Ya en el 2013 con la Ley 25/2023 de impulso a la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público se inició el camino hacia la digitalización. Con la Ley Crea y Crece impulsada a partir del 2022, se planteó que, a partir del 2025, las empresas con facturación mayor a 8 millones tengan que adoptar la factura electrónica en sus operaciones. Para las Pymes el lío vendrá un poco después.

Nos referimos al lío de la adaptación al cambio.  Esto supondrá ya la obligatoriedad de pasar la gestión de la facturación al formato digital, sobre todo, se trata de un reto para todas aquellas microempresas que todavía no lo han hecho y supone una gran oportunidad para subirse al carro de la digitalización y no centrarse solo en lo obligatorio: emitir facturas electrónicas.  Debería aprovecharse el momento para digitalizar la totalidad de los procesos de gestión, o todos aquellos procesos susceptibles de cambio, ya sea administrativos y/o económicos, de este modo se disminuyen costes en términos de tiempo y se mejora la eficiencia.

En general, la gestión empresarial va irremediablemente ligada a un sinfín de protocolos administrativos y burocráticos que son imprescindibles para el buen funcionamiento de cualquier compañía, ya sea en tamaño minúsculo o monumental. Para organizar toda esta gestión administrativa y minimizar su peso dentro de los tiempos y energías del equipo es necesario diseñar un plan organizativo basado en uno de los valores de la metodología LEAN. Es decir, mediante protocolos eficientes que vayan acompañados del menor ‘ruido/residuo’ posible; entendidos estos como tiempo, energía y recursos desaprovechados sin aporte de valor añadido al producto o servicio que ofrecemos al cliente.

Las pymes, con menos soporte de infraestructura en comparación con las grandes empresas, deben aprovechar los recursos de los que disponen tanto humanos como tecnológicos para intentar gestionar de forma eficiente. Además, aunque cada vez menos, un alto porcentaje de pequeñas empresas todavía conviven con el papel con el que es necesario un sistema mixto de trabajo, al menos, para empezar la transformación.

En primer lugar, es imprescindible seguir los siguientes tres pasos:

PRIMERO. Crear un plan de protocolos de organización documental.

En este plan debe detallarse qué tipo de documentación manejamos para describir su trazabilidad, recorrido por la empresa y personas (o puestos de trabajo) que los utilizan. Hablamos de presupuestos, pedidos, albaranes, facturas proforma, facturas aprobada, facturas pendientes de pago, recibos, contratos laborales, escrituras notariales, declaraciones fiscales, etc...

Diseñar el plan lleva tiempo y gasto energético, pero es importante hacerlo de forma consciente entre todo el equipo para que sea una herramienta exitosa durante su implantación y a lo largo del tiempo. Es importante basarse en el menos es más y ser prácticos.

SEGUNDO. Implementar el plan.

Una vez diseñado el plan, hay que implementarse y crear normas de funcionamiento basado en el orden y en el rigor. Si no se implanta, no existe. 

TERCERO. Llevarlo a cabo y mantenerlo en el tiempo.

Cuando esté ya implementado debe mantenerse en el tiempo para conseguir los objetivos de disminuir el tiempo y energía dedicada a los procesos. 

En segundo lugar, es imprescindible escoger la técnica de gestión documental adecuada para nuestra empresa:

Todo en la nube

Si la necesidad de espacio no es suficiente en nuestro disco duro o servidor existen herramientas en la nube que con cuotas aceptables permiten el almacenamiento de la documentación. Dropbox, MEGA y Google Drive son ejemplos de ello y además permiten compartir la información que quieras con personas de ajenas a la empresa estableciendo permisos para ello.

Los procesos de digitalización documental tienen como objetivo final la mejora del manejo de la información, se ocupa menos espacio físico y se optimizan procesos. Hay que tener en cuenta, que además de estos beneficios es IMPRESCINDIBLE aprovechar que, a partir de esta digitalización, se dispondrá de toda la información de la gestión de la empresa de forma inmediata. 

De ahí que el uso de herramientas apropiadas para ‘leer’ toda esta información nos facilitará conocer mejor a nuestra empresa y lo qué estamos realizando cada día y podremos concentrarnos en el PARA QUÉ hacemos las cosas.

Estas herramientas son las ERP o Programas de gestión empresarial.

ERP – Programas de gestión empresarial 

Podemos ir un poco más allá y utilizar softwares y ERPs para pymes que no sólo almacenan la documentación, sino que crean y organizan el documento directamente (pedidos, presupuestos, facturas). También enlazan la gestión de la tesorería con las cuentas bancarias directamente para conciliarlas y sincronizarlas a conveniencia, así como disponer de CRM (control y gestión de oportunidades y futuros clientes). Obviamente, estas plataformas y/o softwares son de pago, pero se puede sacar mucho partido y a la larga ahorrar en tiempo energía y recursos.

Aportan también capacidad de análisis al disponer de la información que va generando la empresa con lo que permite disponer de un panel de datos (dashboards) con variables económicas, financieras y comerciales que ayudan a llevar un control de la salud de la empresa y en la toma de decisiones.

Estos recursos deberán complementarse con la organización y almacenamiento del resto de documentación generada (contratos laborales, contratos con proveedores y clientes, escrituras privadas o notariales, operaciones financieras, etc.).

Una herramienta web enfocada a la contabilidad que funciona muy bien y está pensada para pymes es HOLDED y qyue también integra la elaboración de e-facturas.  Muy ágil, intuitiva y fácil de usar.

La introducción de la información en la plataforma nos permite organizarla de tal modo que obtenemos información de rentabilidad de los proyectos que estamos realizando, en tiempo real, introduciendo las horas dedicadas a cada uno de ellos así como todos los costes asociados (facturas de colaboradores, gastos de desplazamiento, dietas….) así como disponer de cuentas de explotación por líneas de negocio o centros de costes mediante la utilización de tags (#), que nos permitirán filtrar la información como deseemos.

Añadiríamos también otros dos valores fundamentales a los presentados muy actuales en los tiempos que corren:

• Mejora de la gestión del conocimiento de la empresa. Una buena organización documental y la digitalización de les procesos facilita la integración de las personas que entran nuevas en la empresa, reduciendo el tiempo de formación y adaptación a la cultura de trabajo de la empresa.
• Continuidad de negocio mediante el teletrabajo. La digitalización de los contenidos facilita el trabajo colaborativo y a distancia.

En definitiva, la digitalización no solo nos permite eliminar el papel si no también aprovechar para exprimir lo que pasa cada día en nuestra organización para obtener indicadores que nos faciliten la toma de decisiones, aligerando en tiempo y en eficiencia.