2 de marzo de 2021

#Tip16_AGILE _V4_Respuesta ante un cambio sobre seguir un plan

El cuarto y último valor del Manifiesto Agile cierra en monshot el ciclo de celebración de la publicación de este Manifiesto, el cual cumplió 20 años el pasado mes de febrero. Estos valores, a pesar de los años transcurridos siguen de actualidad con el foco puesto en la adaptación de las empresas a las nuevas realidades y necesidades de sus futuros clientes en entornos cambiantes.  

Este cuarto valor se centra tanto en el proceso de desarrollo del producto como en el diseño en sí, siempre desde un punto de vista flexible. No pone el foco en el resultado final. 

En artículos anteriores ya dijimos que la prioridad de la cultura ágil en la gestión empresarial es la entrega de valor al cliente, sin esperar a tener el producto o servicio completamente desarrollado desde la perspectiva del cliente. La integración del consumidor final en las fases de desarrollo favorece la adaptación del producto a las necesidades y, por tanto, a la entrega de valor de forma más rápida y eficiente. En este contexto, es casi imperativo entender este cuarto valor bajo el prisma otra vez de la flexibilidad y adaptabilidad a los cambios. 

En el blog de monshot, monBloc, podéis leer el artículo #Tip6_AGILE ¿el qué?, que contiene un breve resumen del contenido del Manifiesto Agile así como los #tip13#tip14 y #tip15 donde comentamos los otros tres valores del Manifiesto. 

RESPUESTA ANTE UN CAMBIO SOBRE SEGUIR UN PLAN 

¿Qué nos dice? 

  • Priorizar la adaptación de los procesos de desarrollo ante un cambio de objetivo/necesidad que pretender mantener la planificación marcada. 
  • Aporta más valor la respuesta ante un cambio inesperado que no la capacidad de seguir una norma establecida.  
  • Seguir el plan sin focalizarnos en el cambio dará un resultado final no alineado con las nuevas necesidades de los clientes. 
  • Agilizamos el proceso en favor de la aportación de valor al cliente. 

¿Para qué? 

  • Para evitar eternizar un plan descrito. Si hay cambios en este contexto, hay que cambiar primero el plan y se ralentiza la entrega de valor al cliente. 
  • Ofrecer un producto más integrado a las necesidades del mercado y que se van adaptando las nuevas necesidades al desarrollo. 
  • Priorizar la entrega de valor a seguir una planificación establecida a priori. 
  • Reducir y agilizar los tiempos de entrega del producto y adaptarlo de forma más rápida. 

Un buen ejemplo de cambio de planes nos lo aporta Alexander Menzinsky: ‘si viajamos de Madrid a Zaragoza y hemos planificado un viaje de 3 horas, si resulta que hay una tormenta a medio camino, bajamos de 100 km/h a 60 km/h y aceptamos sin más que el viaje serán 4 horas’, ¿Por qué nos cuesta más aceptar el cambio en nuestra vida profesional? Podéis leerlo en su blog ¿La respuesta al cambio por encima del seguimiento de un plan?

El manifiesto Agile no niega en ningún caso que no deba gestionarse basándonos en una planificación ni mucho menos. Gestionar desde la planificación y la consecución de unos objetivos siempre es necesario e imprescindible para seguir una ruta y misión marcada en la empresa. Sin embargo, esta planificación debe ser flexible, precisamente para poder adaptarla a los cambios no previstos. Por tanto, en la agilidad sí que planifica pero en períodos más cortos. 

Si nos empeñamos en seguir un plan ¿cómo mantendremos la dirección hacia unos nuevos objetivos marcados por un cambio? Un plan perfectamente detallado en su práctica nos conduce a la inmovilidad y a la poca cintura ante situaciones nuevas y por ello es necesario planificar con periodos más cortos, adaptándonos a las circunstancias. Y como vemos, hoy más que nunca, los contextos y entornos van cambiando, las personas se van adaptando a ello, y por consiguiente, sus necesidades también cambian. 

23 de febrero de 2021

#Tip15_AGILE _V3_Colaboración con el cliente sobre negociación contractual

Photo by Klemens Köpfle on Unsplash

Messi confiaba en el club. Confiaba en sus valores. Y cuando se encontró en una situación problemática tiró de contrato’. Así analiza Guillem Hernández Sola en su artículo ¿Por qué es tan importante la colaboración con el cliente por encima de la negociación contractual?, el choque frontal de Messi con la directiva del club el verano pasado. Muy apropiado para ver de qué va este tercer valor del Manifiesto Agile, el cual cumple 20 años este mes de febrero. 

El Manifiesto lanzó en su momento unos valores (y sus principios asociados) que pretendían un cambio de cultura empresarial en el sector del desarrollo informático. Fue tal el impacto de esta posible transformación que 20 años después siguen vigentes y son un recurso para aquellas organizaciones que se plantean cambios estratégicos y metodológicos. 

