2 de noviembre de 2021

#Tip34_Eliminación de los silos_5 ventajas

Photo by Guillaume Bolduc on Unsplash

Muchas empresas siguen empeñadas en mantener una estructura organizada en departamentos o silos según las funciones que se desarrollen en ellos, siguiendo el estereotipo implantando durante la revolución industrial como forma de organización. Está claro que ha funcionado durante mucho tiempo, pero ello no impide que evolucionemos y nos adaptemos a nuevas necesidades, sobre todo cuando la competencia crece, la sociedad de la información y comunicación se expande en segundos y los entornos son cambiantes.

La organización por silos funciona perfectamente en entornos ordenados, poco cambiantes, rutinarios… con lo que permite un control perfecto sobre las variables estratégicas y seguir con las buenas prácticas aprendidas con el tiempo. Los equipos funcionan como relojes, siguiendo rutinas, hábitos, órdenes y cumpliendo tareas concretas. Por ejemplo, el departamento de contabilidad, recibe albaranes, factura y controla pagos y cobros, sin salir de esta rutina. 

Disminuir la estructura fija en una organización permite trabajar con cierta flexibilidad y no solo eso, sino que los equipos conocen cómo, cuándo y por qué trabajan el resto de los equipos, con lo que facilita la empatía, el entendimiento y la comprensión alejando el ansia competitiva entre equipos. La ignorancia hace mucho daño.

De ahí podemos deducir 5 ventajas de reducir la organización por silos, independientemente del tamaño de la empresa:

  1. Comunicación

La reducción de la organización por cajones permite que las personas estén más cerca unas de las otras aunque sus funciones sean totalmente distintas. Esto permite la comunicación entre los miembros del equipo y por tanto mejora el entendimiento y el conocimiento del por qué pasan las cosas.

Un simple cambio físico de organización de mesas y sitios de trabajo, deshaciendo la estanqueidad, facilita la comunicación sin tener que dar muchas directrices. La comunicación sale natural.

2. Alineación

La comunicación genera empatía al entender por qué pasan las cosas. La empatía genera cercanía.

Los líderes de los equipos pueden aprovechar los acercamientos para que los equipos se dirijan hacia el mismo camino y, por tanto, avancen de forma alineada hacia el objetivo marcado. Ya sea cumplir con los objetivos de ventas o ya sea la mejora de la atención al cliente.

3. Agilidad

El acercamiento entre las personas hace que los problemas e ideas se compartan. Si se comparten existe la necesidad de ayudar y aportar ideas nuevas. Esto permite crear sinergias en el desarrollo de protocolos.

Por ejemplo, si el mozo de almacén comparte unas horas con el personal administrativo que gestiona los pedidos pueden surgir ideas para que los flujos de comunicación desde la recepción de un pedido hasta su entrega mejoren, se acorten tiempos y se cree valor añadido hacia el último y principal receptor que es el cliente.

4. Compromiso

La generación de sinergias entre equipos que viene dado principalmente por el aumento diario de la comunicación permite encontrar nuevas fórmulas de relación, espontáneas, sin estar programadas por la gerencia, con lo que el trabajador se siente más comprometido con los nuevos cambios. El compromiso conduce a nuevas motivaciones en el lugar del trabajo. 

5. Crecimiento

Este nuevo entorno más comunicativo puede dar lugar a nuevas ideas innovadoras en situaciones inesperadas. Este aprendizaje colectivo siempre llevará a un crecimiento del equipo y por tanto de la empresa.

La siguiente infografía resume las características de una organización jerárquica por silos y de una organización horizontal con mayor relación entre los miembros de equipo. 

8 de septiembre de 2021

#Tip33_Gestión colaborativa en la construcción y reforma

Photo by Josue Isai Ramos Figueroa on Unsplash 

Meses atrás tratamos la gestión colaborativa en el entorno del deporte, podéis leerlo en el artículo, #Tip4 Deporte, equipos y herramientas colaborativasHoy nos centramos en la misma cuestión en el sector de la construcción, rehabilitación e interiorismo, tanto para las direcciones de obra (DO) como para la dirección de ejecución de las obras (DEO).

En la actualidad existen ya softwares y metodologías de trabajo en este sector destinadas a la gestión integral de la evolución del proceso constructivo, siempre focalizado en los materiales y técnicas de construcción y documentación asociada. Como referencia podemos nombrar algunos ejemplos como el REVIT, ARCHICAD o NAVISWORK (3D) como software de modelado para diseño de la edificación, estructuras e instalaciones. Estas herramientas siguen el paradigma de la metodología BIM (Building Information Modeling) para la centralización de toda la información que acompaña un proceso constructivo y todos los operadores participantes, en tiempo real según avanza el proceso.

El valor añadido que ofrecen estos programas, además del seguimiento a tiempo real durante la ejecución de la obra, es que al finalizar esta, se dispone de una herramienta virtual en 3D con todos los aspectos técnicos de la obra, desde los materiales, la estructura como todas las instalaciones y circuitos de agua, electricidad. Es una maqueta a escala de la obra. Esto facilita muchísimo posteriores incidencias en las instalaciones y las tareas de mantenimiento que el edificio precisará en un futuro. En definitiva, tienes una réplica de la construcción en 3D y las entrañas de la construcción a tu disposición.

