l’equip, el funcionament global descarrega l’equip de les responsabilitats i protocols propis del negoci, amb el què l’equip pot dedicar major temps i energia als clients i projectes que tinguin entre mans.

Monshot és responsable de la gestió de l’eina Holded, del control dels ingressos i despeses i de realitzar el seguiment de la rendibilitat del negoci per tenir tota la informació adequada i poder realitzar un assessorament òptim a la direcció a l’hora de prendre decisions, ja siguin operatives com estratègiques. I sempre oberts a canvis i adaptació a nous entorns que donin lloc a noves necessitats de gestió.

Per tant, una vegada ja focalitzats als objectius establerts i en les eines a utilitzar, Monshot acompanya a l’equip de forma constant per reforçar la presa de decisions.

Estefanía Aragües, sòcia de RUN diu: ‘Comptar amb Monshot ens ha facilitat eines per a gestionar l’empresa de manera més àgil i rendible. Sentim, finalment, que tenim el control i que estem dibuixant el camí adequat. Ara tenim més temps per dedicar-nos al nostre estudi sabent que la gestió està funcionant. Per nosaltres és vital comptar amb Monshot, donat que ens ha aportat molta seguretat, i veiem també resultats en el creixement de l’agència.’

Para leer el artículo en castellano podéis acceder al LinkedIn de Montse Dinarès Quera

30 de agosto de 2022

#Tip38:Monshot en acció en estudi d’interiorisme: visió global i control

Laia Ubia diu: ‘A l’estudi teníem bones sensacions de creixement i noves feines en perspectiva, però estàvem enfocades en tirar endavant cada projecte individualment, sense tenir una visió global i general que ens permetés prendre decisions i enfocar-nos en el més adient per l’empresa. El *control* és la peça que notàvem que ens faltava i que gràcies a monshot hem aconseguit.’

L’any 2020, just enmig dels moments més durs de la pandèmia causada per la COVID, la Laia Ubia va contactar amb nosaltres per la seva inquietud de millora contínua del seu despatx d’interiorisme, LaiaUbiaStudio i la necessitat d’afavorir tant l’organització interna de l’equip com analitzar més acuradament la rendibilitat dels projectes

L’equip de Laia Ubia té un perfil inquiet, de millora constant i focalitzat en treballar de forma eficient, molt enfocat al client. Els temps de treball són curts, amb dependència de tercers i amb gestió d’incidències constants per canvis de decisions del client o demora en l’entrega de materials. 

Aquest dia a dia tan apretat en el seguiment dels projectes provoca que no hi hagi massa temps a dedicar en un enfocament global del negoci o a millorar l’organització. La intenció de monshot era donar pausa i ajudar a trobar aquest moment amb una visió externa més objectiva.

L’estudi, en pocs anys, havia experimentat un creixement natural a conseqüència de la bona realització dels treballs d’interiorisme i sobretot per l’efecte molt positiu del ‘boca-orella’ dels seus clients.

Aquest creixement va donar lloc a una major complexitat en l’organització interna i, per tant, en la necessitat de millores organitzatives i priorització de tasques.

Des de monshot, vam proposar a l’equip el disseny conjunt de fitxes de rendibilitat per projecteper a que cada membre de l’equip amb perfil d’interiorista la pogués gestionar de forma autònoma i integrar aquests conceptes dins el seu dia a dia. Això aportaria coneixement econòmic del projecte, no només per part de gerència i, per tant, més informació, més compromís i facilitat en la presa de decisions tant amb el client com amb tercers implicats en l’obra.

Aquestes fixes de projecte també dona a gerència informació conjunta de la rendibilitat amb la qual cosa, facilita la presa de decisió a l’hora de designar els nous projectes als membres de l'equip, no només en termes de rendibilitat sinó també segons la càrrega del treball de moment, partint dels terminis d’entrega desitjats pel client.

Cal matisar, que l’equip ja tenia eines de treball d’anàlisi del funcionament del despatx, com enquestes als clients i feedback proper, així com la utilització de l’eina de gestió econòmica HOLDED, molt ben preparada per facilitar el dia a dia de petites i mitjanes empreses, sobre tot de caràcter creatiu. Monshot n’és partner.