Uno de los valores en lo que se basó fue el papel del cliente en el desarrollo de los productos y servicios. En organizaciones tradicionales, el producto no se entregaba al cliente hasta que estaba totalmente desarrollado bajo los cánones diseñados por la propia empresa, con lo que, si el producto no era bien aceptado o no estaba bien adaptado a las necesidades del cliente, debías empezar de 0 a crear uno nuevo.  

Una de las bases del movimiento Agile es la entrega rápida de valor al cliente con lo que se puede validar si el producto funciona o no, obteniendo feedback de los consumidores para readaptar el producto, corregir errores y mejorarlo. Para ello, es necesario que el cliente esté integrado en todo el proceso y no se considere simplemente el consumidor final. El tercer valor del Manifiesto Agile se centra en la relación con el cliente, lo analizamos brevemente a continuación para su reflexión.  

En el blog de monshot, monBloc, podéis leer el artículo #Tip6_AGILE ¿el qué?, que contiene un breve resumen del contenido del Manifiesto Agile así como los #tip13 y #tip14 donde comentamos los dos primeros valores del Manifiesto. 

COLABORACIÓN CON EL CLIENTE SOBRE NEGOCIACIÓN CONTRACTUAL 

¿Qué nos dice? 

  • Priorizar la relación directa con el cliente sobre los acuerdos contractuales. 
  • Integración del cliente en el proceso de desarrollo del producto o servicio. 
  • Establecer relaciones de confianza y no un juego de suma 0, dónde lo que gana uno pierde el otro. 
  • Creación de sinergias proveedor/cliente. 
  • Focalizarnos en los acuerdos verbales en vez de en la redacción de documentos pesados con dedicación excesiva de tiempo y recursos. 

¿Para qué? 

  • Para considerar las dos partes cómo iguales integrando el cliente en el proceso de desarrollo del producto donde todos ganan: win-win
  • Las dos partes se centran en obtener mejoras y resultados en vez de a la confrontación contractual. 
  • Obtención temprana de feedback y por tanto, mayor adaptación del producto a la necesidad del cliente. 
  •  Evitar pérdidas de tiempo y plazos largos debido a la dedicación excesiva a negociación y redacción de acuerdos contractuales. 
  • Agilizar el proceso de desarrollo del producto y hacerlo eficiente con la colaboración del cliente. 
  • Aproximarnos de forma temprana a las necesidades del cliente. 

Este valor no pretende anular por completo la existencia de documentos que confirmen contractualmente la relación comercial entre proveedor y cliente, sin embargo, pretende centrar en el foco en la relación en vez de mantener una 'lucha' de negociaciones para obtener un resultado de suma 0, en el que quién pierde algo lo gana el otro y viceversa. Se trata de crear sinergias y complementar esfuerzos para crear un producto de calidad que se adapte completamente a las necesidades a cubrir del cliente. 

Volviendo al caso Messi, la inexistencia de transparencia, confianza, claridad y rumbo marcado hicieron que ambas partes tiraran de contrato. Esto es lo que pretende evitar la agilidad. En artículos próximos abordaremos cómo integramos de forma práctica los clientes en los procesos de desarrollo del producto o servicio. 

16 de febrero de 2021

#Tip14_AGILE _V2_Software funcionando sobre documentación extensiva

Seguimos desgranando los valores que aportó el Manifiesto Agile hace justo estos días 20 años. Esta semana nos enfocamos hacia el segundo valor de los 4 que forman la base de las metodologías Agile.

Los valores Agile nos transmiten los cambios culturales necesarios para convencer al público de que nuestro servicio o producto le aporta valor y le cubre sus necesidades. Los valores que predica el manifiesto no son herramientas, ni medidas ni métodos concretos, cada cual desarrollará y aplicará el que crea conveniente para conseguir la aportación de valor. Es un cambio de chip, un avance en la mentalidad y una forma de pensar, incluso de ser. Salir de lo estático para ir a lo dinámico, de lo inmóvil a la flexibilidad para adaptarse al entorno cambiante y a la creencia y confianza sobre las personas.

En el blog de monshot, monBloc, podéis leer el artículo #Tip6_AGILE ¿el qué?, que contiene un breve resumen del contenido del Manifiesto Agile así como el artículo de la semana pasada dónde nos centramos en el primer valor: #Tip13_AGILE_V1_Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.

Centrémonos en el segundo valor AGILE: 

SOFTWARE FUNCIONANDO SOBRE DOCUMENTACIÓN EXTENSIVA

Aunque esta premisa se centre en el desarrollo del software debemos entenderlo como el producto o servicio que queremos ofrecer de forma genérica. El sector de la programación informática para el desarrollo de software fue el origen del Manifiesto, pero los valores Agile se extendieron y se adaptaron desde entonces al resto de sectores como nueva manera de trabajar y enfocar las empresas y organizaciones.

