Los últimos artículos publicados en monshot están enfocados a la estrategia, organización de equipos y al establecimiento de objetivos. Sin embargo, la gestión empresarial va irremediablemente ligada a un sinfín de protocolos administrativos y burocráticos que son imprescindibles para el buen funcionamiento de cualquier compañía, ya sea en tamaño minúsculo o monumental. Para organizar toda esta gestión administrativa y minimizar su peso dentro de los tiempos y energías del equipo es necesario diseñar un plan organizativo basado en uno de los valores de la metodología LEAN. Es decir, mediante protocolos eficientes que vayan acompañados del menor ‘ruido/residuo’ posible; entendidos estos como tiempo, energía y recursos desaprovechados sin aporte de valor añadido al producto o servicio que ofrecemos al cliente.

Las grandes empresas disponen de una infraestructura suficiente como para destinar recursos a la digitalización organizativa, disponen de programas y softwares de gestión empresarial (ERP) como A3, SAP, SAGE...entre otros, que ayudan a la gestión de todos estos procesos. Sin embargo, las pymes, con menos soporte de infraestructura deben aprovechar los recursos de los que disponen tanto humanos como tecnológicos. Además, un alto porcentaje de pequeñas empresas todavía conviven con el papel con el que es necesario un sistema mixto de trabajo, al menos, para empezar la transformación.

En primer lugar, es imprescindible seguir los siguientes tres pasos:

PRIMERO. Crear un plan de organización documental.

En este plan debe detallarse qué tipo de documentación manejamos para describir su trazabilidad, recorrido por la empresa y personas (o puestos de trabajo) que los utilizan. Hablamos de presupuestos, pedidos, albaranes, facturas proforma, facturas aprobada, facturas pendientes de pago, recibos, contratos laborales, escrituras notariales, declaraciones fiscales, etc...

Diseñar el plan lleva tiempo y gasto energético pero es importante hacerlo de forma consciente entre todo el equipo para que sea una herramienta exitosa durante su implantación y a lo largo del tiempo. Es importante basarse en el menos es más y ser prácticos.

SEGUNDO. Implementar el plan.

Una vez diseñado el plan, hay que implementarse y crear normas de funcionamiento basado en el orden y en el rigor. Si no se implanta, no existe. 

TERCERO. Llevarlo a cabo y mantenerlo en el tiempo.

Cuando esté ya implementado debe mantenerse en el tiempo para conseguir los objetivos de disminuir el tiempo y energía dedicada a los procesos. 

En segundo lugar, es imprescindible escoger la técnica de gestión documental adecuada para nuestra empresa.  Presentamos tres grupos de técnicas:

• Organización en el disco duro

Si no queremos destinar demasiados recursos al diseño del plan y su implantación, la mejor opción es disponer de una buena cantidad de Gigas en el disco duro o servidor de nuestra empresa. 

La organización a través de carpetas nos permite establecer la trazabilidad documental. Desde la realización de cualquier pedido hasta el pago de la factura correspondiente. Incluso se pueden enlazar los documentos con las partidas presupuestarias anuales donde se asigna el coste. 

Del mismo modo para los ingresos: des de la aprobación del presupuesto/honorarios hasta el cobro de la factura. Aquí un ejemplo:

• Todo en la nube

Si la necesidad de espacio no es suficiente en nuestro disco duro o servidor existen herramientas en la nube que con cuotas aceptables permiten el almacenamiento de la documentación. Dropbox, MEGA y Google Drive son ejemplos de ello y además permiten compartir la información que quieras con personas de ajenas a la empresa estableciendo permisos para ello.

El tipo de organización de la documentación sigue los mismos criterios que el almacenamiento en el disco duro.

Para estas dos primeras técnicas es imprescindible establecer en el plan la forma en que se nombraran los archivos, incluyendo la fecha del documento, número de asiento contable si se trata de información que afecta a la contabilidad y siglas de cliente o proveedor.  Si están pendientes de pago/cobro o ya se han realizado puede determinarse mediante el uso de colores y etiquetas.

• ERP – Programas de gestión empresarial 

Podemos ir un poco más allá y utilizar softwares y ERPs para pymes que no sólo almacenan la documentación, sino que crean y organizan el documento directamente (pedidos, presupuestos, facturas). También enlazan la gestión de la tesorería con las cuentas bancarias directamente para conciliarlas y sincronizarlas a conveniencia, así como disponer de un CRM (control y gestión de oportunidades y futuros clientes). Obviamente, estas plataformas y/o softwares son de pago, pero se puede sacar mucho partido y a la larga ahorrar en tiempo energía y recursos.

Aportan también capacidad de análisis al disponer de la información que va generando la empresa con lo que permite disponer de un panel de datos (dashboards) con variables económicas, financieras y comerciales que ayudan a llevar un control de la salud de la empresa y en la toma de decisiones.

Estos recursos deberán complementarse con la organización y almacenamiento del resto de documentación generada (contratos laborales, contratos con proveedores y clientes, escrituras privadas o notariales, operaciones financieras, etc.).

Una herramienta web enfocada a la contabilidad que funciona muy bien y está pensada para pymes es HOLDED. Muy ágil, intuitiva y fácil de usar.

Como hemos dicho, muchas pymes todavía conviven con el papel. La documentación disponible en las oficinas sin quererlo irá disminuyendo, ya que es la tendencia de los últimos años. Sin embargo, la total transformación lleva un tiempo. La sugerencia para ir eliminando es disponer de un programa de escáner adecuado (hay unos cuantos de gratuitos) que permiten integrar los documentos en cualquiera de las técnicas de organización que se apliquen.

En el artículo Should your small business go to Paperless? de The Balance se plantean los pros y contras de la reducción del papel en las oficinas. Aunque el artículo es del 2018 y quizás los contras ya no son tan contras es un buen artículo para reflexionar.

Añadiríamos también otros dos valores a los presentados muy actuales en los tiempos que corren:

• Mejora de la gestión del conocimiento de la empresa. Una buena organización documental y la digitalización de les procesos facilita la integración de las personas que entran nuevas en la empresa, reduciendo el tiempo de formación y adaptación a la cultura de trabajo de la empresa.
• Continuidad de negocio mediante el teletrabajo. La digitalización de los contenidos facilita el trabajo colaborativo y a distancia.