Per altra banda, i a nivell més global del despatx es pretenia analitzar i modificar els objectius i el rumb del negoci. Mitjançant l’aplicació de la metodologia OKR (enllaç de cas pràctic#Tip36_OKRs y deporte: Qué, para qué y cómo ) de forma constant permet marcar objectius a diferents nivells, marcar índexs concrets que es volen complir i fer el seguiment continuo. La determinació d’aquests objectius no és fixe sinó que marca el seu dia a dia i poden variar en funció de noves necessitats, propostes de l’equip o canvis en el mercat. Aquesta metodologia permet aprendre mentre es treballa i convida a la reflexió constant sobre el negoci i, per tant, a la presa de decisions per l’adaptació davant canvis no previstos.

Una vegada establertes les necessitats i plantejades les eines de treball a l’equip, monshot acompanya l’equip de forma constant per reforçar la presa de decisions.

Si creus que necessites control o visió global del teu negoci pots contactar amb nosaltres a hola@monshot.net

15 de junio de 2021

#Tip30_Pymes_ Protocolos: pros y contras

Siempre ha habido controversia entre la necesidad de tener todos los procesos escritos para facilitar la entrada de nuevos miembros al equipo o disponer de un contexto más flexible donde el equipo se autogestiona y autoadministra. Desde el movimiento Agile, uno de los valores de su manifiesto trata este tema. En el #tip14_AGILE_software funcionando sobre documentación extensiva  abordamos la necesidad de priorizar la entrega de valor al cliente sobre la documentación de los procesos y protocolos, aunque en ningún caso se plantea la eliminación de protocolos, ni mucho menos, si no que son positivos si se usan como guía. 

Presentamos aquí los pros y contras que creemos más importantes a la hora de diseñar protocolos de actuación

Pros: 

  1. La documentación ayuda a entender la estrategia y dirección de la empresa. Poner negro sobre blanco el PARA QUÉ de la existencia de la empresa ayuda a tener un equipo focalizado a ello. 
  1. Ayudan a entender la cultura de trabajo de la empresa. 
  1. Facilita la entrada y adaptación de nuevos miembros al equipo de trabajo. 
  1. Ante las nuevas formas de trabajo con equipos más horizontales y autogestionados, la disposición de unas bases, normas y/o objetivos facilitan la alineación del equipo
  1. Tratar los protocolos como guía y acompañamiento, no como instrucciones del día a día. 

Contras: 

  1. Demasiada descripción conduce al estancamiento y a limitarse a cumplir lo escrito. 
  1. Dificultad de adaptarnos a cambios externos de la demanda si tenemos que dedicar recursos al cambio de protocolos debido a nuevos contextos. 
  1. La homogeneización de protocolos dificulta la creatividad del equipo y la proactividad.  
  1. No facilita la mejora continua porque la readaptación de la definición de protocolos supone una barrera para empezar iniciativas nuevas. 
  1. Posibilidad de caer en la burocratización de la empresa. 

Está claro que encontrar un punto medio entre los pros y contras es la mejor opciónDebemos tener en cuenta el sector donde trabajamos y el producto o servicio que ofrecemos para valorar la necesidad o no de disponer de unos protocolos más o menos flexibles. No es lo mismo fabricar chinchetas o bolígrafos que diseñar campañas publicitarias. 

Y también valorar que el establecimiento de reglas marcadas e instrucciones de trabajo es más apropiado quizás para grupos de la empresa más enfocados a tareas administrativas en comparación a los equipos creativos que trabajan en el desarrollo y diseño del producto. 

En conclusión, disponer de pautas escritas en cuanto a la estrategia y misión del grupo es esencial para que todos tiren de carro en la misma dirección. Si vamos un poco más a fondo y establecemos protocolos de actuación para el desarrollo de las acciones diarias debemos centrarnos en aquellas importantes, las que dan valor al producto y/o servicio que ofrecemos pero no detenernos en detallar cualquier movimiento. Esto produciría estancamiento y poca cintura para adaptarnos a cualquier incidencia o cambio de tendencia en nuestro mercado, ya que tendremos que actualizar primero lo escrito antes que actuar.  