¿Qué nos dice?

  • Software funcionando se refiere a funcionar para ser útil y crear valor, funcionando ahora y no después.  Si el producto/servicio funciona y no tiene fallos, al cliente no le importa si el proceso está delimitado y documentado al dedillo.
  • Se centra en la entrega temprana del producto al cliente para conseguir feedback o retroalimentación y la mejora del producto en entregas posteriores.
  • No es necesario documentar de forma excesiva los resultados de los procesos productivos o protocolos de desarrollo del producto.
  • La documentación extensiva crea entornos estáticos con procesos demasiado fijos en el  desarrollo, poco adaptables a cambios del entorno.

¿Para qué?

  • Para avanzar en el proceso y entrega de valor al cliente.
  • Para poner el foco en la retroalimentación con el cliente para encontrar nuevas ideas y localizar errores para cubrir la necesidad del cliente.
  • Para obtener mejoras en las funcionalidades del producto entregable.
  • Agilizar los métodos de producción.
  • Si la documentación no aporta valor final al producto no es necesaria.
  • Crear entornos flexibles en las empresas para poder adaptar los procesos a los cambios externos.
  • Para tratar de centrarnos en mecanismos más dinámicos y flexibles como la comunicación entre el responsable de funcionamiento, el trabajo en equipo y la autonomía.

Con todas estas propuestas, no se pretende eliminar la documentación ni mucho menos. Siempre es necesaria disponer de ella ante dudas y discordancias, pero como apoyo y no como herramienta central para la consecución de unos objetivos. La excesiva disposición de documentación también conlleva a pérdidas de tiempo y disminución de la eficiencia y resolución de problemas. Ante según qué incidencias en un proceso productivo, una reunión rápida de los implicados puede resolver el problema en vez de distraerse en los papeles. Como siempre, hay excepciones, pero debemos quedarnos con la idea de que este valor pretende transformar poco a poco la cultura de trabajo desde la fijación de protocolos a entornos más flexibles para la adaptación a situaciones cambiantes.

Adjunto un link de un artículo de Jose Huerta, gestor TI e Ingeniero de Telecomunicaciones que analiza este valor enfocado en el sector propio del desarrollo de software, pero nos da una visión muy directa y clara de su significado: Software funcionando sobre documentación extensiva

9 de febrero de 2021

#Tip13_AGILE _V1_Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas

Aprovechando que el 12 de febrero se cumplen 20 años del comienzo movimiento Agile con la redacción de su manifiesto, iniciamos en monshot una serie de tips para explicar brevemente y de forma sencilla los 4 valores y 12 principios en que se basa esta cultura de la gestión.

A modo de resumen, cabe destacar que este movimiento nació en el sector del desarrollo del software cuando unos cuantos profesionales de la informática se reunieron en Utah para poner unas bases distintas a las tradicionales sobre técnicas y procesos de desarrollo. En ese momento desconocían que eran los precursores de la creación de unos valores y principios que serían la base de las metodologías Agile en su sector y en el resto. El movimiento Agile parece una moda en los últimos años, pero bien es cierto que hace muchos años que se aplica, como dice Javier Garzas, especialista en Agile, en su artículo Agilidad ¿algo novedoso?. Interesante lectura para contextualizar.

En el bloc de monshot, monBloc, podéis leer el artículo #Tip6_AGILE ¿el qué? que contiene un breve resumen del contenido del Manifiesto Agile.

Centrémonos en el primer valor AGILE: 

INDIVIDUOS E INTERACCIONES SOBRE PROCESOS Y HERRAMIENTAS

¿Qué nos dice?

  • Hay que primar y fomentar las capacidades y actitudes de del equipo frente a los protocolos a cumplir.
  • Adaptar los procesos a las personas y no al revés.
  • Crear sinergias entre las personas para mejorar y dar valor al producto/servicio.
  • Procesos y protocolos como ayuda o soporte, pero no como guía/ruta fundamental.

¿Para qué?

  • Aprovechar el máximo las capacidades de las personas.
  • Motivar al equipo hacia la proactividad y la autorganización.
  • Implicación del equipo para el cumplimiento de objetivos.
  • Fomentar la creatividad e innovación.
  • Adaptación al entorno.
  • Evitar la dependencia de protocolos y procedimientos poco flexibes.

La  cultura tradicional de la gestión empresarial se basaba en el detalle y definición de protocolos y procesos para que en el caso que hubiera rotación o entrada/salida de personas en el equipo, cualquiera que ocupara ese puesto de trabajo tendría a su disposición como, cuándo y qué hay que trabajar en la organización. Una job description bien detallada para tener claro las tareas a realizar. 

