Anteriormente, en el #Tip3 Indicadores y métricas ¿son útiles? hablábamos de la importancia de establecer métricas para controlar aquellas variables que para nuestra organización son estratégicas. En este artículo lo pondremos a la práctica.

Esas métricas se definen cómo KPI’s, acrónimo en inglés de Key Performance Indicator, que traducido serían los índices claves de desarrollo o del negocio.  

Cuando dispones de muchos datos e información es fácil perderte en ellos para establecer estas métricas y normalmente se establecen indicadores interesantes pero no estratégicos. La disposición de muchos índices puede desviarnos de nuestro foco así que es primordial establecer pocos KPI, pocos y cualitativos.

Para ello, es importante definir y determinar qué información es clave y cómo quieres medirla para que ayude a la toma de decisiones y la consecución de los objetivos establecidos.

¿Cómo debe ser un KPI?

Un indicador debe cumplir las siguientes características para que aporte el valor que se precisa:

• Medible, cuantificable e interpretable fácilmente.
• Simple y directo para qué conteste a tus preguntas. 
• Continuo en el tiempo para poder comparar resultados y conocer su evolución.

Entonces, ¿cómo determinamos nuestros KPI?. Pasos: 

1. Identificar qué parte de nuestro negocio tiene valor estratégico y qué información necesitamos.

• Identificar y facilitar la fuente de datos e información (ejemplos: ERP contable, software de inventario, fuentes públicas de información para el estudio de mercado, LinkedIN, CRM propio…)

• Tener en cuenta el contexto actual (mercado y competencia) para tener perspectiva de la información que aportará el KPI.

• Que no sea estático y nos dé información concreta de un momento. Es preferible que sea dinámico y corriente para poder comparar su valor en distintos momentos del tiempo.

• El KPI debe ser la medida que nos permita controlar el KR (Resultado clave) que haremos determinado como respuesta a un objetivo marcado, siguiendo el marco de trabajo de los OKR.

TIPS:

• Establecer 2 o 3 KPI’s, un mayor número nos distrae de los objetivos.
• Ser realista y establecer KPI que nos den información de como trabajamos y no nos determinen objetivos inalcanzables, aunque los deseemos.
• Asegurarnos del acceso a los datos. 
• Escoger el software oportuno para el diseño del KPI.

Siguiendo con el ejemplo que presentamos en #TIP2, el punto de arranque era una empresa suministradora de material de papelería con problemas en el control de stock. Con un diseño y elaboración de KPIs en un marco de aplicación de OKRs se habrían ahorrado muchos problemas, uno de ellos la falta de comunicación.

Principalmente se encontraban con que el personal de almacén no controlaba ni actualizaba el control de stock, con lo que el resto de departamentos (compras, finanzas y comercial) no eran conscientes de la rotura de stocks. Por lo tanto, no se hacían compras al proveedor para reponer los artículos, no se controlaba el flujo económico y el departamento comercial seguía ofreciendo el producto a los clientes sin tener en cuenta que el tiempo de entrega no era el óptimo

.Con la aplicación de los siguientes KPIs podrían haber detectado el problema desde dos perspectivas:

Mide la velocidad en que se repone el stock. Así se pueden detectar cuáles tienen mayor rotación y establecer estrategias comerciales para aumentar sus ventas y dar salida a los de menor rotación.

Esta métrica nos indicará la evolución de las ventas en relación con lo esperado. Si el índice es menor a 1 podemos tener rotura de stock, ya que este estará calculado sobre la demanda esperada.

La disposición de estos KPIs en formatos colaborativos donde todas las personas implicadas del equipo tengan acceso permitirán que en cualquier momento salten las alarmas para la toma de decisiones o al contrario, nos tranquilicen el alma. De ahí, que es crucial disponer de ello y no depender de la intuición. Aunque muchas veces la intuición acierta es recomendable que la evidencia de una métrica nos dé la razón.