Siguiendo la estela del Tip anterior, #Tip4 Deporte, equipos y herramientas colaborativas, en este artículo nos adentramos un poco más en los beneficios que aporta utilizar herramientas colaborativas.
Recordemos que definimos el trabajo colaborativo como las relaciones que se establecen entre los miembros del equipo de trabajo para desarrollar formas de comunicación que permitan ahorrar en tiempo y mejorar en eficiencia para la consecución de un objetivo o para llevar a cabo un proyecto determinado. Hasta hace unos años, se entendía el desarrollo de los flujos de información en organizar reuniones, focus grup y comisiones de trabajo focalizadas en algún objetivo concreto. Reuniones presenciales.
Actualmente, estas formas de comunicación han derivado hacia la necesidad de la digitalización de estos procesos, la cual se hace casi imprescindible; no solamente debido a la necesidad de mantener distancia social, teletrabajar y evitar contactos innecesarios, sino a las necesidades en sí de hacer más eficiente la comunicación. Esta tendencia ya era vigente antes de la pandemia.
La digitalización de los procesos organizativos nos permite lo siguiente:
- Aprovechar mejor el tiempo.
La reducción del tiempo invertido en comunicar y transmitir información es abismal en el contexto del que hablamos. Casi la totalidad de las herramientas y plataformas colaborativas se desarrollan en entornos web, con lo que puedes acceder a ellas desde cualquier rincón del planeta.
Además, están diseñadas en entornos tecnológicos ágiles, muy intuitivos y fáciles de entender con lo que el usuario intuye rápidamente como se utiliza. El tiempo destinado a formación básica para su uso no es necesariamente muy amplio.
2. Relaciones y flujos de información.
El uso de estas herramientas y la configuración y organización del equipo en ella (accesos, permisos...) permite que de forma muy directa la información fluya entre los horarios. Además, queda plasmado en los paneles, tableros, tareas con lo que el resto de usuarios pueden ver como fluye esa información entre el resto de compañeros. Todos el mundo está al día del desarrollo del proyecto.
3. Gestión de equipos multidisciplinares.
El uso de herramientas colaborativas nos permite adaptar el trabajo a grupos flexibles (dar de alta/baja a usuarios cuando queramos) y dar respuesta a objetivos comunes, aunque los usuarios provengan de distintas especialidades de formación y/o know how. Esta diversidad, en un inicio, puede exigir mayor esfuerzo para determinar las formas de comunicación pero se consiguen equipos más productivos y eficaces.
4. Alineación del equipo.
Al tener todos accesos a las actualizaciones de avance del proyecto, documentos, archivos y links de interés hace que todos estén focalizados hacia el objetivo marcado. Nadie se pierde información de interés con lo que todos los usuarios saben dónde estamos. Todo esto favorece la alineación de equipo y la actualización simultánea de información para todos.
5. Contribución al aprendizaje del resto.
La interacción entre usuarios que forman un equipo multidisciplinar y heterogéneo siempre da lugar a la creación de sinergias y al intercambio de conocimiento. Este hecho es muy motivador para todos y sobre todo beneficioso para la organización y la consecución de los objetivos comunes. Todos aprenden de todos y la aportación conjunta del equipo a la compañía crece exponencialmente.
6. Perfiles Agile.
Los usuarios con perfiles Agile que trabajan de forma flexible, con capacidad de adaptación y aceptación a cambios constantes, con objetivos dinámicos y acostumbrados a interrelacionarse con personas de variados perfiles son los que mejor se adaptan a estas herramientas.
Las ventajas descritas nos ayudan a implementar e invertir en herramientas colaborativas, pero no hay que olvidar que su uso eficiente dependerá de la implicación del equipo, motivación y responsabilidad. El resto de mortales que todavía no han alcanzado un perfil Agile no deben olvidar que esta transformación es el camino y que los entornos VUCA (volátiles, inciertos, complejos y ambiguos) ya no son el futuro, los tenemos aquí. Ya. Y llegaron para quedarse.