El movimiento Agile no pretende eliminar estas premisas aunque deben utilizarse de referente y apoyo pero no de base del trabajo. La cultura ágil pretende fomentar la proactividad de la persona, el trabajo en un entorno de motivación y facilitar la creatividad, respetando la existencia de protocolos de actuación pero desde un punto de vista más flexible y adaptando más bien los procesos a las personas y no al revés.

26 de enero de 2021

#Tip11_ ¿Nos reunimos? Para qué y cómo

¿Para qué sirven las reuniones? La respuesta parece obvia, pero no nos engañemos, cada uno tiene sus prioridades y motivaciones para convocarlas y para asistir a ellas.

Si nos queremos poner de acuerdo en el PARA QUÉ, podemos partir de forma objetiva de la siguiente definición: ‘A meeting is a assembly of people that is designed to produce value’. Así empieza el artículo 27 types of meeting publicado en la web de Simplicable: una reunión es una asamblea de gente designada para producir valor.

Este concepto podría ser el foco de aquél que convoca reuniones, ¿no?.  Pues no siempre, por desgracia. Hace unos días en La Vanguardia, Xavier Marcet, en su artículo Reunionitis en línea,  contextualizaba las reuniones que se realizan durante la pandemia. En él escribe sobre la promiscuidad tecnológica donde se ‘trasladan las patologías presenciales a las digitales’.  Para Marcet, se realizan excesivas reuniones y muchas de ellas se convierten en tertulias sin resoluciones. Las reuniones deberían ser una ‘invitación a la operatividad’ y una ‘oportunidad para la inspiración’.

Partiendo de ahí, en el artículo de esta semana queremos plantear, de forma práctica y escueta, cómo, cuánto y qué deben contener las reuniones para que sean lo más productivas posibles:

Objetivos 

Los objetivos principales de una reunión deberían ser: 

  • Tomar decisiones. Es imperativo salir de la reunión con el objetivo establecido a priori cubierto y si no es posible, con resultados que aporten valor para su consecución. 
  • Clarificar dudas, desencallar conflictos y consensuar conceptos básicos para el buen funcionamiento de la organización. 
  • Contrastar opiniones para avanzar en una línea determinada. 
  • Negociar, aprobar y decidir sobre una cuestión ya conocida de antemano por todos y todas las presentes. 

Para ello es necesario: 

FOMENTAR: 

  • Acotar de antemano la duración de la reunión. Óptimo: 45’. 
  • En las reuniones deben estar los asistentes imprescindibles, ni más ni menos.  
  • Ir leídos. La información que se trabaja en la reunión debe estar disponible para los asistentes unos días antes (documento compartido por email, en Google Drive, Dropbox, Slack, Teams, Trello, audio...). 
  • Realizar menor número de reuniones pero de mayor calidad.  
  • Combinar reuniones presenciales con telemáticas, según las necesidades. 

EVITAR: 

  • Monólogos para alimentar el ego. Liderar una reunión no significa monopolizarla. 
  • Contextualizar el motivo de la reunión al empezar. El contexto debe conocerse antes de empezar la reunión mediante un documento compartido. 
  • En las reuniones no se dan y reciben instrucciones u órdenes. Se envían por email o se distribuyen mediante herramientas colaborativas.  
  • Reuniones interminables. Los asistentes desconectan pensando en todo lo que tienen que hacer ahí fuera.  

Una vez la reunión está funcionando, no deben realizarse discursos ni monólogos unidireccionales. Es necesario fomentar la participación de todos los asistentes para que todos aporten su punto de vista. Es bueno también contar con asistentes de diferentes disciplinas para que la cuestión a discutir sea afrontada desde distintos puntos de vista, diferentes valores y varias perspectivas. Todo ello aporta valor. 

En la línea de agilizar la gestión en las organizaciones, os recomendamos el Podcast El futuro del trabajoEpisodio 111: La oficina es un fetiche del 14/12/2020. El invitado fue Raúl Antón Cuadrado, colaborador de Automattic (WordPress). En una parte de la interesantísima entrevista nos habla de las reuniones poniendo algunos ejemplos de prácticas a evitar y como las realizan en Automattic, basándose en la agilidad y el aprovechamiento del tiempo y de los recursos.  

Otro punto de vista también nos lo ofreció el escritor y periodista  Joan Barril hace bastantes años en su artículo Convocados, donde decía: ‘La reunión se ha convertido en la gran excusa de la ausencia’. Cuando por teléfono te responden al preguntar por alguien está reunido, es síntoma de inoperancia, ya no se aceptaba entonces que estar reunido era sinónimo de trabajar y servía como excusa para no atender. A ver si 25 o 30 años después  seguimos en las mismas... 

Aquí un ejemplo de una reunión de pingüinos corta, eficiente y con solución de conflicto incluida a última hora. Tenemos mucho que aprender del mundo animal. 

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