10 de noviembre de 2021

#Tip35_Equipos creativos_5 ventajas del uso de HOLDED

Semanas atrás anunciamos que monshot pasaba a ser partner de la app barcelonesa de gestión empresarial Holded. Es fácil pensar que esta asociación puede servir para nuestro crecimiento como arma comercial. Podría ser. Pero sinceramente, el tiempo nos está dando la razón, ya que el uso constante de esta herramienta nos permite validarla, conocerla y resumir sus principales ventajas, a raíz de su uso diario. Este hecho nos conduce, sin duda alguna, a recomendarla constantemente. 

Des de nuestro punto de vista, destacamos 5 puntos principales:

  • Equipos creativos
    • Gestión de proyectos

    En Holded conoces la rentabilidad de un proyecto en concreto de un vistazosimplemente con la entrada de gastos, ingresos y horas dedicadas. I en el dashboard se agregan todas las rentabilidades conociendo el global del negocio.

    • Orden

    El seguimiento de las tareas que te ofrece la aplicación te permite seguir un orden que da lugar a la obtención de indicadores en tiempo real según se entren los datos y documentos.

    • Digitalización

    La aplicación permite prescindir del papel muy próximo al 100%. Digitaliza la facturas y los tickets de gasto al mismo tiempo que los contabiliza y enlaza con la rentabilidad de cada proyecto. Así, disminuimos gastos de gestión y gastos de papel.

    • Agilidad y facilidad

    El diseño de la interface y la usabilidad de las diferentes pestañas ofrecen una visión y uso de la app muy alejado de las ERP conocidas hasta ahora con entornos destinados a perfiles profesionales contables o controllers. Holded permite que un usuario poco familiarizado con los términos contables y financieros entienda qué pasa en su negocio haciendo pocos clics.

    Cabría pensar que estas 5 características las tienen otras aplicaciones o ERP del mercado, pero Holded las une y combina de forma que su uso sea agradable, ágil y fácil. Ofrece un enfoque moderno, actual y alejado de las prácticas ortodoxas de control del negocio. No hace falta comentar el bajo coste de implantación en comparación con todo el valor añadido que puede aportar al negocio y ahorro de tiempo y costes.

    La aplicación está pensada y diseñada por un equipo de gente joven, dinámica y formada muy acorde con los tiempos actuales.

    6 de julio de 2021

    #Tip31_Pymes_ 5 variables esenciales para saber si estás progresando

    En cualquier organización, sea empresarial o no, se debe plantear el PARA QUÉ de su existencia: ¿Por qué motivo se creó? ¿Qué queremos aportar a la sociedad? Las respuestas a estas preguntas nos dan la razón de su existencia y los objetivos que se planean conseguir.

    Con estas respuestas y las bases asentadas….¿cómo sabemos si progresamos?

    Esta pregunta es muy conocida en el ámbito de organización empresarial de los últimos años. La realizó Eric Ries en su libro El método Lean Startup (2013) para que reflexionemos sobre las bases de lo que estamos haciendo y el aporte de valor de nuestra organización ya no solo para el cliente sino para la sociedad.

    En el contexto de estrategia empresarial, progresar significa avanzar en la dirección marcada en la definición de la estrategia. Vamos a ver 5 variables esenciales que nos permitirán saber si lo estamos consiguiendo:

    1. Disponer de una estrategia

    Si no disponemos de estrategia no hace falta ni hablar de progreso, así de claro. No hay dirección, no hay camino, no hay objetivos. El día a día manda, no hace falta analizar nada más aunque está claro que la empresa tiene los días contados.

    2. Indicadores y métricas

    Si disponemos de estrategia, hace falta tener marcados unos objetivos con su consecuente plan de acción y responsabilidades del equipo. Si esto está claro, habrá que determinar indicadores para conocer su evolución.

    Disponemos de métricas o índices de desarrollo de la empresa (KPI) que nos dan información al respecto. Podéis revisar el #Tip3_Indicadores y métricas ¿son útiles? para ampliar la información.