23 de marzo de 2021

#Tip19_Pymes_Liderazgo: 5 valores clave

Existen multitud de artículos y reflexiones en foros económicos sobre el liderazgo de equipos en el entorno empresarial. No obstante, aquí nos centraremos en los valores que una persona líder debe poseer ya sea viniendo de serie o poniendo empeño para adoptarlos. 

 Viene a colación el artículo de esta semana de Xavier Marcet en La Vanguardia, Espirales de aprendizaje o cómo deben ser las empresas, donde reflexiona sobre el liderazgo y el aprendizaje en las empresas actuales para capacitarlas para adaptarse al entorno cambiante actual.  Marcet escribe: ‘Un directivo no es solamente responsable de que su equipo dé resultados. Es responsable de que su equipo contribuya a la innovación y es responsable de que su equipo aprenda colectiva e individualmente’ y ‘Ahora más que nunca necesitamos líderes que no se sustenten en cadenas de mando exclusivamente, necesitamos líderes que encabecen verdaderas cadenas de aprendizaje e inspiración

Esto es liderar. No solamente dar instrucciones si no comprometerse, incentivar, alinear, responsabilizarse, aportar y tirar del carro como cualquier otro miembro del equipo. Para actuar bajo esas premisas, monshot propone algunos de los valores que debería tener un líder:  

  1. Humildad 

La humildad permite ver las capacidades de las personas que tienes alrededor y no centrarse en uno mismo. Si es así, el líder humilde se rodea de los mejores para que aporten todo su saber a la empresa y se complementen. Eso es una forma de liderar que permite estar próximos a tu equipo y no generar distancia. 

  1. Empatía 

Empatizar tanto con el cliente cómo con el equipo permite tomar decisiones más acertadas según sus necesidades. Empatizar permite ver las cosas desde un punto de vista distinto y no ofuscarse en la propia visión. Empatizar da lugar a la buena escucha y por tanto, da diversidad de puntos de vista a los proyectos y riqueza al conjunto de la empresa con la posibilidad de abordar oportunidades y resolver conflictos desde perspectivas nuevas. 

La semana pasada en el tip#18_Pymes_Empatizar con el cliente de monshot, nos centramos en la necesidad de empatizar con el cliente para conseguir al máximo un ensamblaje entre nuestro producto y/o servicios y su necesidad a cubrir. No obstante, el liderazgo en las empresas también tiene mucho que ver con la empatía para acercarte al equipo y conseguir una conexión recíproca y remar todos en la misma dirección

  1. Valentía 

Un entorno empático y con el equipo alineado permite al líder ser valiente en la toma de decisiones. Con confianza, apoyo y talento del equipo, se da el entorno ideal para lanzarse al objetivo, salir de la actividad habitual y ampliar horizontes, por pequeños que sean. Y quizás acertemos todos. 

  1. Seducción 

La capacidad de seducir en el líder permite que el equipo se una a él y confíe.  Seducir implica alinear al equipo hacia un mismo objetivo siguiendo una estrategia. Seducir permite desarrollarse en un entorno motivado con necesidades de crecer y con sed de aprendizaje para mejorar.  Marcet también dice que ‘liderar es también preocuparse por lo que cada una de las personas del equipo deben aprender los próximos años. La relación entre el líder y su equipo se basa también en el aprendizaje’.  

  1. Comunicación 

Comunicarse es fundamental para avanzar, transmitir propuestas, discutir posiciones, llegar  a acuerdos, compartir inquietudes, enseñar, aprender....y para llevar a cabo los 4 valores anteriores. La comunicación es esencial para todo tipo de proyecto, personal o empresarial. El líder debe facilitar un contexto de comunicación para el buen desarrollo del equipo. Si el jefe no comunica o no sabe comunicarse, el resto tampoco lo hará. 

Además, cabe añadir que estamos en la era indicada para facilitar la comunicación a pesar de la distancia a la que estamos obligados a cumplir. En esta línea, existen multitud de herramientas colaborativas que pueden ayudar al líder a estar dentro del flujo de comunicación del equipo para observar el desarrollo del equipo en su día a día. Unos ejemplos son Teams, Zoom (videollamadas), Miro o Trello (gestión de proyectos), Holded (gestión transversal económico-estratégica) o A3 (gestión económica-fiscal). 

