Iniciamos con este artículo una serie de TIPS MONSHOT en clave estratégica para dar ideas y recomendaciones de soluciones eficientes para la mejora de procesos ya establecidos en nuestra organización.

La metodología OKR es conocida porque es la estrategia de planificación aplicada por grandes compañías como Google, Spotify, Twitter, Uber y el mismo Linkedin, aunque la empresa pionera fue INTEL. No por ello tiene que contemplarse como exclusiva de grandes empresas y, además, tecnológicas, todo lo contrario. Su definición es simple y sencilla: OKR significa (O) Objetivos y (KR) Resultados Clave. La tarea de su aplicación consiste en adaptar las herramientas a cualquier tipo y medida de organización que opere en cualquier sector. Si la implantación es consciente y con determinación, las ventajas son inmejorables. Aquí presentamos 5 de ellas que creemos fundamentales:

1. Transparencia e implicación del equipo.

La definición de los OKRs no es una tarea que se realice solamente con la dirección de la organización. Todo el equipo de trabajo debe implicarse en el proceso de diseño de los objetivos, resultados clave y acciones a llevar a cabo. Esta implicación del equipo favorecerá la motivación y el compromiso con el grupo y sobretodo la transparencia en la gestión. Las órdenes no llegan desde arriba si no que es decidida y compartida por todos.

• Alineación, focalización del equipo

Cuando todo el equipo está informado y colabora en el diseño de los objetivos de la empresa, da lugar al hecho de que todos los que componen el equipo están concentrados y alienados hacia el mismo objetivo.  Larry Page, de Google, dijo: ‘I’d rather have the objective be to go to Mars, and if we fall short, we’ll get to the moon. This is how you make moonshots.’, lo cuál traducido sería 'Prefiero tener como objetivo llegar a Marte porque si me quedo corto, llegaré a la luna, y así es como generas metas motivadoras'. 

• Trabajo y aprendizaje constante

Los Objetivos se pueden fijar a nivel anual, los resultados Clave trimestralmente y las acciones se pueden revisar cada quince días, sin embargo, estos plazos siempre pueden variar dependiendo de las características de la organización. Esta temporización nos conduce a revisiones y análisis constantes en la empresa y permite generar aprendizaje, ya que las decisiones tomadas no son fijas, sino flexibles y pueden variar dependiendo de los cambios en el entorno o cambios estratégicos. El aprendizaje y la flexibilidad son fundamentales para avanzar hacia el objetivo de la mejora estratégica.

• Trazabilidad y seguimiento

Aplicando esta metodología se define todo el proceso productivo y/o generación de servicios en términos de objetivos, variables clave y acciones. Todas las variables son visibles desde el inicio de la producción del producto y/o servicio ya que está implicado todo el equipo. Se puede realizar seguimiento en cualquier momento, ya que las métricas y mediciones se revisan constantemente.

• Resultados

Las ventajas descritas en los 4 puntos anteriores, nos conducen a pensar que todo el equipo está motivado y trabajando con el mismo propósito y en dirección al mismo Moonshoot. La implantación del marco de OKRs consigue que se establezcan metas a largo plazo acompañado de un trabajo constante y eficiente en el día a día, a corto plazo,  de cada miembro del equipo. La alineación y motivación del equipo se traduce en resultados de eficiencia y calidad.

Presentamos un ejemplo gráfico de la aplicación de OKRs en una pequeña empresa de servicios paralelos en el sector de la construcción, como podría ser una ferretería. 

La implementación de metodologías de trabajo como las de OKR permiten plasmar negro sobre blanco las preocupaciones del equipo de trabajo. De esta manera pueden ser intuidos, localizados y finalmente determinados los objetivos reales de la empresa. Para empezar a 'poner orden' no es preciso afrontarlos todos de una vez con muchas acciones a realizar. A partir de 2 es suficiente, establecido a través de conversaciones con el equipo: 

Con la definición de estos objetivos, variables clave y acciones, todos los miembros del equipo, independientemente de las tareas de las que sean responsables, conocen la dirección a la que la empresa quiere ir y así todos trabajan para lograr el mismo objetivo.