    3. Indicadores sociales

    No obstante, no solamente debemos tener en cuenta la información económica para determinar si progresamos o no. El clima social, los lazos informales entre los miembros del equipo y la existencia de líderes natos en los equipos son algunas de las variables que hay que observar en detalle dentro de nuestra empresa. Por tanto, disponer de indicadores integrales más enfocados a variables informales es importante para conocer el contexto donde se desarrolla la actividad. También podéis revisar el #Tip26_Pymes_Indicadores no financieros para una visión integral.

    4. Revisión de objetivos

    Si disponemos de los indicadores adecuados y de información clara habrá que analizar si los objetivos marcados a priori eran realistas y alcanzables, con lo que seguiremos con nuestra estrategia o si, en caso contrario, se nos hace imposible conseguirlos o han quedado obsoletos. Cambios en el mercado, incidencias externas o revisión de expectativas pueden dar lugar a una necesidad de revisión de los objetivos. No es ningún problema si se detecta, se asume, se analiza y se cambia. Para ello es necesario un ambiente de trabajo que sea flexible, de organización horizontal y propenso a realizar cambios. 

    5. Ajuste de la estrategia 

    Una vez realizada la revisión de objetivos, si los cambios son considerables también hará falta revisar la estrategia y adaptarla a las nuevas necesidades; ya sea ante necesidades de adaptar al equipo a estos nuevos objetivos (estrategia interna) o la adaptación a cambios del mercado (estrategia externa).

    Para finalizar, debemos tener en cuenta que para obtener los indicadores del punto 1 y 2,  es esencial disponer de información de lo que ocurre en el día a día, ya no solo en el ámbito económico, por lo que deberán definirse herramientas que permitan disponer de esta información. Ejemplos:

    · Si se trata de una empresa pequeña con pocas transacciones económicas podemos disponer de información a través de las cuentas contables o desde las plantillas de Excel que utilicemos para el control presupuestario, pedidos, costes laborales, transacciones económicas, deuda externa, control de proyectos. A partir de aquí, construiremos los indicadores estratégicos.

    · Si manejamos una mayor cantidad de datos es importante disponer de herramientas de gestión / ERP disponibles en el mercado. Casi siempre ya disponen de indicadores y cuadros de mandos que nos dan la información básica para saber como estamos evolucionando. Sin embargo, es poco personalizable con lo que si hay cambios de objetivos y/o estrategia deberemos destinar recursos a adaptar estas herramientas.

    1 de junio de 2021

    #Tip28_Pymes_Cashflow vs resultado

    Photo by Fabian Blank on Unsplash

    En artículos anteriores (#tip17_Pymes_las 5 flaquezas más comunes en la gestión, por ejemplo) comentamos algunos patrones de comportamiento de los órganos gestores de las Pymes, sobre todo cuando están formados por líderes con perfiles profesionales liberales que, gracias a su talento y saber hacer, les ha permitido crecer en infraestructura, equipo y cantidad/calidad de sus proyectos.

     Cuando este crecimiento se produce, los responsables se encuentran con que no saben o no pueden hacer una lectura del funcionamiento de su negocio desde el punto de vista de la rentabilidad y basan su día a día en llegar a fin de mes e ir pagando las facturas que entran. Y, así, no se pueden tomar decisiones estratégicas para tirar adelante. Obviamente, se centran en lo que saben y dominan y en aquello con lo que pueden aportar valor a sus clientes.

    Sin embargo, esto no les exime de responsabilizarse de su negocio desde el punto de vista económico y financiero; lo cual conlleva barajar variables de estas características que les deben llevar a tomar decisiones para seguir adelante, creciendo y respondiendo a sus obligaciones económicas.

    Una de las principales carencias en ese sentido es la distinción entre CASH-FLOW (generación de tesorería) y el resultado (Ingresos menos gastos).

