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Meses atrás tratamos la gestión colaborativa en el entorno del deporte, podéis leerlo en el artículo, #Tip4 Deporte, equipos y herramientas colaborativas. Hoy nos centramos en la misma cuestión en el sector de la construcción, rehabilitación e interiorismo, tanto para las direcciones de obra (DO) como para la dirección de ejecución de las obras (DEO).
En la actualidad existen ya softwares y metodologías de trabajo en este sector destinadas a la gestión integral de la evolución del proceso constructivo, siempre focalizado en los materiales y técnicas de construcción y documentación asociada. Como referencia podemos nombrar algunos ejemplos como el REVIT, ARCHICAD o NAVISWORK (3D) como software de modelado para diseño de la edificación, estructuras e instalaciones. Estas herramientas siguen el paradigma de la metodología BIM (Building Information Modeling) para la centralización de toda la información que acompaña un proceso constructivo y todos los operadores participantes, en tiempo real según avanza el proceso.
El valor añadido que ofrecen estos programas, además del seguimiento a tiempo real durante la ejecución de la obra, es que al finalizar esta, se dispone de una herramienta virtual en 3D con todos los aspectos técnicos de la obra, desde los materiales, la estructura como todas las instalaciones y circuitos de agua, electricidad. Es una maqueta a escala de la obra. Esto facilita muchísimo posteriores incidencias en las instalaciones y las tareas de mantenimiento que el edificio precisará en un futuro. En definitiva, tienes una réplica de la construcción en 3D y las entrañas de la construcción a tu disposición.
Sin embargo, la coordinación de todas y cada una de las personas que entran en la obra no es tarea fácil. La dirección facultativa (DO – arquitecto - y DEO –arquitectos técnicos o aparejadores) son los responsables del buen funcionamiento de la ejecución de la obra, tanto en términos materiales, temporales y económicos. Por tanto, de forma paralela al uso de programas de seguimiento de la obra también hay la necesidad de coordinar a los equipos que ejecutan la obra.
Es aquí donde proponemos distintas herramientas para realizar esta coordinación siempre con el objetivo de mejora. Se obtienen los siguientes beneficios:
- Aprovechar mejor el tiempo.
Un porcentaje altísimo de las herramientas y plataformas colaborativas se desarrollan en entornos web, con lo que puedes acceder a ellas desde cualquier rincón del planeta.
Además, están diseñadas como entornos ágiles e intuitivos, con lo que el usuario intuye rápidamente como se utiliza y el tiempo destinado a formación básica para su uso es corto.
2. Relaciones y flujos de información
El uso de estas herramientas y la configuración y organización del equipo en ella (accesos, permisos...) permite que de forma muy directa la información fluya entre los tableros, calendarios y horarios. Además, queda plasmado en los paneles y tareas con lo que el resto de los usuarios pueden ver como fluye esa información entre el resto de los compañeros. Todo el mundo está al día del desarrollo del proyecto.
3. Gestión de equipos multidisciplinares
El uso de herramientas colaborativas nos permite adaptar el trabajo a grupos flexibles (dar de alta/baja a usuarios cuando queramos) y dar respuesta a objetivos comunes, aunque los usuarios provengan de distintas especialidades de formación y/o know how. Esta diversidad, en un inicio puede exigir mayor esfuerzo para determinar las formas de comunicación, pero se consiguen equipos más productivos y eficaces.
4. Alineación del equipo
Al tener todos accesos a las actualizaciones de avance del proyecto, documentos, archivos y links de interés hace que todos estén focalizados hacia el objetivo marcado. Nadie se pierde información de interés con lo que todos los usuarios saben dónde estamos. Todo esto favorece la alineación de equipo y la actualización simultánea de información para todos.
5. Contribución al aprendizaje del resto
La interacción entre usuarios que forman un equipo multidisciplinar y heterogéneo siempre da lugar a la creación de sinergias y al intercambio de conocimiento. Este hecho es muy motivador para todos y sobre todo beneficioso para la organización y la consecución de los objetivos comunes. Todos aprenden de todos y la aportación conjunta del equipo a la compañía crece exponencialmente.
TRELLO es una herramienta intuitiva que ofrece una imagen sencilla de casillas y columnas en los famosos tableros donde el usuario define las tareas a realizar, al responsable, a los que colaboran, la temporización el calendario y fechas de vencimiento. Es muy ágil para organizarse en el día a día. Ofrece también múltiples plantillas para adaptar la herramienta a las necesidades del usuario.
TEAMWORK puede dar las mismas prestaciones que Trello, pero es mucho más completo en cuanto a especificaciones técnicas de un proyecto finito conformado por un equipo multidisciplinar. Ofrece diversas formas de publicar informes del estado del proyecto: en formato pizarra, tablero, calendario, siguiendo hitos… Esta herramienta es especialmente utilizada en sectores como la ingeniería y arquitectura técnica al ofrecer una muy buena aplicación para la temporización (cálculo de las horas dedicadas) y organización de proyectos técnicos.
Holded, a pesar de ser una herramienta generalista enfocada a Pymes en su gestión del negocio, es muy adecuada para gestión de proyectos propios del sector de la construcción y reformas.
La herramienta es mucha más completa que las anteriores, ya que además de la gestión de proyectos y los flujos de información entre los miembros de los equipos (tableros kanban, gestión de tareas) también nos permite gestionar de forma continua la rentabilidad de los proyectos con el control horario de las tareas y la asignación de costes e ingresos a los mismos. Permite también la gestión de la contabilidad normativa y muchas otras aplicaciones (gestión de inventarios y pasarela de pagos online entre muchas otras).
Todos estos programas disponen de periodos de prueba gratuitos para familiarizarte con su uso y poder decidir si conviene sin destinarle ni un euro.
