31 de enero de 2024

#Tip41_ Pymes_Digitalización y eficiencia

Ya en el 2013 con la Ley 25/2023 de impulso a la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público se inició el camino hacia la digitalización. Con la Ley Crea y Crece impulsada a partir del 2022, se planteó que, a partir del 2025, las empresas con facturación mayor a 8 millones tengan que adoptar la factura electrónica en sus operaciones. Para las Pymes el lío vendrá un poco después.

Nos referimos al lío de la adaptación al cambio.  Esto supondrá ya la obligatoriedad de pasar la gestión de la facturación al formato digital, sobre todo, se trata de un reto para todas aquellas microempresas que todavía no lo han hecho y supone una gran oportunidad para subirse al carro de la digitalización y no centrarse solo en lo obligatorio: emitir facturas electrónicas.  Debería aprovecharse el momento para digitalizar la totalidad de los procesos de gestión, o todos aquellos procesos susceptibles de cambio, ya sea administrativos y/o económicos, de este modo se disminuyen costes en términos de tiempo y se mejora la eficiencia.

En general, la gestión empresarial va irremediablemente ligada a un sinfín de protocolos administrativos y burocráticos que son imprescindibles para el buen funcionamiento de cualquier compañía, ya sea en tamaño minúsculo o monumental. Para organizar toda esta gestión administrativa y minimizar su peso dentro de los tiempos y energías del equipo es necesario diseñar un plan organizativo basado en uno de los valores de la metodología LEAN. Es decir, mediante protocolos eficientes que vayan acompañados del menor ‘ruido/residuo’ posible; entendidos estos como tiempo, energía y recursos desaprovechados sin aporte de valor añadido al producto o servicio que ofrecemos al cliente.

Las pymes, con menos soporte de infraestructura en comparación con las grandes empresas, deben aprovechar los recursos de los que disponen tanto humanos como tecnológicos para intentar gestionar de forma eficiente. Además, aunque cada vez menos, un alto porcentaje de pequeñas empresas todavía conviven con el papel con el que es necesario un sistema mixto de trabajo, al menos, para empezar la transformación.

En primer lugar, es imprescindible seguir los siguientes tres pasos:

PRIMEROCrear un plan de protocolos de organización documental.

En este plan debe detallarse qué tipo de documentación manejamos para describir su trazabilidad, recorrido por la empresa y personas (o puestos de trabajo) que los utilizan. Hablamos de presupuestos, pedidos, albaranes, facturas proforma, facturas aprobada, facturas pendientes de pago, recibos, contratos laborales, escrituras notariales, declaraciones fiscales, etc...

Diseñar el plan lleva tiempo y gasto energético, pero es importante hacerlo de forma consciente entre todo el equipo para que sea una herramienta exitosa durante su implantación y a lo largo del tiempo. Es importante basarse en el menos es más y ser prácticos.

SEGUNDOImplementar el plan.

Una vez diseñado el plan, hay que implementarse y crear normas de funcionamiento basado en el orden y en el rigor. Si no se implanta, no existe. 

TERCEROLlevarlo a cabo y mantenerlo en el tiempo.

Cuando esté ya implementado debe mantenerse en el tiempo para conseguir los objetivos de disminuir el tiempo y energía dedicada a los procesos. 

En segundo lugar, es imprescindible escoger la técnica de gestión documental adecuada para nuestra empresa:

Todo en la nube

Si la necesidad de espacio no es suficiente en nuestro disco duro o servidor existen herramientas en la nube que con cuotas aceptables permiten el almacenamiento de la documentación. Dropbox, MEGA y Google Drive son ejemplos de ello y además permiten compartir la información que quieras con personas de ajenas a la empresa estableciendo permisos para ello.

Los procesos de digitalización documental tienen como objetivo final la mejora del manejo de la información, se ocupa menos espacio físico y se optimizan procesos. Hay que tener en cuenta, que además de estos beneficios es IMPRESCINDIBLE aprovechar que, a partir de esta digitalización, se dispondrá de toda la información de la gestión de la empresa de forma inmediata. 

