Salut Monràs diu: ‘Tenir a Monshot com a partner ens ha aportat seguretat i eines a l’hora de gestionar l’empresa de manera més àgil i rendible, mesurant cada un dels passos i aportant coneixement, solidesa i expertise en el creixement continuat que estem experimentant dia a dia. Per nosaltres és vital comptar amb Monshot i la seva experiència que ens ajuda a transformar MOTHER MEDIA GROUP en una empresa millor.
*Para la versión en castellano podéis acudir al perfil de LinkedIn de Montse Dinarès Quera*
Fa gairebé un any i mig que Monshot i l’agència de comunicació MOTHER MEDIA GROUP col·laboren amb l’objectiu de millorar la gestió interna del negoci perquè l’equip es pugui enfocar plenament al client.
A l’inici va contactar amb nosaltres Salut Monràs, responsable de l’agència. És una persona emprenedora, amb molta energia i optimista de mena; coneixedora, en pròpia pell, del sector de la imatge i comunicació, havent-hi treballat durant molts anys des d’altres vessants. Ella va crear l’agència Mother Media Group amb una convicció molt clara cap a la creació de valor afegit als clients que la contractaven com a partner per la gestió de la seva comunicació: creació de marca i posicionament a internet (web) i gestió de les xarxes socials, realització de produccions de material audiovisual i una relació de tu a tu amb client, molt propera, per acompanyar al client en el dia a dia.
A partir d’aquí, l’equip estava molt enfocat a la vocació comunicativa. La tasca de monshot era la de complementar l’objectiu d’estar a prop del client des del back office de l’agència, facilitant la seva gestió empresarial.
Per tant, els passos a seguir eren:
- Identificar les necessitats de gestió
El treball diari de l’agència estava focalitzat en diferents projectes i en diferents marques, responent de forma contínua a les necessitats del client. La presa de decisions en l’operativa en aquest sector té terminis molt curts i la pressió és alta.
En aquest context, calia aportar eines a la gestió que fossin àgils i donessin informació ràpida i acurada per facilitar la presa de decisions.
A més, l’agència estava experimentant un creixement i adaptació constant a noves necessitats i entrada de nous projectes que propiciaven la presa de decisions de forma ràpida en la contractació de nou personal especialitzat. Per tant, era essencial el coneixement sobre la rendibilitat de l’equip i la generació de cashflow.
2. Determinar les eines adequades pel control de la gestió
Arrel de la identificació de les necessitats, Monshot va proposar l’ús de l’eina HOLDED. És una eina, amb format al núvol, que facilita la gestió econòmica transversal del negoci, des de la comptabilitat a l’organització de les tasques de l’equip i la distribució de la seva dedicació en els diferents projectes. És una eina molt adequada per a equips petits o mitjans, molt enfocats a la vocació creativa, d’usabilitat fàcil i molt clara en la lectura d’indicadors claus.
A més, Monshot n’és partner, amb la qual cosa té un coneixement especialitzat de l’eina i les seves aplicacions.
3. Agilitzar l’organització interna de l’equip
El creixement gradual de l’equip de treball donava lloc a una major complexitat en l’organització interna i, per tant, en la necessitat de millores organitzatives i priorització de tasques.
L’organització horitzontal de l’equip i la comunicació diària entre els membres havia de permetre que les tasques i responsabilitats es distribuïssin de forma natural entre ells. Llavors i actualment, cada membre té assignat uns projectes concrets, però les competències diverses fa que s’hagin de coordinar per distribuir les tasques cap a aquelles que en són més especialistes.
Aquesta organització es realitza diàriament a l’oficina de l’agència o de manera virtual si l’equip es troba a fora de l’oficina.
4. Rendibilitzar els processos organitzatius
Mitjançant l’eina Holded, l’equip pot organitzar el dia a dia les tasques que realitza. Paral·lelament, es registra la dedicació de cada membre al projecte en el qual està treballant durant la jornada laboral que, relacionat amb el cost laboral, ens permet conèixer la seva rendibilitat.
Aquesta informació permet a la direcció adaptar la presa de decisions per optimitzar els recursos; ja sigui la contractació puntual de serveis a tercers o l’organització interna de l’equip.
Monshot és responsable de la gestió de l’eina Holded, del control dels ingressos i les despeses i de fer un seguiment a la rendibilitat del negoci per tenir tota la informació adequada i poder fer un assessorament òptim a la direcció a l’hora de prendre decisions, ja siguin operatives com estratègiques. I sempre oberts a canvis i a l’adaptació de nous entorns que donin lloc a noves necessitats en la gestió.
Per tant, una vegada focalitzats en els objectius i en les eines a utilitzar, monshot acompanya l’equip de forma constant per reforçar la presa de decisions.
