Siempre ha habido controversia entre la necesidad de tener todos los procesos escritos para facilitar la entrada de nuevos miembros al equipo o disponer de un contexto más flexible donde el equipo se autogestiona y autoadministra. Desde el movimiento Agile, uno de los valores de su manifiesto trata este tema. En el #tip14_AGILE_software funcionando sobre documentación extensiva  abordamos la necesidad de priorizar la entrega de valor al cliente sobre la documentación de los procesos y protocolos, aunque en ningún caso se plantea la eliminación de protocolos, ni mucho menos, si no que son positivos si se usan como guía. 

Presentamos aquí los pros y contras que creemos más importantes a la hora de diseñar protocolos de actuación: 

Pros: 

1. La documentación ayuda a entender la estrategia y dirección de la empresa. Poner negro sobre blanco el PARA QUÉ de la existencia de la empresa ayuda a tener un equipo focalizado a ello. 

2. Ayudan a entender la cultura de trabajo de la empresa. 

3. Facilita la entrada y adaptación de nuevos miembros al equipo de trabajo. 

4. Ante las nuevas formas de trabajo con equipos más horizontales y autogestionados, la disposición de unas bases, normas y/o objetivos facilitan la alineación del equipo. 

5. Tratar los protocolos como guía y acompañamiento, no como instrucciones del día a día. 

Contras: 

1. Demasiada descripción conduce al estancamiento y a limitarse a cumplir lo escrito. 

2. Dificultad de adaptarnos a cambios externos de la demanda si tenemos que dedicar recursos al cambio de protocolos debido a nuevos contextos. 

3. La homogeneización de protocolos dificulta la creatividad del equipo y la proactividad.  

4. No facilita la mejora continua porque la readaptación de la definición de protocolos supone una barrera para empezar iniciativas nuevas. 

5. Posibilidad de caer en la burocratización de la empresa. 

Está claro que encontrar un punto medio entre los pros y contras es la mejor opción. Debemos tener en cuenta el sector donde trabajamos y el producto o servicio que ofrecemos para valorar la necesidad o no de disponer de unos protocolos más o menos flexibles. No es lo mismo fabricar chinchetas o bolígrafos que diseñar campañas publicitarias. 

Y también valorar que el establecimiento de reglas marcadas e instrucciones de trabajo es más apropiado quizás para grupos de la empresa más enfocados a tareas administrativas en comparación a los equipos creativos que trabajan en el desarrollo y diseño del producto. 

En conclusión, disponer de pautas escritas en cuanto a la estrategia y misión del grupo es esencial para que todos tiren de carro en la misma dirección. Si vamos un poco más a fondo y establecemos protocolos de actuación para el desarrollo de las acciones diarias debemos centrarnos en aquellas importantes, las que dan valor al producto y/o servicio que ofrecemos pero no detenernos en detallar cualquier movimiento. Esto produciría estancamiento y poca cintura para adaptarnos a cualquier incidencia o cambio de tendencia en nuestro mercado, ya que tendremos que actualizar primero lo escrito antes que actuar.