Podemos decir que los valores propuestos son principios para la acción y difíciles de interiorizar si no se poseen de forma natural. No son tips técnicos ni prácticos, pero si son la base fundamental para un buen funcionamiento de los equipos con lo que la aplicación de metodologías, marcos de trabajo, definición de acciones y cualquier implantación de desarrollo sea mucho más fácil y eficiente. 

¿El jefe siempre es el líder? 

Otro punto de vista de análisis es que suele identificarse el director, jefe o propietario de la empresa como el líder del proyecto o equipo. Suele coincidir bastante, pero no siempre esta posición cumple las características de líder. Es ahí donde suelen aparecer las problemáticas de desarrollo de las pymes, ya que no existen flujos de confianza ni de comunicación entre el jefe y el equipo porque no se facilita un entorno adecuado.  

De ahí que, la aplicación de los valores aquí explicados debería dar lugar a que el jefe tomara la decisión de no querer liderar, sino acompañar al líder, apoyar y aportar todo lo que convenga para el bien de la empresa. Por este motivo hemos puesto la humildad como el primer valor de la lista. Cuando uno es humilde identifica si puede o no hacer el rol de líder y si acepta eso entonces puede identificar a otra persona del equipo que sin tanto esfuerzo y de forma más natural cumple con los valores descritos y puede liderar perfectamente el proyecto. Solo con ese acto, el jefe se convierte en más líder de lo que cree, generando confianza al equipo porque es capaz de ver las capacidades de los demás, valorarlas y premiarlas. 

Existe también la posibilidad de compartir el liderazgo entre varias personas cuando trabajamos en equipos con una organización horizontal, donde la jerarquía ya no es importante ni aporta valor. Podéis echar un vistazo al #tip9_organización horizontal vs vertical de monshot, donde podemos aprovechar las capacidades del grupo para establecer roles de liderazgo y compartirlo aprovechando sinergias.  

16 de marzo de 2021

#Tip18_Pymes_Empatizar con el cliente

Desde la perspectiva de cualquier Pyme existe a menudo la idea de que quién desarrolla el producto ya sabe lo que necesita el consumidor o cliente. Muchas veces, es cierto aunque por pura coincidencia o inercia del mercado, pero en cualquier momento esta perspectiva puede cambiar. Es por ello, que cabría tocar más de pies en el suelo y pensar que, muy probablemente, las necesidades y expectativas del cliente pasarán a ser otras sin aviso previo. Por tanto, hay que tener la visión de adaptarnos a estos cambios si queremos resistir e incluso avanzar.  

Nos servirá de ejemplo la perspectiva de un consultor. Cabe esperar que este esté formado y se mantenga actualizado con las herramientas y métodos que hay disponibles para realizar asesorías diversas. De este modo, su tarea más fácil es recomendar y aportar herramientas existentes. Con el desarrollo tecnológico actual y las mejoras constantes, las posibilidades de mejora en la gestión son infinitas. La dificultad está en que estas herramientas sean la respuesta adecuada a las necesidades de cualquier empresa. Así, es imprescindible que el papel del consultor no sea un vendedor de herramientas sino más bien y como prioridad, saber escuchar, entender las necesidades, preocupaciones y los objetivos del cliente. 

En este artículo presentamos 4 valores o visiones imprescindibles que cualquier empresa debe tener en cuenta para trabajar de forma enfocada al cliente

  1. Empatía 

El diccionario de la Real Academia Española define la Empatía como: 

f. Sentimiento de identificación con algo o alguien. 

f. Capacidad de identificarse con alguien y compartir sus sentimientos. 

Cómo ya hemos dicho, el principal objetivo de una Pyme es vender un producto y/o servicio. Para acertar con el diseño o las características de estos debemos conocer al dedillo qué es lo que busca o necesita el futuro cliente y cómo evolucionará el actual cliente para poder mantenerlo fiel a su compra. 

La empatía es una variable importantísima para realizar análisis de demanda y para ello debemos de tenerlo muy cerca durante nuestro proceso de desarrollo. 

