Semanas atrás anunciamos que monshot pasaba a ser partner de la app barcelonesa de gestión empresarial Holded. Es fácil pensar que esta asociación puede servir para nuestro crecimiento como arma comercial. Podría ser. Pero sinceramente, el tiempo nos está dando la razón, ya que el uso constante de esta herramienta nos permite validarla, conocerla y resumir sus principales ventajas, a raíz de su uso diario. Este hecho nos conduce, sin duda alguna, a recomendarla constantemente.
Des de nuestro punto de vista, destacamos 5 puntos principales:
Equipos creativos
Gestión de proyectos
En Holded conoces la rentabilidad de un proyecto en concreto de un vistazosimplemente con la entrada de gastos, ingresos y horas dedicadas. I en el dashboard se agregan todas las rentabilidades conociendo el global del negocio.
Orden
El seguimiento de las tareas que te ofrece la aplicación te permite seguir un orden que da lugar a la obtención de indicadores en tiempo real según se entren los datos y documentos.
Digitalización
La aplicación permite prescindir del papel muy próximo al 100%. Digitaliza la facturas y los tickets de gasto al mismo tiempo que los contabiliza y enlaza con la rentabilidad de cada proyecto. Así, disminuimos gastos de gestión y gastos de papel.
Agilidad y facilidad
El diseño de la interface y la usabilidad de las diferentes pestañas ofrecen una visión y uso de la app muy alejado de las ERP conocidas hasta ahora con entornos destinados a perfiles profesionales contables o controllers. Holded permite que un usuario poco familiarizado con los términos contables y financieros entienda qué pasa en su negocio haciendo pocos clics.
Cabría pensar que estas 5 características las tienen otras aplicaciones o ERP del mercado, pero Holded las une y combina de forma que su uso sea agradable, ágil y fácil. Ofrece un enfoque moderno, actual y alejado de las prácticas ortodoxas de control del negocio. No hace falta comentar el bajo coste de implantación en comparación con todo el valor añadido que puede aportar al negocio y ahorro de tiempo y costes.
La aplicación está pensada y diseñada por un equipo de gente joven, dinámica y formada muy acorde con los tiempos actuales.
Muchas empresas siguen empeñadas en mantener una estructura organizada en departamentos o silos según las funciones que se desarrollen en ellos, siguiendo el estereotipo implantando durante la revolución industrial como forma de organización. Está claro que ha funcionado durante mucho tiempo, pero ello no impide que evolucionemos y nos adaptemos a nuevas necesidades, sobre todo cuando la competencia crece, la sociedad de la información y comunicación se expande en segundos y los entornos son cambiantes.
La organización por silos funciona perfectamente en entornos ordenados, poco cambiantes, rutinarios… con lo que permite un control perfecto sobre las variables estratégicas y seguir con las buenas prácticas aprendidas con el tiempo. Los equipos funcionan como relojes, siguiendo rutinas, hábitos, órdenes y cumpliendo tareas concretas. Por ejemplo, el departamento de contabilidad, recibe albaranes, factura y controla pagos y cobros, sin salir de esta rutina.
Disminuir la estructura fija en una organización permite trabajar con cierta flexibilidad y no solo eso, sino que los equipos conocen cómo, cuándo y por qué trabajan el resto de los equipos, con lo que facilita la empatía, el entendimiento y la comprensión alejando el ansia competitiva entre equipos. La ignorancia hace mucho daño.
De ahí podemos deducir 5 ventajas de reducir la organización por silos, independientemente del tamaño de la empresa:
Comunicación
La reducción de la organización por cajones permite que las personas estén más cerca unas de las otras aunque sus funciones sean totalmente distintas. Esto permite la comunicación entre los miembros del equipo y por tanto mejora el entendimiento y el conocimiento del por qué pasan las cosas.
Un simple cambio físico de organización de mesas y sitios de trabajo, deshaciendo la estanqueidad, facilita la comunicación sin tener que dar muchas directrices. La comunicación sale natural.