De ahí que el uso de herramientas apropiadas para ‘leer’ toda esta información nos facilitará conocer mejor a nuestra empresa y lo qué estamos realizando cada día y podremos concentrarnos en el PARA QUÉ hacemos las cosas.

Estas herramientas son las ERP o Programas de gestión empresarial.

ERP – Programas de gestión empresarial 

Podemos ir un poco más allá y utilizar softwares y ERPs para pymes que no sólo almacenan la documentación, sino que crean y organizan el documento directamente (pedidos, presupuestos, facturas). También enlazan la gestión de la tesorería con las cuentas bancarias directamente para conciliarlas y sincronizarlas a conveniencia, así como disponer de CRM (control y gestión de oportunidades y futuros clientes). Obviamente, estas plataformas y/o softwares son de pago, pero se puede sacar mucho partido y a la larga ahorrar en tiempo energía y recursos.

Aportan también capacidad de análisis al disponer de la información que va generando la empresa con lo que permite disponer de un panel de datos (dashboards) con variables económicas, financieras y comerciales que ayudan a llevar un control de la salud de la empresa y en la toma de decisiones.

Estos recursos deberán complementarse con la organización y almacenamiento del resto de documentación generada (contratos laborales, contratos con proveedores y clientes, escrituras privadas o notariales, operaciones financieras, etc.).

Una herramienta web enfocada a la contabilidad que funciona muy bien y está pensada para pymes es HOLDED y qyue también integra la elaboración de e-facturas.  Muy ágil, intuitiva y fácil de usar.

La introducción de la información en la plataforma nos permite organizarla de tal modo que obtenemos información de rentabilidad de los proyectos que estamos realizando, en tiempo real, introduciendo las horas dedicadas a cada uno de ellos así como todos los costes asociados (facturas de colaboradores, gastos de desplazamiento, dietas….) así como disponer de cuentas de explotación por líneas de negocio o centros de costes mediante la utilización de tags (#), que nos permitirán filtrar la información como deseemos.

Añadiríamos también otros dos valores fundamentales a los presentados muy actuales en los tiempos que corren:

  • Mejora de la gestión del conocimiento de la empresa. Una buena organización documental y la digitalización de les procesos facilita la integración de las personas que entran nuevas en la empresa, reduciendo el tiempo de formación y adaptación a la cultura de trabajo de la empresa.
  • Continuidad de negocio mediante el teletrabajo. La digitalización de los contenidos facilita el trabajo colaborativo y a distancia.

En definitiva, la digitalización no solo nos permite eliminar el papel si no también aprovechar para exprimir lo que pasa cada día en nuestra organización para obtener indicadores que nos faciliten la toma de decisiones, aligerando en tiempo y en eficiencia. 

2 de noviembre de 2021

#Tip34_Eliminación de los silos_5 ventajas

Photo by Guillaume Bolduc on Unsplash

Muchas empresas siguen empeñadas en mantener una estructura organizada en departamentos o silos según las funciones que se desarrollen en ellos, siguiendo el estereotipo implantando durante la revolución industrial como forma de organización. Está claro que ha funcionado durante mucho tiempo, pero ello no impide que evolucionemos y nos adaptemos a nuevas necesidades, sobre todo cuando la competencia crece, la sociedad de la información y comunicación se expande en segundos y los entornos son cambiantes.

La organización por silos funciona perfectamente en entornos ordenados, poco cambiantes, rutinarios… con lo que permite un control perfecto sobre las variables estratégicas y seguir con las buenas prácticas aprendidas con el tiempo. Los equipos funcionan como relojes, siguiendo rutinas, hábitos, órdenes y cumpliendo tareas concretas. Por ejemplo, el departamento de contabilidad, recibe albaranes, factura y controla pagos y cobros, sin salir de esta rutina. 

Disminuir la estructura fija en una organización permite trabajar con cierta flexibilidad y no solo eso, sino que los equipos conocen cómo, cuándo y por qué trabajan el resto de los equipos, con lo que facilita la empatía, el entendimiento y la comprensión alejando el ansia competitiva entre equipos. La ignorancia hace mucho daño.

