¿Para qué sirven las reuniones? La respuesta parece obvia, pero no nos engañemos, cada uno tiene sus prioridades y motivaciones para convocarlas y para asistir a ellas.

Si nos queremos poner de acuerdo en el PARA QUÉ, podemos partir de forma objetiva de la siguiente definición: ‘A meeting is a assembly of people that is designed to produce value’. Así empieza el artículo 27 types of meeting publicado en la web de Simplicable: una reunión es una asamblea de gente designada para producir valor.

Este concepto podría ser el foco de aquél que convoca reuniones, ¿no?.  Pues no siempre, por desgracia. Hace unos días en La Vanguardia, Xavier Marcet, en su artículo Reunionitis en línea,  contextualizaba las reuniones que se realizan durante la pandemia. En él escribe sobre la promiscuidad tecnológica donde se ‘trasladan las patologías presenciales a las digitales’.  Para Marcet, se realizan excesivas reuniones y muchas de ellas se convierten en tertulias sin resoluciones. Las reuniones deberían ser una ‘invitación a la operatividad’ y una ‘oportunidad para la inspiración’.

Partiendo de ahí, en el artículo de esta semana queremos plantear, de forma práctica y escueta, cómo, cuánto y qué deben contener las reuniones para que sean lo más productivas posibles:

Objetivos 

Los objetivos principales de una reunión deberían ser: 

• Tomar decisiones. Es imperativo salir de la reunión con el objetivo establecido a priori cubierto y si no es posible, con resultados que aporten valor para su consecución. 
• Clarificar dudas, desencallar conflictos y consensuar conceptos básicos para el buen funcionamiento de la organización. 
• Contrastar opiniones para avanzar en una línea determinada. 
• Negociar, aprobar y decidir sobre una cuestión ya conocida de antemano por todos y todas las presentes. 

Para ello es necesario: 

FOMENTAR: 

• Acotar de antemano la duración de la reunión. Óptimo: 45’. 
• En las reuniones deben estar los asistentes imprescindibles, ni más ni menos.  
• Ir leídos. La información que se trabaja en la reunión debe estar disponible para los asistentes unos días antes (documento compartido por email, en Google Drive, Dropbox, Slack, Teams, Trello, audio...). 
• Realizar menor número de reuniones pero de mayor calidad.  
• Combinar reuniones presenciales con telemáticas, según las necesidades. 

EVITAR: 

• Monólogos para alimentar el ego. Liderar una reunión no significa monopolizarla. 
• Contextualizar el motivo de la reunión al empezar. El contexto debe conocerse antes de empezar la reunión mediante un documento compartido. 
• En las reuniones no se dan y reciben instrucciones u órdenes. Se envían por email o se distribuyen mediante herramientas colaborativas.  
• Reuniones interminables. Los asistentes desconectan pensando en todo lo que tienen que hacer ahí fuera.  

Una vez la reunión está funcionando, no deben realizarse discursos ni monólogos unidireccionales. Es necesario fomentar la participación de todos los asistentes para que todos aporten su punto de vista. Es bueno también contar con asistentes de diferentes disciplinas para que la cuestión a discutir sea afrontada desde distintos puntos de vista, diferentes valores y varias perspectivas. Todo ello aporta valor. 

En la línea de agilizar la gestión en las organizaciones, os recomendamos el Podcast El futuro del trabajo, Episodio 111: La oficina es un fetiche del 14/12/2020. El invitado fue Raúl Antón Cuadrado, colaborador de Automattic (WordPress). En una parte de la interesantísima entrevista nos habla de las reuniones poniendo algunos ejemplos de prácticas a evitar y como las realizan en Automattic, basándose en la agilidad y el aprovechamiento del tiempo y de los recursos.  

Otro punto de vista también nos lo ofreció el escritor y periodista  Joan Barril hace bastantes años en su artículo Convocados, donde decía: ‘La reunión se ha convertido en la gran excusa de la ausencia’. Cuando por teléfono te responden al preguntar por alguien está reunido, es síntoma de inoperancia, ya no se aceptaba entonces que estar reunido era sinónimo de trabajar y servía como excusa para no atender. A ver si 25 o 30 años después  seguimos en las mismas... 

Aquí un ejemplo de una reunión de pingüinos corta, eficiente y con solución de conflicto incluida a última hora. Tenemos mucho que aprender del mundo animal. 

Los últimos artículos publicados en monshot están enfocados a la estrategia, organización de equipos y al establecimiento de objetivos. Sin embargo, la gestión empresarial va irremediablemente ligada a un sinfín de protocolos administrativos y burocráticos que son imprescindibles para el buen funcionamiento de cualquier compañía, ya sea en tamaño minúsculo o monumental. Para organizar toda esta gestión administrativa y minimizar su peso dentro de los tiempos y energías del equipo es necesario diseñar un plan organizativo basado en uno de los valores de la metodología LEAN. Es decir, mediante protocolos eficientes que vayan acompañados del menor ‘ruido/residuo’ posible; entendidos estos como tiempo, energía y recursos desaprovechados sin aporte de valor añadido al producto o servicio que ofrecemos al cliente.

