En el artículo anterior, Variables clave en tiempos de cambio, hablábamos de la importancia del reporting y de la elección de índices para la mejora de la toma de decisiones estratégicas en las organizaciones en el nuevo contexto post-COVID. Según el IDESCAT, el Índice de Confianza empresarial harmonizado (ICEH) ha disminuido alrededor de un 30% durante este trimestre en Catalunya, como consecuencia de la aparición de la pandemia. Será cuestión de darle la vuelta al signo.
Ya explicamos que este nuevo contexto no es controlable ni finito, por tanto se hace imprescindible adentrarnos en la cultura del cambio con lo que tanto las herramientas que usamos en el día a día como la información que manejamos es cambiante y fluctuante. Nuestra mentalidad también deberá ser así, ágil y flexible.
Siguiendo con el concepto de reporting, para poder reportar con calidad y de forma eficiente debemos empezar desde el principio. Reportar con calidad significa trasladar la información adecuada a los receptores, según sus necesidades, y que ésta les sea útil para la toma de decisiones y la consecución de los objetivos marcados. Las personas que dirigen las organizaciones son quienes determinan la misión y los objetivos a cumplir a largo, medio y corto plazo y los traslada a los mandos intermedios y al resto del equipo. Estos objetivos deben ser motivadores para el resto del equipo para garantizar su implicación en el recorrido. Por tanto, el punto de partida es la definición del objetivo estratégico y de los índices que nos ayudaran a saber si vamos o no en buen camino.
Para ello, una de las teorías de gestión económica existentes es la metodología de trabajo OKR (Objectives and Keys Results) implantada por grandes empresas como Google, Amazon o el mismo LinkedIN, pero también aplicable a pequeña escala en cualquier Pyme.
Una vez establecidos los objetivos (O) generales de la organización debemos establecer los resultados clave (KR) asociados a ellos para poner en práctica lo decidido, siempre implicando al equipo. Una vez establecidos los KR, les asociamos las acciones a emprender para llegar a ellos. A continuación, se presenta un ejemplo gráfico de lo expuesto, centrándonos en el objetivo 1.
Anna Weise, consultora Agile, explica los beneficios de la metodología OKR en el siguiente artículo: Objectives and key results: Continuously improve using okr method. Os recomiendo su lectura, incluye la presentación de Rick Clau, partner de Google Ventures, donde explica las mejoras obtenidas por la compañía Google mediante la aplicación de este método.
En el siguiente gráfico, se presenta un pequeño ejemplo de mapa o cuadro de mandos con ejemplos de indicadores de gestión (KPI - Key Performance Indicator) relacionados con el KR1. Con la visualización constante y análisis del cuadro de mando podemos observar las desviaciones en los indicadores y reaccionar en la toma de decisiones para corregir la inercia.
Existen multitud de teorías económicas y metodologías de gestión que en muchos casos no son fáciles de aplicar en el día a día, bajarlas a la práctica, sin que con el tiempo resulte difícil realizar un seguimiento y poder sacar el máximo de rendimiento al esfuerzo realizado inicialmente con el diseño de los cuadros de mando.
Para que esto ocurra, es imprescindible mantener la motivación de todo el personal, describir bien las tareas y responsabilidades y sobretodo plantear objetivos que hagan ‘vibrar’ a los implicados.
Con la aplicación de estos conceptos junto con herramientas de trabajo colaborativo que ayudan a su puesta en marcha, control y seguimiento como el Teams (Microsoft), Trello o Slack….es posible llegar a gestionar los resultados de nuestras acciones encaminadas a lograr unos objetivos de forma más segura y siendo flexible y adaptándonos al entorno ágilmente. Entraremos en detalle en siguientes artículos.