    Los definiremos:

    El RESULTADO es el margen neto que hemos obtenido durante un periodo de tiempo al realizar nuestra actividad, independientemente de los movimientos de caja. Mientras que el CASH-FLOW es el estado de la cuenta bancaria. Es la consecuencia en la caja de nuestra actividad con entradas y salidas de dinero y en un momento preciso del tiempo.

    A nivel contable, hay unas variables que deben tenerse en cuenta a la hora de saber el resultado de la empresa y que no comportan movimiento bancario, estas son

    • las AMORTIZACIONES (compensaciones de la depreciación de las inversiones que van disminuyendo su vida útil - un PC va perdiendo valor a medida que pasa el tiempo) y, 
    • las PROVISIONES (creación de un fondo para cubrir posibles riesgos futuros - impagados, pagas dobles, premios de jubilación -).

    Por tanto, muchas veces estos conceptos se definen de la siguiente manera:

    CASH-FLOW = RESULTADO + AMORTIZACIONES + PROVISIONES

    Sin embargo, esta fórmula no refleja en sí la situación financiera de la empresa, nos equivocaríamos. Hay que corregir esta fórmula con los lapsos de tiempo entre la realización de los ingresos/gastos y sus cobros/pagos en la cuenta bancaria.

    Un ejemplo nos permitirá explicar la diferencia:

    Mientras pueda pagar las nóminas y la seguridad social a final de mes, ya me doy por satisfecho/a’.

    Esto es una declaración de intenciones muy noble. La interpretación puede hacerse como que el objetivo final de la dirección es cubrir gastos y poder remunerar a todo el equipo, sin más aspiraciones que esas. Perfecto. Sin embargo, llegar a final de mes no es garantía de que el negocio siga funcionando, cabe analizar cómo trabajamos para que nuestro objetivo continúe siendo alcanzable. Para empezar, lo que pagas a final de cada mes no va relacionado con el momento en que has generado esos gastos o ingresos. Es decir, lo que ingresas (factura) no lo cobras el mismo día (entrada en la cuenta corriente). Este lapso de tiempo hay que analizarlo y reducirlo al máximo para que el resultado de la cuenta de explotación sea el más cercano posible al cash-flow (generación de saldo bancario).

    No obstante, en según qué empresas esa cuadratura no se puede realizar

    EJEMPLO: PROVEEDOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

    Pongamos el caso de una empresa proveedora de las Administraciones Públicas o de grandes empresas. En ese caso es muy poco probable que los cobros de sus ingresos (facturas) se produzcan al contado, en la misma fecha de emisión de factura, ya que normalmente pagan a 60/90 días. 

    La organización y gestión de la empresa y por tanto, la toma de decisiones estratégicas siempre se debe tomar en cuenta ese lapso de tiempo. En ese caso, por ejemplo, deberá negociar con sus proveedores, el pago de sus facturas lo más acorde posible con el cobro de las suyas, para evitar tensiones de tesorería. Si pagas tus gastos al contado pero cobras a 90 días necesitarás financiación externa para cubrir los pagos de los gestos fijos durante el lapso de tiempo. En cambio si puedes negociar plazos de pago más cortos a tus proveedores ya estás acortando el tiempo en descubierto.

    Esta problemática de tesorería no te está dando ninguna información de rentabilidad, sino de realización efectiva de sus pagos y cobros. La información de si su negocio es rentable te la da la fecha de las facturas recibidas y emitidas y todas aquellas variables económicas que pueden afectar al resultado económico y que también debes tener en cuenta como la amortización de las inversiones realizadas o la provisión de riesgos futuros, como por ejemplo los impagados, las cuales no generan movimiento bancario, pero suponen un gasto.

    18 de mayo de 2021

    #Tip26_Pymes_Indicadores no financieros para una visión integral

    En el #tip3_Indicadores y métricas ¿son útiles? hablábamos de la necesidad de disponer de indicadores para controlar si cumplíamos o no con los objetivos marcados. Esos indicadores nos daban señales para readaptar las acciones diarias en el caso de que los índices no fueran los previstos o, al contrario, nos daban tranquilidad de  espíritu de forma temporal hasta la siguiente revisión. 

