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Muchas empresas siguen empeñadas en mantener una estructura organizada en departamentos o silos según las funciones que se desarrollen en ellos, siguiendo el estereotipo implantando durante la revolución industrial como forma de organización. Está claro que ha funcionado durante mucho tiempo, pero ello no impide que evolucionemos y nos adaptemos a nuevas necesidades, sobre todo cuando la competencia crece, la sociedad de la información y comunicación se expande en segundos y los entornos son cambiantes.
La organización por silos funciona perfectamente en entornos ordenados, poco cambiantes, rutinarios… con lo que permite un control perfecto sobre las variables estratégicas y seguir con las buenas prácticas aprendidas con el tiempo. Los equipos funcionan como relojes, siguiendo rutinas, hábitos, órdenes y cumpliendo tareas concretas. Por ejemplo, el departamento de contabilidad, recibe albaranes, factura y controla pagos y cobros, sin salir de esta rutina.
Disminuir la estructura fija en una organización permite trabajar con cierta flexibilidad y no solo eso, sino que los equipos conocen cómo, cuándo y por qué trabajan el resto de los equipos, con lo que facilita la empatía, el entendimiento y la comprensión alejando el ansia competitiva entre equipos. La ignorancia hace mucho daño.
De ahí podemos deducir 5 ventajas de reducir la organización por silos, independientemente del tamaño de la empresa:
- Comunicación
La reducción de la organización por cajones permite que las personas estén más cerca unas de las otras aunque sus funciones sean totalmente distintas. Esto permite la comunicación entre los miembros del equipo y por tanto mejora el entendimiento y el conocimiento del por qué pasan las cosas.
Un simple cambio físico de organización de mesas y sitios de trabajo, deshaciendo la estanqueidad, facilita la comunicación sin tener que dar muchas directrices. La comunicación sale natural.
2. Alineación
La comunicación genera empatía al entender por qué pasan las cosas. La empatía genera cercanía.
Los líderes de los equipos pueden aprovechar los acercamientos para que los equipos se dirijan hacia el mismo camino y, por tanto, avancen de forma alineada hacia el objetivo marcado. Ya sea cumplir con los objetivos de ventas o ya sea la mejora de la atención al cliente.
3. Agilidad
El acercamiento entre las personas hace que los problemas e ideas se compartan. Si se comparten existe la necesidad de ayudar y aportar ideas nuevas. Esto permite crear sinergias en el desarrollo de protocolos.
Por ejemplo, si el mozo de almacén comparte unas horas con el personal administrativo que gestiona los pedidos pueden surgir ideas para que los flujos de comunicación desde la recepción de un pedido hasta su entrega mejoren, se acorten tiempos y se cree valor añadido hacia el último y principal receptor que es el cliente.
4. Compromiso
La generación de sinergias entre equipos que viene dado principalmente por el aumento diario de la comunicación permite encontrar nuevas fórmulas de relación, espontáneas, sin estar programadas por la gerencia, con lo que el trabajador se siente más comprometido con los nuevos cambios. El compromiso conduce a nuevas motivaciones en el lugar del trabajo.
5. Crecimiento
Este nuevo entorno más comunicativo puede dar lugar a nuevas ideas innovadoras en situaciones inesperadas. Este aprendizaje colectivo siempre llevará a un crecimiento del equipo y por tanto de la empresa.
La siguiente infografía resume las características de una organización jerárquica por silos y de una organización horizontal con mayor relación entre los miembros de equipo.