2. Alineación
La comunicación genera empatía al entender por qué pasan las cosas. La empatía genera cercanía.
Los líderes de los equipos pueden aprovechar los acercamientos para que los equipos se dirijan hacia el mismo camino y, por tanto, avancen de forma alineada hacia el objetivo marcado. Ya sea cumplir con los objetivos de ventas o ya sea la mejora de la atención al cliente.
3. Agilidad
El acercamiento entre las personas hace que los problemas e ideas se compartan. Si se comparten existe la necesidad de ayudar y aportar ideas nuevas. Esto permite crear sinergias en el desarrollo de protocolos.
Por ejemplo, si el mozo de almacén comparte unas horas con el personal administrativo que gestiona los pedidos pueden surgir ideas para que los flujos de comunicación desde la recepción de un pedido hasta su entrega mejoren, se acorten tiempos y se cree valor añadido hacia el último y principal receptor que es el cliente.
4. Compromiso
La generación de sinergias entre equipos que viene dado principalmente por el aumento diario de la comunicación permite encontrar nuevas fórmulas de relación, espontáneas, sin estar programadas por la gerencia, con lo que el trabajador se siente más comprometido con los nuevos cambios. El compromiso conduce a nuevas motivaciones en el lugar del trabajo.
5. Crecimiento
Este nuevo entorno más comunicativo puede dar lugar a nuevas ideas innovadoras en situaciones inesperadas. Este aprendizaje colectivo siempre llevará a un crecimiento del equipo y por tanto de la empresa.
La siguiente infografía resume las características de una organización jerárquica por silos y de una organización horizontal con mayor relación entre los miembros de equipo.
Meses atrás tratamos la gestión colaborativa en el entorno del deporte, podéis leerlo en el artículo, #Tip4 Deporte, equipos y herramientas colaborativas. Hoy nos centramos en la misma cuestión en el sector de la construcción, rehabilitación e interiorismo, tanto para las direcciones de obra (DO) como para la dirección de ejecución de las obras (DEO).
En la actualidad existen ya softwares y metodologías de trabajo en este sector destinadas a la gestión integral de la evolución del proceso constructivo, siempre focalizado en los materiales y técnicas de construcción y documentación asociada. Como referencia podemos nombrar algunos ejemplos como el REVIT, ARCHICAD o NAVISWORK (3D) como software de modelado para diseño de la edificación, estructuras e instalaciones. Estas herramientas siguen el paradigma de la metodología BIM (Building Information Modeling) para la centralización de toda la información que acompaña un proceso constructivo y todos los operadores participantes, en tiempo real según avanza el proceso.
El valor añadido que ofrecen estos programas, además del seguimiento a tiempo real durante la ejecución de la obra, es que al finalizar esta, se dispone de una herramienta virtual en 3D con todos los aspectos técnicos de la obra, desde los materiales, la estructura como todas las instalaciones y circuitos de agua, electricidad. Es una maqueta a escala de la obra. Esto facilita muchísimo posteriores incidencias en las instalaciones y las tareas de mantenimiento que el edificio precisará en un futuro. En definitiva, tienes una réplica de la construcción en 3D y las entrañas de la construcción a tu disposición.
Sin embargo, la coordinación de todas y cada una de las personas que entran en la obra no es tarea fácil. La dirección facultativa (DO – arquitecto - y DEO –arquitectos técnicos o aparejadores) son los responsables del buen funcionamiento de la ejecución de la obra, tanto en términos materiales, temporales y económicos. Por tanto, de forma paralela al uso de programas de seguimiento de la obra también hay la necesidad de coordinar a los equipos que ejecutan la obra.
Es aquí donde proponemos distintas herramientas para realizar esta coordinación siempre con el objetivo de mejora. Se obtienen los siguientes beneficios:
Aprovechar mejor el tiempo.
