Siguiendo con las directrices presentadas la semana pasada: #tip22_5 valores para organizarse el día a día, aquí mostramos algunos ejemplos prácticos de gestión de las tareas de forma visual.
A menudo leemos y escuchamos a cerca de softwares o recursos tecnológicos que nos ayudan a organizarnos y gestionar las tareas diarias de las que somos responsables. Desde monshot lo hemos hecho. Sin embargo, pensamos que para iniciarse al cambio hacia una gestión digital, menos burocrática, más ágil y sobre todo siempre con la premisa de mejorar de forma dinámica, sin presiones ni absolutista, lo mejor es empezar por el principio, simplificando y practicando el prueba/error.
Existen muchas técnicas para organizarse y no todas son óptimas para todo el mundo, cada equipo tendrá sus especificidades técnicas, de funcionamiento, de objetivos e incluso de personalidad y dinámicas naturales de comunicación. Por lo tanto, se trata de encontrar la adecuada. Y si se falla en la elección pues se cambia. Durante el proceso del encuentro de la herramienta ideal siempre se aprende y se hace un ejercicio de introspección del funcionamiento propio que siempre aporta algo, siempre.
No es necesario casarse con la primera técnica que encontremos o quizás podamos construir una de propia basándonos en la experiencia y sentido común analizando el funcionamiento propio.
El Visual Management o gestión visual de la organización y priorización de las tareas nos ayuda a poner orden al desorden del que hablábamos en el #tip22. Buscando por la red este concepto, encontraréis multitud de opciones que pueden serviros, pero lo que está claro que el ejercicio que cuenta es el previo a la elección de la técnica, tener claro las necesidades y el PARA QUÉ queremos aplicarlo.
Algunos ejemplos:
En lapicacompanies, dedicados a la gestión de eventos de todo tipo para empresas y colectivos utilizan este mapa/calendario anual para controlar la ocupación de sus localizaciones.
Otro ejemplo del estado de tareas:
que sigue el esquema de la visual thinker Blanca Tulleuda:
En modo calendario tenemos el ejemplo de RUN DESIGN, empresa de comunicación gráfica:
También podríamos encontrar ejemplos de cualquier tipo como: mapas de reuniones, calendario de pedidos, reparto de tareas, priorización de acciones, tableros Kanban con acciones de push/pull, mapas de entregas a clientes, mapa de OKR’s...
Desde el punto de vista de monshot, las principales ventajas de empezar a poner orden mediante la gestión visual de las tareas son:
1) Transparencia y Compromiso
Las herramientas visuales normalmente están situadas en espacios comunes de los despachos, oficinas y estudios con lo que dan mucha información del funcionamiento del negocio. Esta transparencia da lugar a un mayor compromiso con lo que se está haciendo, ya que todo el equipo sabe los objetivos a corto plazo.
2) Simplicidad y claridad en las acciones
Menos es más. Al tener que resumir las tareas en un tablero o pizarra obliga a una reestructuración mental para definir las tareas con lo que hace que las acciones sean más simples y claras, por tanto, más directas.
3) Comunicación
La exposición de las tareas, objetivos y acciones permite más fácilmente que empiecen conversaciones espontáneas en las zonas comunes y de forma paralela a las reuniones marcadas. Esto facilita la alineación o en caso contrario, la contraposición de ideas, la negociación consecuente y en última instancia, los nuevos acuerdos. Por tanto, multiplicamos exponencialmente la comunicación, vital en cualquier organización.
4) Adaptabilidad
De nuevo, la exposición de cualquier flujo de trabajo permite detectar más rápido los puntos débiles, fuertes y los cuellos de botella (donde se quedan atascadas las tareas). Esto hace que realicemos antes cambios para la mejora de procesos y por tanto adaptar las tareas a nuevas realidades. Estos cambios nos permiten avanzar y mejorar como equipo, hay siempre una reflexión detrás y se disminuye el porcentaje de trabajo mecánico.
La incorporación de estas herramientas da lugar a la mejora continua. Una vez esta nueva forma de trabajar tenga un mayor grado de asiento en el equipo se puede pasar a una segunda etapa con la incorporación de herramientas digitales para favorecer el teletrabajo y la gestión de los equipos en remoto.