En el artículo anterior, Variables clave en tiempos de cambio, hablábamos de la importancia del reporting y de la elección de índices para la mejora de la toma de decisiones estratégicas en las organizaciones en el nuevo contexto post-COVID. Según el IDESCAT, el Índice de Confianza empresarial harmonizado (ICEH) ha disminuido alrededor de un 30% durante este trimestre en Catalunya, como consecuencia de la aparición de la pandemia. Será cuestión de darle la vuelta al signo.

Ya explicamos que este nuevo contexto no es controlable ni finito, por tanto se hace imprescindible adentrarnos en la cultura del cambio con lo que tanto las herramientas que usamos en el día a día como la información que manejamos es cambiante y fluctuante. Nuestra mentalidad también deberá ser así, ágil y flexible. 

Siguiendo con el concepto de reporting, para poder reportar con calidad y de forma eficiente debemos empezar desde el principio. Reportar con calidad significa trasladar la información adecuada a los receptores, según sus necesidades, y que ésta les sea útil para la toma de decisiones y la consecución de los objetivos marcados. Las personas que dirigen las organizaciones son quienes determinan la misión y los objetivos a cumplir a largo, medio y corto plazo y los traslada a los mandos intermedios y al resto del equipo. Estos objetivos deben ser motivadores para el resto del equipo para garantizar su implicación en el recorrido. Por tanto, el punto de partida es la definición del objetivo estratégico y de los índices que nos ayudaran a saber si vamos o no en buen camino.

Para ello, una de las teorías de gestión económica existentes es la metodología de trabajo OKR (Objectives and Keys Results) implantada por grandes empresas como Google, Amazon o el mismo LinkedIN, pero también aplicable a pequeña escala en cualquier Pyme. 

Una vez establecidos los objetivos (O) generales de la organización debemos establecer los resultados clave (KR) asociados a ellos para poner en práctica lo decidido, siempre implicando al equipo. Una vez establecidos los KR, les asociamos las acciones a emprender para llegar a ellos. A continuación, se presenta un ejemplo gráfico de lo expuesto, centrándonos en el objetivo 1.

Anna Weise, consultora Agile, explica los beneficios de la metodología OKR en el siguiente artículo: Objectives and key results: Continuously improve using okr method. Os recomiendo su lectura, incluye la presentación de Rick Clau, partner de Google Ventures, donde explica las mejoras obtenidas por la compañía Google mediante la aplicación de este método.

En el siguiente gráfico, se presenta un pequeño ejemplo de mapa o cuadro de mandos con ejemplos de indicadores de gestión (KPI - Key Performance Indicator) relacionados con el KR1. Con la visualización constante y análisis del cuadro de mando podemos observar las desviaciones en los indicadores y reaccionar en la toma de decisiones para corregir la inercia.

Existen multitud de teorías económicas y metodologías de gestión que en muchos casos no son fáciles de aplicar en el día a día, bajarlas a la práctica, sin que con el tiempo resulte difícil realizar un seguimiento y poder sacar el máximo de rendimiento al esfuerzo realizado inicialmente con el diseño de los cuadros de mando.

Para que esto ocurra, es imprescindible mantener la motivación de todo el personal, describir bien las tareas y responsabilidades y sobretodo plantear objetivos que hagan ‘vibrar’ a los implicados.

Con la aplicación de estos conceptos junto con herramientas de trabajo colaborativo que ayudan a su puesta en marcha, control y seguimiento como el Teams (Microsoft), Trello o Slack….es posible llegar a gestionar los resultados de nuestras acciones encaminadas a lograr unos objetivos de forma más segura y siendo flexible y adaptándonos al entorno ágilmente. Entraremos en detalle en siguientes artículos.