Un porcentaje altísimo de las herramientas y plataformas colaborativas se desarrollan en entornos web, con lo que puedes acceder a ellas desde cualquier rincón del planeta.
Además, están diseñadas como entornos ágiles e intuitivos, con lo que el usuario intuye rápidamente como se utiliza y el tiempo destinado a formación básica para su uso es corto.
2. Relaciones y flujos de información
El uso de estas herramientas y la configuración y organización del equipo en ella (accesos, permisos...) permite que de forma muy directa la información fluya entre los tableros, calendarios y horarios. Además, queda plasmado en los paneles y tareas con lo que el resto de los usuarios pueden ver como fluye esa información entre el resto de los compañeros. Todo el mundo está al día del desarrollo del proyecto.
3. Gestión de equipos multidisciplinares
El uso de herramientas colaborativas nos permite adaptar el trabajo a grupos flexibles (dar de alta/baja a usuarios cuando queramos) y dar respuesta a objetivos comunes, aunque los usuarios provengan de distintas especialidades de formación y/o know how. Esta diversidad, en un inicio puede exigir mayor esfuerzo para determinar las formas de comunicación, pero se consiguen equipos más productivos y eficaces.
4. Alineación del equipo
Al tener todos accesos a las actualizaciones de avance del proyecto, documentos, archivos y links de interés hace que todos estén focalizados hacia el objetivo marcado. Nadie se pierde información de interés con lo que todos los usuarios saben dónde estamos. Todo esto favorece la alineación de equipo y la actualización simultánea de información para todos.
5. Contribución al aprendizaje del resto
La interacción entre usuarios que forman un equipo multidisciplinar y heterogéneo siempre da lugar a la creación de sinergias y al intercambio de conocimiento. Este hecho es muy motivador para todos y sobre todo beneficioso para la organización y la consecución de los objetivos comunes. Todos aprenden de todos y la aportación conjunta del equipo a la compañía crece exponencialmente.
TRELLO es una herramienta intuitiva que ofrece una imagen sencilla de casillas y columnas en los famosos tableros donde el usuario define las tareas a realizar, al responsable, a los que colaboran, la temporización el calendario y fechas de vencimiento. Es muy ágil para organizarse en el día a día. Ofrece también múltiples plantillas para adaptar la herramienta a las necesidades del usuario.
TEAMWORK puede dar las mismas prestaciones que Trello, pero es mucho más completo en cuanto a especificaciones técnicas de un proyecto finito conformado por un equipo multidisciplinar. Ofrece diversas formas de publicar informes del estado del proyecto: en formato pizarra, tablero, calendario, siguiendo hitos… Esta herramienta es especialmente utilizada en sectores como la ingeniería y arquitectura técnica al ofrecer una muy buena aplicación para la temporización (cálculo de las horas dedicadas) y organización de proyectos técnicos.
Holded, a pesar de ser una herramienta generalista enfocada a Pymes en su gestión del negocio, es muy adecuada para gestión de proyectos propios del sector de la construcción y reformas.
La herramienta es mucha más completa que las anteriores, ya que además de la gestión de proyectos y los flujos de información entre los miembros de los equipos (tableros kanban, gestión de tareas) también nos permite gestionar de forma continua la rentabilidad de los proyectos con el control horario de las tareas y la asignación de costes e ingresos a los mismos. Permite también la gestión de la contabilidad normativa y muchas otras aplicaciones (gestión de inventarios y pasarela de pagos online entre muchas otras).
Todos estos programas disponen de periodos de prueba gratuitos para familiarizarte con su uso y poder decidir si conviene sin destinarle ni un euro.
Be water my friend. Lo interesante de la ultrafamosa frase que entonó Bruce Lee para explicar lo que significaban las artes marciales para él. En este caso nos parece interesante la última parte del speech donde dice when you want to move you are moving and when you move you are determinated to moving (….) running water never grows stale, You got to keep on flowing. Para escuchar el audio clicar aquí. El movimiento del agua permite su crecimiento, nunca se agota.