    Según nuestra experiencia, cabe destacar que existe una tendencia a diseñar y establecer indicadores financieros para determinar la salud del negocio.  No obstante, muchas veces es necesario centrarnos en indicadores  cualitativos e incluso subjetivos para tener información de como funcionamos como equipo y como entregamos valor a nuestros clientes y por tanto, si nuestra empresa late como debería.  De esta manera disponemos de un Cuadro de Mando Integral, con indicadores que controlan distintos ámbitos de la empresa. 

    En el artículo de hoy nos centramos en algunos indicadores no financieros: 

    1. CLIENTE 

    Teniendo en cuenta siempre el cliente en nuestra visión es obligatorio tener información sobre: 

    • sus niveles de satisfacción 
    • Fidelización 
    • Cuota de mercado 
    • Adquisición de nuevos clientes 

    El cliente es nuestra razón de hacer y es quien recibe el valor de nuestro producto/servicio. La integración de la visión del cliente, la obtención de feedback y la disposición de estos indicadores  clave  permitirán  un  avance cualitativo en nuestra organización. 

    1. PROCESOS INTERNOS 

    Deben ser indicadores centrados en: 

    • Grado de diseño y desarrollo del producto o servicio. 
    • Servicio operacional sobre la cadena de suministro. 
    • Tiempo destinado desde el diseño a la entrega al cliente. 
    • Control sobre otros procesos operativos: Marketing, servicio postventa... 

    Los indicadores diseñados para controlar los procesos  internos deben evaluar aquellos procesos que tengan mayor impacto sobre el cliente y a la mejora financiera como objetivo. Es decir, todos aquellos procesos indispensables pero reiterativos y más bien destinados a la gestión documental, administrativa y contable deben funcionar como un reloj, pero no formaran parte de nuestro conjunto de indicadores clave, ya que no nos dan información estratégica. 

    FORMACIÓN Y CRECIMIENTO 

    En este ámbito se pretende controlar como debemos organizarnos para favorecer un entorno de  aprendizaje y crecimiento y sobre todo dirigido a objetivos a largo plazo, a diferencia de los dos anteriores

    Los objetivos establecidos en los ámbitos financieros, de perspectiva de cliente y en los procesos internos nos indican los puntos en los que debemos ser excelentes. Es en esos puntos donde debemos de enfocar los  esfuerzos en formación y crecimiento, porque son los que aportaran mayor valor al producto o servicio y sobre todo, desde una visión más a largo plazo. 

    Por tanto los indicadores esenciales desde esta perspectiva son: 

    • Capacidades de los miembros del equipo. 
    • Capacidades de los sistemas tecnológicos utilizados. 
    • Motivación y alineación del equipo. 
    • Delegación del empoderamiento y autogestión. 

    Estos 3 ámbitos junto con los índices financieros utilizados más habitualmente, deben ir vinculados a la estrategia. La visión integral de todo ello nos proporcionan información y perspectiva de  nuestro  negocio. Hay que añadir que siempre hay campo para la creación en el diseño de indicadores. En cualquier negocio existen datos e información estratégicos propios de la organización con los que  también nos podemos montar nuestros propios indicadores.  

    Para ampliar todo lo expuesto en este artículo podéis acudir al fantástico libro de Robert S. Kaplan  & David P.Norton, Cuadro de Mando Integral1996. (Harvard Business  School  Press) reeditado varias veces. 

    Los cuadros de mandos integrales permiten un sistema de medición equilibrado controlando distintas variables del negocio, complementando con la financiera. Cabe destacar también que no solo sirven de guía a los directores de las compañías sino que tiene que estar disponible para el equipo en todos los niveles de la organización. 