De ahí podemos deducir 5 ventajas de reducir la organización por silos, independientemente del tamaño de la empresa:

  1. Comunicación

La reducción de la organización por cajones permite que las personas estén más cerca unas de las otras aunque sus funciones sean totalmente distintas. Esto permite la comunicación entre los miembros del equipo y por tanto mejora el entendimiento y el conocimiento del por qué pasan las cosas.

Un simple cambio físico de organización de mesas y sitios de trabajo, deshaciendo la estanqueidad, facilita la comunicación sin tener que dar muchas directrices. La comunicación sale natural.

2. Alineación

La comunicación genera empatía al entender por qué pasan las cosas. La empatía genera cercanía.

Los líderes de los equipos pueden aprovechar los acercamientos para que los equipos se dirijan hacia el mismo camino y, por tanto, avancen de forma alineada hacia el objetivo marcado. Ya sea cumplir con los objetivos de ventas o ya sea la mejora de la atención al cliente.

3. Agilidad

El acercamiento entre las personas hace que los problemas e ideas se compartan. Si se comparten existe la necesidad de ayudar y aportar ideas nuevas. Esto permite crear sinergias en el desarrollo de protocolos.

Por ejemplo, si el mozo de almacén comparte unas horas con el personal administrativo que gestiona los pedidos pueden surgir ideas para que los flujos de comunicación desde la recepción de un pedido hasta su entrega mejoren, se acorten tiempos y se cree valor añadido hacia el último y principal receptor que es el cliente.

4. Compromiso

La generación de sinergias entre equipos que viene dado principalmente por el aumento diario de la comunicación permite encontrar nuevas fórmulas de relación, espontáneas, sin estar programadas por la gerencia, con lo que el trabajador se siente más comprometido con los nuevos cambios. El compromiso conduce a nuevas motivaciones en el lugar del trabajo. 

5. Crecimiento

Este nuevo entorno más comunicativo puede dar lugar a nuevas ideas innovadoras en situaciones inesperadas. Este aprendizaje colectivo siempre llevará a un crecimiento del equipo y por tanto de la empresa.

La siguiente infografía resume las características de una organización jerárquica por silos y de una organización horizontal con mayor relación entre los miembros de equipo. 

8 de septiembre de 2021

#Tip33_Gestión colaborativa en la construcción y reforma

Photo by Josue Isai Ramos Figueroa on Unsplash 

Meses atrás tratamos la gestión colaborativa en el entorno del deporte, podéis leerlo en el artículo, #Tip4 Deporte, equipos y herramientas colaborativasHoy nos centramos en la misma cuestión en el sector de la construcción, rehabilitación e interiorismo, tanto para las direcciones de obra (DO) como para la dirección de ejecución de las obras (DEO).

En la actualidad existen ya softwares y metodologías de trabajo en este sector destinadas a la gestión integral de la evolución del proceso constructivo, siempre focalizado en los materiales y técnicas de construcción y documentación asociada. Como referencia podemos nombrar algunos ejemplos como el REVIT, ARCHICAD o NAVISWORK (3D) como software de modelado para diseño de la edificación, estructuras e instalaciones. Estas herramientas siguen el paradigma de la metodología BIM (Building Information Modeling) para la centralización de toda la información que acompaña un proceso constructivo y todos los operadores participantes, en tiempo real según avanza el proceso.

El valor añadido que ofrecen estos programas, además del seguimiento a tiempo real durante la ejecución de la obra, es que al finalizar esta, se dispone de una herramienta virtual en 3D con todos los aspectos técnicos de la obra, desde los materiales, la estructura como todas las instalaciones y circuitos de agua, electricidad. Es una maqueta a escala de la obra. Esto facilita muchísimo posteriores incidencias en las instalaciones y las tareas de mantenimiento que el edificio precisará en un futuro. En definitiva, tienes una réplica de la construcción en 3D y las entrañas de la construcción a tu disposición.