Las grandes empresas disponen de una infraestructura suficiente como para destinar recursos a la digitalización organizativa, disponen de programas y softwares de gestión empresarial (ERP) como A3, SAP, SAGE...entre otros, que ayudan a la gestión de todos estos procesos. Sin embargo, las pymes, con menos soporte de infraestructura deben aprovechar los recursos de los que disponen tanto humanos como tecnológicos. Además, un alto porcentaje de pequeñas empresas todavía conviven con el papel con el que es necesario un sistema mixto de trabajo, al menos, para empezar la transformación.

En primer lugar, es imprescindible seguir los siguientes tres pasos:

PRIMERO. Crear un plan de organización documental.

En este plan debe detallarse qué tipo de documentación manejamos para describir su trazabilidad, recorrido por la empresa y personas (o puestos de trabajo) que los utilizan. Hablamos de presupuestos, pedidos, albaranes, facturas proforma, facturas aprobada, facturas pendientes de pago, recibos, contratos laborales, escrituras notariales, declaraciones fiscales, etc...

Diseñar el plan lleva tiempo y gasto energético pero es importante hacerlo de forma consciente entre todo el equipo para que sea una herramienta exitosa durante su implantación y a lo largo del tiempo. Es importante basarse en el menos es más y ser prácticos.

SEGUNDO. Implementar el plan.

Una vez diseñado el plan, hay que implementarse y crear normas de funcionamiento basado en el orden y en el rigor. Si no se implanta, no existe. 

TERCERO. Llevarlo a cabo y mantenerlo en el tiempo.

Cuando esté ya implementado debe mantenerse en el tiempo para conseguir los objetivos de disminuir el tiempo y energía dedicada a los procesos. 

En segundo lugar, es imprescindible escoger la técnica de gestión documental adecuada para nuestra empresa.  Presentamos tres grupos de técnicas:

• Organización en el disco duro

Si no queremos destinar demasiados recursos al diseño del plan y su implantación, la mejor opción es disponer de una buena cantidad de Gigas en el disco duro o servidor de nuestra empresa. 

La organización a través de carpetas nos permite establecer la trazabilidad documental. Desde la realización de cualquier pedido hasta el pago de la factura correspondiente. Incluso se pueden enlazar los documentos con las partidas presupuestarias anuales donde se asigna el coste. 

Del mismo modo para los ingresos: des de la aprobación del presupuesto/honorarios hasta el cobro de la factura. Aquí un ejemplo:

• Todo en la nube

Si la necesidad de espacio no es suficiente en nuestro disco duro o servidor existen herramientas en la nube que con cuotas aceptables permiten el almacenamiento de la documentación. Dropbox, MEGA y Google Drive son ejemplos de ello y además permiten compartir la información que quieras con personas de ajenas a la empresa estableciendo permisos para ello.

El tipo de organización de la documentación sigue los mismos criterios que el almacenamiento en el disco duro.

Para estas dos primeras técnicas es imprescindible establecer en el plan la forma en que se nombraran los archivos, incluyendo la fecha del documento, número de asiento contable si se trata de información que afecta a la contabilidad y siglas de cliente o proveedor.  Si están pendientes de pago/cobro o ya se han realizado puede determinarse mediante el uso de colores y etiquetas.

• ERP – Programas de gestión empresarial 

Podemos ir un poco más allá y utilizar softwares y ERPs para pymes que no sólo almacenan la documentación, sino que crean y organizan el documento directamente (pedidos, presupuestos, facturas). También enlazan la gestión de la tesorería con las cuentas bancarias directamente para conciliarlas y sincronizarlas a conveniencia, así como disponer de un CRM (control y gestión de oportunidades y futuros clientes). Obviamente, estas plataformas y/o softwares son de pago, pero se puede sacar mucho partido y a la larga ahorrar en tiempo energía y recursos.

Aportan también capacidad de análisis al disponer de la información que va generando la empresa con lo que permite disponer de un panel de datos (dashboards) con variables económicas, financieras y comerciales que ayudan a llevar un control de la salud de la empresa y en la toma de decisiones.

Estos recursos deberán complementarse con la organización y almacenamiento del resto de documentación generada (contratos laborales, contratos con proveedores y clientes, escrituras privadas o notariales, operaciones financieras, etc.).

Una herramienta web enfocada a la contabilidad que funciona muy bien y está pensada para pymes es HOLDED. Muy ágil, intuitiva y fácil de usar.

Como hemos dicho, muchas pymes todavía conviven con el papel. La documentación disponible en las oficinas sin quererlo irá disminuyendo, ya que es la tendencia de los últimos años. Sin embargo, la total transformación lleva un tiempo. La sugerencia para ir eliminando es disponer de un programa de escáner adecuado (hay unos cuantos de gratuitos) que permiten integrar los documentos en cualquiera de las técnicas de organización que se apliquen.

En el artículo Should your small business go to Paperless? de The Balance se plantean los pros y contras de la reducción del papel en las oficinas. Aunque el artículo es del 2018 y quizás los contras ya no son tan contras es un buen artículo para reflexionar.

Añadiríamos también otros dos valores a los presentados muy actuales en los tiempos que corren:

• Mejora de la gestión del conocimiento de la empresa. Una buena organización documental y la digitalización de les procesos facilita la integración de las personas que entran nuevas en la empresa, reduciendo el tiempo de formación y adaptación a la cultura de trabajo de la empresa.
• Continuidad de negocio mediante el teletrabajo. La digitalización de los contenidos facilita el trabajo colaborativo y a distancia.