¿Para qué sirven las reuniones? La respuesta parece obvia, pero no nos engañemos, cada uno tiene sus prioridades y motivaciones para convocarlas y para asistir a ellas.

Si nos queremos poner de acuerdo en el PARA QUÉ, podemos partir de forma objetiva de la siguiente definición: ‘A meeting is a assembly of people that is designed to produce value’. Así empieza el artículo 27 types of meeting publicado en la web de Simplicable: una reunión es una asamblea de gente designada para producir valor.

Este concepto podría ser el foco de aquél que convoca reuniones, ¿no?.  Pues no siempre, por desgracia. Hace unos días en La Vanguardia, Xavier Marcet, en su artículo Reunionitis en línea,  contextualizaba las reuniones que se realizan durante la pandemia. En él escribe sobre la promiscuidad tecnológica donde se ‘trasladan las patologías presenciales a las digitales’.  Para Marcet, se realizan excesivas reuniones y muchas de ellas se convierten en tertulias sin resoluciones. Las reuniones deberían ser una ‘invitación a la operatividad’ y una ‘oportunidad para la inspiración’.

Partiendo de ahí, en el artículo de esta semana queremos plantear, de forma práctica y escueta, cómo, cuánto y qué deben contener las reuniones para que sean lo más productivas posibles:

Objetivos 

Los objetivos principales de una reunión deberían ser: 

• Tomar decisiones. Es imperativo salir de la reunión con el objetivo establecido a priori cubierto y si no es posible, con resultados que aporten valor para su consecución. 
• Clarificar dudas, desencallar conflictos y consensuar conceptos básicos para el buen funcionamiento de la organización. 
• Contrastar opiniones para avanzar en una línea determinada. 
• Negociar, aprobar y decidir sobre una cuestión ya conocida de antemano por todos y todas las presentes. 

Para ello es necesario: 

FOMENTAR: 

• Acotar de antemano la duración de la reunión. Óptimo: 45’. 
• En las reuniones deben estar los asistentes imprescindibles, ni más ni menos.  
• Ir leídos. La información que se trabaja en la reunión debe estar disponible para los asistentes unos días antes (documento compartido por email, en Google Drive, Dropbox, Slack, Teams, Trello, audio...). 
• Realizar menor número de reuniones pero de mayor calidad.  
• Combinar reuniones presenciales con telemáticas, según las necesidades. 

EVITAR: 

• Monólogos para alimentar el ego. Liderar una reunión no significa monopolizarla. 
• Contextualizar el motivo de la reunión al empezar. El contexto debe conocerse antes de empezar la reunión mediante un documento compartido. 
• En las reuniones no se dan y reciben instrucciones u órdenes. Se envían por email o se distribuyen mediante herramientas colaborativas.  
• Reuniones interminables. Los asistentes desconectan pensando en todo lo que tienen que hacer ahí fuera.  

Una vez la reunión está funcionando, no deben realizarse discursos ni monólogos unidireccionales. Es necesario fomentar la participación de todos los asistentes para que todos aporten su punto de vista. Es bueno también contar con asistentes de diferentes disciplinas para que la cuestión a discutir sea afrontada desde distintos puntos de vista, diferentes valores y varias perspectivas. Todo ello aporta valor. 

En la línea de agilizar la gestión en las organizaciones, os recomendamos el Podcast El futuro del trabajo, Episodio 111: La oficina es un fetiche del 14/12/2020. El invitado fue Raúl Antón Cuadrado, colaborador de Automattic (WordPress). En una parte de la interesantísima entrevista nos habla de las reuniones poniendo algunos ejemplos de prácticas a evitar y como las realizan en Automattic, basándose en la agilidad y el aprovechamiento del tiempo y de los recursos.  

Otro punto de vista también nos lo ofreció el escritor y periodista  Joan Barril hace bastantes años en su artículo Convocados, donde decía: ‘La reunión se ha convertido en la gran excusa de la ausencia’. Cuando por teléfono te responden al preguntar por alguien está reunido, es síntoma de inoperancia, ya no se aceptaba entonces que estar reunido era sinónimo de trabajar y servía como excusa para no atender. A ver si 25 o 30 años después  seguimos en las mismas... 

Aquí un ejemplo de una reunión de pingüinos corta, eficiente y con solución de conflicto incluida a última hora. Tenemos mucho que aprender del mundo animal.