Sin embargo, la coordinación de todas y cada una de las personas que entran en la obra no es tarea fácil. La dirección facultativa (DO – arquitecto - y DEO –arquitectos técnicos o aparejadores) son los responsables del buen funcionamiento de la ejecución de la obra, tanto en términos materiales, temporales y económicos. Por tanto, de forma paralela al uso de programas de seguimiento de la obra también hay la necesidad de coordinar a los equipos que ejecutan la obra.

Es aquí donde proponemos distintas herramientas para realizar esta coordinación siempre con el objetivo de mejora. Se obtienen los siguientes beneficios:

  1. Aprovechar mejor el tiempo.

Un porcentaje altísimo de las herramientas y plataformas colaborativas se desarrollan en entornos web, con lo que puedes acceder a ellas desde cualquier rincón del planeta. 

Además, están diseñadas como entornos ágiles e intuitivos, con lo que el usuario intuye rápidamente como se utiliza y el tiempo destinado a formación básica para su uso es corto.

2. Relaciones y flujos de información

El uso de estas herramientas y la configuración y organización del equipo en ella (accesos, permisos...) permite que de forma muy directa la información fluya entre los tableros, calendarios y horarios. Además, queda plasmado en los paneles y tareas con lo que el resto de los usuarios pueden ver como fluye esa información entre el resto de los compañeros. Todo el mundo está al día del desarrollo del proyecto.

3. Gestión de equipos multidisciplinares

El uso de herramientas colaborativas nos permite adaptar el trabajo a grupos flexibles (dar de alta/baja a usuarios cuando queramos) y dar respuesta a objetivos comunes, aunque los usuarios provengan de distintas especialidades de formación y/o know how.  Esta diversidad, en un inicio puede exigir mayor esfuerzo para determinar las formas de comunicación, pero se consiguen equipos más productivos y eficaces.

4. Alineación del equipo

Al tener todos accesos a las actualizaciones de avance del proyecto, documentos, archivos y links de interés hace que todos estén focalizados hacia el objetivo marcado. Nadie se pierde información de interés con lo que todos los usuarios saben dónde estamos. Todo esto favorece la alineación de equipo y la actualización simultánea de información para todos.

5. Contribución al aprendizaje del resto

La interacción entre usuarios que forman un equipo multidisciplinar y heterogéneo siempre da lugar a la creación de sinergias y al intercambio de conocimiento. Este hecho es muy motivador para todos y sobre todo beneficioso para la organización y la consecución de los objetivos comunes. Todos aprenden de todos y la aportación conjunta del equipo a la compañía crece exponencialmente.

TRELLO es una herramienta intuitiva que ofrece una imagen sencilla de casillas y columnas en los famosos tableros donde el usuario define las tareas a realizar, al responsable, a los que colaboran, la temporización el calendario y fechas de vencimiento. Es muy ágil para organizarse en el día a día. Ofrece también múltiples plantillas para adaptar la herramienta a las necesidades del usuario. 

TEAMWORK  puede dar las mismas prestaciones que Trello,      pero es mucho más completo en cuanto a especificaciones técnicas de un proyecto finito conformado por un equipo multidisciplinar. Ofrece diversas formas de publicar informes del estado del proyecto: en formato pizarra, tablero, calendario, siguiendo hitos… Esta herramienta es especialmente utilizada en sectores como la ingeniería y arquitectura técnica al ofrecer una muy buena aplicación para la temporización (cálculo de las horas dedicadas) y organización de proyectos técnicos.

Holded, a pesar de ser una herramienta generalista enfocada a Pymes en su gestión del negocio, es muy adecuada para gestión de proyectos propios del sector de la construcción y reformas. 

La herramienta es mucha más completa que las anteriores, ya que además de la gestión de proyectos y los flujos de información entre los miembros de los equipos (tableros kanban, gestión de tareas) también nos permite gestionar de forma continua la rentabilidad de los proyectos con el control horario de las tareas y la asignación de costes e ingresos a los mismos. Permite también la gestión de la contabilidad normativa y muchas otras aplicaciones (gestión de inventarios y pasarela de pagos online entre muchas otras).