Siguiendo con el ejemplo del consultor, este no puede aconsejar ni proponer nada si no se pone en los zapatos de la persona que está contando sus preocupaciones. Debe identificarse con ella y ponerse en su lugar al máximo. 

Está claro que el conocimiento de la empresa, su gestión diaria y su evolución en el tiempo la tiene el cliente, pero el problema existe y muchas veces, una visión externa, poco ‘contaminada’ con el día a día puede aportar propuestas que den un poco de luz. Para ello es imprescindible conectar con quién te está hablando y compartir inquietudes. 

  1. Design Thinking 

El Desing Thinking es una metodología de trabajo basada en la empatía y la integración del cliente en los procesos de desarrollo de productos y servicios. Esta forma de trabajar tiene su origen en la Universidad de Standford de California durante la década de los 70 en un contexto donde se trabajaba la innovación en el sector del diseño y desarrollo del producto. Con los años se convirtió en una herramienta generadora de innovación y aplicada en cualquier otro sector. La implicación del cliente en el proceso productivo permite mejorar estos procesos, definir negocios muchos más cercanos al consumidor finar y mejorar la experiencia del usuario. 

En el vídeo Metodologia Design Thinking podéis ver una explicación detallada de la metodología y algunos ejemplos de su aplicación.  

Podría aplicarse en cualquier resolución de problema que tengamos, ya sea como consultor o como fabricante de lápices. El consumidor final es quien tiene la necesidad a cubrir y, por tanto, integrar el cliente en las fases del desarrollo puede ayudar a obtener un producto no muy alejado del que el cliente necesita. 

El consultor debe estar en las entrañas de la empresa a la la que asesora: conocer, compartir, observar,  escuchar, escuchar y otra vez, escuchar para tener el pálpito exacto de las inquietudes de la persona que tiene en frente. 

  1. Acompañar en la decisión de cambio 

Una vez integrado el cliente en el proceso de producción y realizado el ejercicio de ponerse al lugar del otro para entender sus necesidades e inquietudes del cliente, se identifican las mejoras necesarias que hace falta aplicar. El cliente forma parte del engranaje y favorecerá una entrega de valor más próxima a sus necesidades. 

Está claro que para la mejora en la gestión es necesario un cambio y el papel del consultor es acompañar.  Aportar conocimientos y experiencia facilitan ese acompañamiento así como proponer soluciones prácticas para implantar en la empresa para encontrar la forma óptima de cambiar aquellas dinámicas que dan lugar a las preocupaciones. 

  1. Nueva cultura de gestión 

Cuando se deciden aplicar las mejoras decididas, ya sea a nivel técnico como estratégico, no necesariamente nos encontramos en el final del proceso, al contrario. No son medidas definitivas y ya podemos seguir tranquilos. Los cambios son constantes y por tanto, la adaptación también debe ser constante. 

La aplicación de una metodología ágil no nos convierte ya en empresa ágil sino que se trata de un cambio en la manera de decidir, de hacer, de pensar y de proponer. Aplicamos una medida para conseguir una mejora y ya debemos estar pendientes de identificar otros puntos de mejora para seguir avanzando y mejorando. 

Cabe estar pendiente de las mejoras introducidas, sus efectos y la necesidad de adaptación constante de ellas si no dan los resultados esperados, los cuales muchas veces son a medio y largo plazo mientras hay ansia de obtenerlos pronto. 

Muchas veces, las inquietudes del gestor han aparecido muchísimo antes del primer encuentro con el consultor y por tanto, la gestión lleva una inercia lejana en el tiempo. Ello nos lleva a pensar que los cambios para la mejora deben ser integrados poco a poco en la manera de trabajar y de comunicarse entre miembros del equipo. 

Para ampliar está visión enfocada al cliente podéis leer el #Tip15_AGILE _V3_Colaboración con el cliente sobre negociación contractual del blog de monshot donde priorizamos como nos relacionamos con el cliente en vez de qué firmamos en un contrato. Además, en la red podéis encontrar muchas referencias de uso y ejemplo de la metodología Design Thinking presentada en este artículo. 

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© Montse Dinarès 2020

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