En estos tiempos de confinamiento que nos ha tocado vivir junto con la obligatoriedad de mantener la distancia social a la que ya nos encontramos (2m de rigor), se hace indispensable pensar en que el mundo cercano y conocido donde nos desenvolvíamos antes de la existencia del COVID ya no será el mismo.
En este nuevo mundo, la única certeza que tenemos es la de que el status quo del que creemos partir ha cambiado y por tanto debemos aprender a navegar y tomar decisiones en este nuevo entorno VUCA, es decir, en un contexto y entorno Volátil, Incierto, Complejo y Ambiguo.
En la realidad que conocíamos hasta ahora este planteamiento se centraba en sectores cambiantes basados en avances rápidos (tecnológicos, por ejemplo), en entornos con mercados fluctuantes y/o contextos de empresas de nueva creación dónde parecía obvio y de sentido común plantearse un entorno VUCA, al menos para iniciar la actividad. Sin embargo, después del COVID, este entorno se amplía y generaliza para casi todos los sectores y nos planteamos qué cambios se van a producir; ¿Quién nos asegura que no se repetirá una nueva pandemia? ¿Estamos preparados para gestionar equipos de forma remota en constante teletrabajo? ¿Cambiarán las expectativas y necesidades de los consumidores? ¿Cómo se organizarán las nuevas relaciones sociales, comerciales y laborales?.
Podríamos pensar que The Winter is coming como iban repitiendo aquellos, pero debemos intentar poner luz en la oscuridad, como dice Carles Porta, adaptándonos al cambio con flexibilidad y construyendo nuestro propio destino.
Por tanto, la suma de la distancia social, el nuevo entorno incierto y la necesidad de acortar los tempos para la toma de decisiones da mucho más valor a la forma de reportar la información a aquellos que deben tomar decisiones estratégicas en las organizaciones y además, anticipar el resultado de nuestras acciones y pretender acertar. Tarea nada fácil.
Para reportar, partimos de los datos e información que poseen las organizaciones, los cuales no dependen ni de su dimensión ni de sus niveles de facturación. La información y el uso que se hace de ella es determinante para el futuro sea cual sea el tamaño de la organización, tanto si se trata del negocio de un pequeño empresario, de una gran multinacional o de una fundación. Es obvio que los recursos no son los mismos, pero las claves para el avance del negocio son cruciales en todos ellos.
Para el tratamiento de la información, existen varios tipos de herramientas y plataformas que facilitan el análisis de datos. Para la pura analítica de datos, algunos ejemplos son: el archiconocido Excel (poco explotado por muchos), el Access (más adecuado para la información cualitativa), SPSS, Recommander, Power BI o Deducer, y como herramientas de reporting existen el mismo Power BI, Power Point, Prezi y el omnipresente Excel.
Power BI de Microsoft es, desde mi punto de vista, una de las plataformas más completas porque enlaza muy bien la parte de análisis con el reporte. La principal característica de esta herramienta es que proporciona la información real en cada momento que precisamos, tanto en la elaboración y diseño de los informes como en la actualización de los datos. Al actualizar el archivo de datos de origen se actualizan también de forma automática los índices diseñados en el informe de reporte.
Además, esta herramienta, facilita la presentación de informes, de los índices estratégicos del negocio de forma real, dinámica y corriente. Aquí va un ejemplo,en referencia a los efectos del COVID-19 donde la información que se ofrece tanto en los datos, gráficos como en la tasa de mortalidad varían según la fecha seleccionada. Cambiando y/o agregando selecciones, la información se actualiza.
Sin embargo, la herramienta en sí no solucionará los problemas por arte de magia. Debemos partir de un plan estratégico bien diseñado, con objetivos claros tanto a corto, medio y largo plazo para después, acertar en la elección de los índices clave, que nos alertarán si nos alejamos de nuestro camino y nos permitirán rediseñar las acciones para seguir avanzando hacia los objetivos. El método OKR (Objectives - Key Results) que utilizan empresas como Google o Spotify, nos puede ayudar a diseñar y bajar al plano práctico la determinación de los objetivos y la confección de los índices, siempre flexibles, con posibilidad de ampliación, redefinición y substitución con nuevos índices para seguir constantemente adaptándonos al nuevo entorno.
Actualmente, las medidas excepcionales que está tomando el gobierno central para intentar evitar la crisis de invernadero que está empezando, alertan de que un alto porcentaje de Pymes trabajan sin cojín financiero. A parte de la problemática financiera que esto conlleva (pago a proveedores, bajada drástica de la facturación y/o ingresos, aumento de impagos) hay que añadir la necesidad de tomar decisiones urgentes y certeras sin tener tiempo apenas en un momento excepcional. De ahí que la disposición rápida de información correcta por parte de los mandos intermedios es fundamental. Y no sólo por parte del departamento financiero de la empresa sino también por otros departamentos como RRHH para conocer cómo ha afectado el confinamiento a los trabajadores, cómo sigue su motivación y el compromiso por el cumplimiento del objetivo de la empresa. Todos los departamentos de la empresa entran en la ecuación: Marketing, comercial, servicios generales…
Muchas veces es necesario ponerse unas gafas para no sólo ver los árboles sino también el bosque.