Todos estos programas disponen de periodos de prueba gratuitos para familiarizarte con su uso y poder decidir si conviene sin destinarle ni un euro.

20 de julio de 2021

#Tip32_Pymes_Organización líquida

Be water my friend. Lo interesante de la ultrafamosa frase que entonó Bruce Lee para explicar lo que significaban las artes marciales para él. En este caso nos parece interesante la última parte del speech donde dice when you want to move you are moving and when you move you are determinated to moving (….)  running water never grows stale, You got to keep on flowing. Para escuchar el audio clicar aquí.  El movimiento del agua permite su crecimiento, nunca se agota.

En el contexto de la organización empresarial y gestión estratégica existen tendencias que se desvinculan y diferencian de las estructuras organizativas ortodoxas y tradicionales basadas en la economía industrial de los 70’s. El cambio rápido y constante que se produce no solo en el contexto empresarial si no en las sociedades en general obligan a que las empresas se adapten a estos nuevos entornos, llamados VUCA (Volátiles, inciertos, complejos y ambiguos). Ya hace unas décadas que estos cambios se traducen en necesidades de avanzar a nivel organizativo para adaptarnos a ellos de forma dinámica, flexible y eficiente. 

Podéis dar un repaso a artículos anteriores del monBloc de www.monshot.net como:

#Tip6_AGILE ¿el qué? #Tip8_5 razones para la transformación. Variables clave en tiempos de cambio

De ahí que en propuestas más ágiles y flexibles se hable de las EMPRESAS LÍQUIDAS. Su origen está en el concepto de líquido, término acuñado por el sociólogo y filósofo Zygmunt Bauman para definir el contexto continuamente cambiante que existe. Coincide con el concepto de Bruce Lee de dinamismo, adaptabilidad, antifrágil y crecimiento. 

En el tip de hoy queremos presentar las características principales de este tipo de organización y sus beneficios:

  1. Lean Management

La empresa líquida aparece dentro de los mandatos y principios del Lean Management con la intención de mejorar procesos y optimizar recursos, para la entrega de valor al cliente, desechando lo que sobre (aquello que no aporte valor) y mejora continua hacia la excelencia. Las personas son el centro de los procesos.

2. Backlog colaborativo

Dentro del contexto de metodologías ágiles, el backlog contiene el conjunto de tareas que hay que realizar para llevar a cabo el desarrollo de un proyecto y/o servicio. Hay un proceso anterior de autogestión y autocolaboración del equipo para definir el backlog y el diseño posterior de las acciones que nos llevaran a realizar las tareas y llegar al objetivo final de desarrollo del producto. 

En el contexto ágil donde se enmarcan las empresas ágiles, el desarrollo del backlog debe hacerse de manera colaborativa, autogestionada y priorizando las tareas por parte de los equipos responsables.

3. Medición de las contribuciones

En una empresa líquida existe un sistema de medición de las contribuciones de los miembros del equipo mediante créditosCada actividad o tarea realizada tiene asignada unos créditos, que al finalizar el proceso de desarrollo permite conocer la aportación en valor de los miembros del equipo y existe una compensación económica consensuada a priori. 

4. Toma de decisiones

Las decisiones sobre el backlog se toman de forma conjunta entre los miembros del equipo. De forma rápida e iterativa para poder avanzar en la creación de valor para entregar al cliente. Si no existe consenso, la decisión se basa en la democracia y meritocracia (en función de los créditos de cada miembro).

5. Beneficios

Una empresa líquida aporta:

  • Disminución de la burocracia.
  • Comunicación más fluida.
  • Evita los cuellos de botella en las jerarquías, que dificultan las tomas de decisiones.
  • Constante revisión (feedback) en la realización de tareas con lo que se proporciona mejora continua.
  • Transparencia en la visibilidad de problemas.