En el contexto de la organización empresarial y gestión estratégica existen tendencias que se desvinculan y diferencian de las estructuras organizativas ortodoxas y tradicionales basadas en la economía industrial de los 70’s. El cambio rápido y constante que se produce no solo en el contexto empresarial si no en las sociedades en general obligan a que las empresas se adapten a estos nuevos entornos, llamados VUCA (Volátiles, inciertos, complejos y ambiguos). Ya hace unas décadas que estos cambios se traducen en necesidades de avanzar a nivel organizativo para adaptarnos a ellos de forma dinámica, flexible y eficiente.
Podéis dar un repaso a artículos anteriores del monBloc de www.monshot.net como:
De ahí que en propuestas más ágiles y flexibles se hable de las EMPRESAS LÍQUIDAS. Su origen está en el concepto de líquido, término acuñado por el sociólogo y filósofo Zygmunt Bauman para definir el contexto continuamente cambiante que existe. Coincide con el concepto de Bruce Lee de dinamismo, adaptabilidad, antifrágil y crecimiento.
En el tip de hoy queremos presentar las características principales de este tipo de organización y sus beneficios:
Lean Management
La empresa líquida aparece dentro de los mandatos y principios del Lean Management con la intención de mejorar procesos y optimizar recursos, para la entrega de valor al cliente, desechando lo que sobre (aquello que no aporte valor) y mejora continua hacia la excelencia. Las personas son el centro de los procesos.
2. Backlog colaborativo
Dentro del contexto de metodologías ágiles, el backlog contiene el conjunto de tareas que hay que realizar para llevar a cabo el desarrollo de un proyecto y/o servicio. Hay un proceso anterior de autogestión y autocolaboración del equipo para definir el backlog y el diseño posterior de las acciones que nos llevaran a realizar las tareas y llegar al objetivo final de desarrollo del producto.
En el contexto ágil donde se enmarcan las empresas ágiles, el desarrollo del backlog debe hacerse de manera colaborativa, autogestionada y priorizando las tareas por parte de los equipos responsables.
3. Medición de las contribuciones
En una empresa líquida existe un sistema de medición de las contribuciones de los miembros del equipo mediante créditos. Cada actividad o tarea realizada tiene asignada unos créditos, que al finalizar el proceso de desarrollo permite conocer la aportación en valor de los miembros del equipo y existe una compensación económica consensuada a priori.
4. Toma de decisiones
Las decisiones sobre el backlog se toman de forma conjunta entre los miembros del equipo. De forma rápida e iterativa para poder avanzar en la creación de valor para entregar al cliente. Si no existe consenso, la decisión se basa en la democracia y meritocracia (en función de los créditos de cada miembro).
5. Beneficios
Una empresa líquida aporta:
Disminución de la burocracia.
Comunicación más fluida.
Evita los cuellos de botella en las jerarquías, que dificultan las tomas de decisiones.
Constante revisión (feedback) en la realización de tareas con lo que se proporciona mejora continua.
Transparencia en la visibilidad de problemas.
Podemos decir que ante cambios del entorno y los avances tecnológicos imparables que nos facilitan herramientas para la mejora de la gestión debemos centrarnos en adaptar también nuestras organizaciones. Para ello es necesario realizar un cambio cultural para no ahogarnos en el día a día si seguimos centrados a lo nuestro, con nuestros objetivos de siempre, nuestras rutinas de siempre. La sociedad avanza y es obligado hacerlo también, aunque sea al nuestro ritmo si queremos seguir aportando valor a quienes nos eligen. Si no nos adaptamos, muy probablemente dejen de hacerlo.