    4 de mayo de 2021

    #Tip24_Pymes_HOLDED_uniendo gestión y rentabilidad desde 0

    El uso de ERP (softwares de gestión integral) es indispensable en cualquier compañía, sea del tamaño que sea. Elegir el adecuado se convierte en una tarea bastante sofocante no solo por el empeño del equipo comercial en cuestión si no para entender las funciones del producto que te ofrecen y saber si se adaptan bien a tus necesidades. Todo esto lleva tiempo, ganas y recursos. 

    La gran mayoría de ellos ofrecen las funciones básicas de contabilidad, CRM (gestión de clientes), impuestos, conciliación bancaria, control de inventario y generación de las Cuentas Anuales, por tanto, las diferencias que nos deben hacer decidir están en la usabilidad y el valor que nos pueda aportar a nuestro negocio. 

    Muchas veces, las cosas buenas pasan por casualidad o por destino, y así ocurrió con HOLDED en nuestro caso. Lo conocimos por azar hace un tiempo, lo probamos, analizamos, utilizamos y sencillamente, de forma natural, decidimos ofrecerlo a quién tuviera tales necesidades con las que Holded podía encajar perfectamente, hecho que pasa frecuentemente. 

    Es por eso, que en el artículo de hoy planteamos las razones por las que aconsejamos su uso

    1. Funciones básicas a mínimo precio.  

    Con las funciones básicas garantizadas no tienes que hacer una gran inversión si estás empezando y ya dispones de índices de negocio desde el minuto 0 y a partir de la entrada de datos (presupuestos, facturas, tickets, pagos, cobros) en el programa. Tampoco necesitas espacio en tu ordenador al tratase de un programa en entorno web. 

    1. Facilidad de uso. 

    Puedes conectarte a HOLDED desde dónde sea. Es muy intuitivo y de fácil uso y no es imprescindible tener grandes conocimientos económicos para la introducción de los datos. Quizás un poco más en la elección de indicadores y el diseño del cuadro de mandos (aunque ya viene uno básico de serie). 

    1.  Contabilidad financiera y contabilidad analítica 

    Los dos tipos de contabilidad están muy bien integrados con lo que no es necesario hacer ningún tipo de programación para enlazarlas. Te ofrece indicadores clave para el control del negocio partiendo de unos objetivos marcados de inicio, siguiendo el plan estratégico de tu empresa. 

    1. Gestión CRM partiendo de las oportunidades (Leads). 

    El programa permite gestionar las oportunidades (contactos susceptibles de ser futuros clientes) desde el inicio hasta su conversión a cliente, generación de presupuestos, facturas proforma, factura y cobros. 

    1. Gestión de proyectos y rentabilidad 

    Desde nuestro punto de vista aquí está el gran aporte de HOLDED. Junto con los puntos anteriores va ligada la gestión de proyectos con lo que se integra en cada proyecto: 

    • Miembros del proyecto. 
    • Registro horario de cada miembro para controlar el tiempo de dedicación. 
    • Coste unitario de cada miembro para controlar la rentabilidad. 
    • Posibilidad de facturar directamente al cliente las horas imputadas. 

    La gestión de las tareas, registros horarios y registro de la nómina va ligado a la generación automática de asientos al generar facturas y conciliar bancos, con lo que te ahorras muchos clicks y cambios de pantallas. 

    Además, puedes gestionar las tareas de cada proyecto para su seguimiento, asignando tarjetas tipo tablero KANBAN pero siempre enlazado a toda la parte de gestión administrativa, para aprovechar al máximo los datos integrados en el programa. 

    Con todo ello, la digitalización y transformación de la gestión del negocio te aporta

    Eliminación del papel. 

    Actualización continua y recurrente de los indicadores del cuadro de mando

    Contacto y asesoramiento constante con el equipo de Holded mediante chat. 

    - Posibilidad de actualizar el plan y aumentar funciones, integraciones con otros programas y capacidades en cualquier momento. 

    Puedes subscribirte en www.holded.com, dispones de 14 días de prueba para que te convenza como lo hizo con nosotros o contactar con nosotros en hola@monshot.net 

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