Podemos decir que ante cambios del entorno y los avances tecnológicos imparables que nos facilitan herramientas para la mejora de la gestión debemos centrarnos en adaptar también nuestras organizaciones. Para ello es necesario realizar un cambio cultural para no ahogarnos en el día a día si seguimos centrados a lo nuestro, con nuestros objetivos de siempre, nuestras rutinas de siempre. La sociedad avanza y es obligado hacerlo también, aunque sea al nuestro ritmo si queremos seguir aportando valor a quienes nos eligen. Si no nos adaptamos, muy probablemente dejen de hacerlo.

Podéis obtener más información sobre las organizaciones líquidas en los siguientes links:

https://www.theliquidorganization.com/the-liquid-organization

https://itchronicles.com/digital/digital-transformation-becoming-liquid-organization/

Y en los siguientes vídeos:

Liquid Organisation: People Driven Disruption by Stelio Verzera

Transformación física en las organizaciones: Empresas líquidas, personas gaseosas

15 de junio de 2021

#Tip30_Pymes_ Protocolos: pros y contras

Siempre ha habido controversia entre la necesidad de tener todos los procesos escritos para facilitar la entrada de nuevos miembros al equipo o disponer de un contexto más flexible donde el equipo se autogestiona y autoadministra. Desde el movimiento Agile, uno de los valores de su manifiesto trata este tema. En el #tip14_AGILE_software funcionando sobre documentación extensiva  abordamos la necesidad de priorizar la entrega de valor al cliente sobre la documentación de los procesos y protocolos, aunque en ningún caso se plantea la eliminación de protocolos, ni mucho menos, si no que son positivos si se usan como guía. 

Presentamos aquí los pros y contras que creemos más importantes a la hora de diseñar protocolos de actuación

Pros: 

  1. La documentación ayuda a entender la estrategia y dirección de la empresa. Poner negro sobre blanco el PARA QUÉ de la existencia de la empresa ayuda a tener un equipo focalizado a ello. 
  1. Ayudan a entender la cultura de trabajo de la empresa. 
  1. Facilita la entrada y adaptación de nuevos miembros al equipo de trabajo. 
  1. Ante las nuevas formas de trabajo con equipos más horizontales y autogestionados, la disposición de unas bases, normas y/o objetivos facilitan la alineación del equipo
  1. Tratar los protocolos como guía y acompañamiento, no como instrucciones del día a día. 

Contras: 

  1. Demasiada descripción conduce al estancamiento y a limitarse a cumplir lo escrito. 
  1. Dificultad de adaptarnos a cambios externos de la demanda si tenemos que dedicar recursos al cambio de protocolos debido a nuevos contextos. 
  1. La homogeneización de protocolos dificulta la creatividad del equipo y la proactividad.  
  1. No facilita la mejora continua porque la readaptación de la definición de protocolos supone una barrera para empezar iniciativas nuevas. 
  1. Posibilidad de caer en la burocratización de la empresa. 

Está claro que encontrar un punto medio entre los pros y contras es la mejor opciónDebemos tener en cuenta el sector donde trabajamos y el producto o servicio que ofrecemos para valorar la necesidad o no de disponer de unos protocolos más o menos flexibles. No es lo mismo fabricar chinchetas o bolígrafos que diseñar campañas publicitarias. 

Y también valorar que el establecimiento de reglas marcadas e instrucciones de trabajo es más apropiado quizás para grupos de la empresa más enfocados a tareas administrativas en comparación a los equipos creativos que trabajan en el desarrollo y diseño del producto. 

En conclusión, disponer de pautas escritas en cuanto a la estrategia y misión del grupo es esencial para que todos tiren de carro en la misma dirección. Si vamos un poco más a fondo y establecemos protocolos de actuación para el desarrollo de las acciones diarias debemos centrarnos en aquellas importantes, las que dan valor al producto y/o servicio que ofrecemos pero no detenernos en detallar cualquier movimiento. Esto produciría estancamiento y poca cintura para adaptarnos a cualquier incidencia o cambio de tendencia en nuestro mercado, ya que tendremos que actualizar primero lo escrito antes que actuar.  

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© Montse Dinarès 2020

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