Podéis obtener más información sobre las organizaciones líquidas en los siguientes links:
En cualquier organización, sea empresarial o no, se debe plantear el PARA QUÉ de su existencia: ¿Por qué motivo se creó? ¿Qué queremos aportar a la sociedad? Las respuestas a estas preguntas nos dan la razón de su existencia y los objetivos que se planean conseguir.
Con estas respuestas y las bases asentadas….¿cómo sabemos si progresamos?
Esta pregunta es muy conocida en el ámbito de organización empresarial de los últimos años. La realizó Eric Ries en su libro El método Lean Startup (2013) para que reflexionemos sobre las bases de lo que estamos haciendo y el aporte de valor de nuestra organización ya no solo para el cliente sino para la sociedad.
En el contexto de estrategia empresarial, progresar significa avanzar en la dirección marcada en la definición de la estrategia. Vamos a ver 5 variables esenciales que nos permitirán saber si lo estamos consiguiendo:
Disponer de una estrategia
Si no disponemos de estrategia no hace falta ni hablar de progreso, así de claro. No hay dirección, no hay camino, no hay objetivos. El día a día manda, no hace falta analizar nada más aunque está claro que la empresa tiene los días contados.
2. Indicadores y métricas
Si disponemos de estrategia, hace falta tener marcados unos objetivos con su consecuente plan de acción y responsabilidades del equipo. Si esto está claro, habrá que determinar indicadores para conocer su evolución.
Disponemos de métricas o índices de desarrollo de la empresa (KPI) que nos dan información al respecto. Podéis revisar el #Tip3_Indicadores y métricas ¿son útiles? para ampliar la información.
3. Indicadores sociales
No obstante, no solamente debemos tener en cuenta la información económica para determinar si progresamos o no. El clima social, los lazos informales entre los miembros del equipo y la existencia de líderes natos en los equipos son algunas de las variables que hay que observar en detalle dentro de nuestra empresa. Por tanto, disponer de indicadores integrales más enfocados a variables informales es importante para conocer el contexto donde se desarrolla la actividad. También podéis revisar el #Tip26_Pymes_Indicadores no financieros para una visión integral.
4. Revisión de objetivos
Si disponemos de los indicadores adecuados y de información clara habrá que analizar si los objetivos marcados a priori eran realistas y alcanzables, con lo que seguiremos con nuestra estrategia o si, en caso contrario, se nos hace imposible conseguirlos o han quedado obsoletos. Cambios en el mercado, incidencias externas o revisión de expectativas pueden dar lugar a una necesidad de revisión de los objetivos. No es ningún problema si se detecta, se asume, se analiza y se cambia. Para ello es necesario un ambiente de trabajo que sea flexible, de organización horizontal y propenso a realizar cambios.
5. Ajuste de la estrategia
Una vez realizada la revisión de objetivos, si los cambios son considerables también hará falta revisar la estrategia y adaptarla a las nuevas necesidades; ya sea ante necesidades de adaptar al equipo a estos nuevos objetivos (estrategia interna) o la adaptación a cambios del mercado (estrategia externa).
Para finalizar, debemos tener en cuenta que para obtener los indicadores del punto 1 y 2, es esencial disponer de información de lo que ocurre en el día a día, ya no solo en el ámbito económico, por lo que deberán definirse herramientas que permitan disponer de esta información. Ejemplos:
· Si se trata de una empresa pequeña con pocas transacciones económicas podemos disponer de información a través de las cuentas contables o desde las plantillas de Excel que utilicemos para el control presupuestario, pedidos, costes laborales, transacciones económicas, deuda externa, control de proyectos. A partir de aquí, construiremos los indicadores estratégicos.
· Si manejamos una mayor cantidad de datos es importante disponer de herramientas de gestión / ERP disponibles en el mercado. Casi siempre ya disponen de indicadores y cuadros de mandos que nos dan la información básica para saber como estamos evolucionando. Sin embargo, es poco personalizable con lo que si hay cambios de objetivos y/o estrategia deberemos destinar recursos a adaptar estas herramientas.