Sin embargo, la coordinación de todas y cada una de las personas que entran en la obra no es tarea fácil. La dirección facultativa (DO – arquitecto - y DEO –arquitectos técnicos o aparejadores) son los responsables del buen funcionamiento de la ejecución de la obra, tanto en términos materiales, temporales y económicos. Por tanto, de forma paralela al uso de programas de seguimiento de la obra también hay la necesidad de coordinar a los equipos que ejecutan la obra.

Es aquí donde proponemos distintas herramientas para realizar esta coordinación siempre con el objetivo de mejora. Se obtienen los siguientes beneficios:

  1. Aprovechar mejor el tiempo.

Un porcentaje altísimo de las herramientas y plataformas colaborativas se desarrollan en entornos web, con lo que puedes acceder a ellas desde cualquier rincón del planeta. 

Además, están diseñadas como entornos ágiles e intuitivos, con lo que el usuario intuye rápidamente como se utiliza y el tiempo destinado a formación básica para su uso es corto.

2. Relaciones y flujos de información

El uso de estas herramientas y la configuración y organización del equipo en ella (accesos, permisos...) permite que de forma muy directa la información fluya entre los tableros, calendarios y horarios. Además, queda plasmado en los paneles y tareas con lo que el resto de los usuarios pueden ver como fluye esa información entre el resto de los compañeros. Todo el mundo está al día del desarrollo del proyecto.

3. Gestión de equipos multidisciplinares

El uso de herramientas colaborativas nos permite adaptar el trabajo a grupos flexibles (dar de alta/baja a usuarios cuando queramos) y dar respuesta a objetivos comunes, aunque los usuarios provengan de distintas especialidades de formación y/o know how.  Esta diversidad, en un inicio puede exigir mayor esfuerzo para determinar las formas de comunicación, pero se consiguen equipos más productivos y eficaces.

4. Alineación del equipo

Al tener todos accesos a las actualizaciones de avance del proyecto, documentos, archivos y links de interés hace que todos estén focalizados hacia el objetivo marcado. Nadie se pierde información de interés con lo que todos los usuarios saben dónde estamos. Todo esto favorece la alineación de equipo y la actualización simultánea de información para todos.

5. Contribución al aprendizaje del resto

La interacción entre usuarios que forman un equipo multidisciplinar y heterogéneo siempre da lugar a la creación de sinergias y al intercambio de conocimiento. Este hecho es muy motivador para todos y sobre todo beneficioso para la organización y la consecución de los objetivos comunes. Todos aprenden de todos y la aportación conjunta del equipo a la compañía crece exponencialmente.

TRELLO es una herramienta intuitiva que ofrece una imagen sencilla de casillas y columnas en los famosos tableros donde el usuario define las tareas a realizar, al responsable, a los que colaboran, la temporización el calendario y fechas de vencimiento. Es muy ágil para organizarse en el día a día. Ofrece también múltiples plantillas para adaptar la herramienta a las necesidades del usuario. 

TEAMWORK  puede dar las mismas prestaciones que Trello,      pero es mucho más completo en cuanto a especificaciones técnicas de un proyecto finito conformado por un equipo multidisciplinar. Ofrece diversas formas de publicar informes del estado del proyecto: en formato pizarra, tablero, calendario, siguiendo hitos… Esta herramienta es especialmente utilizada en sectores como la ingeniería y arquitectura técnica al ofrecer una muy buena aplicación para la temporización (cálculo de las horas dedicadas) y organización de proyectos técnicos.

Holded, a pesar de ser una herramienta generalista enfocada a Pymes en su gestión del negocio, es muy adecuada para gestión de proyectos propios del sector de la construcción y reformas. 

La herramienta es mucha más completa que las anteriores, ya que además de la gestión de proyectos y los flujos de información entre los miembros de los equipos (tableros kanban, gestión de tareas) también nos permite gestionar de forma continua la rentabilidad de los proyectos con el control horario de las tareas y la asignación de costes e ingresos a los mismos. Permite también la gestión de la contabilidad normativa y muchas otras aplicaciones (gestión de inventarios y pasarela de pagos online entre muchas otras).

Todos estos programas disponen de periodos de prueba gratuitos para familiarizarte con su uso y poder decidir si conviene sin destinarle ni un euro.

20 de julio de 2021

#Tip32_Pymes_Organización líquida

Be water my friend. Lo interesante de la ultrafamosa frase que entonó Bruce Lee para explicar lo que significaban las artes marciales para él. En este caso nos parece interesante la última parte del speech donde dice when you want to move you are moving and when you move you are determinated to moving (….)  running water never grows stale, You got to keep on flowing. Para escuchar el audio clicar aquí.  El movimiento del agua permite su crecimiento, nunca se agota.

En el contexto de la organización empresarial y gestión estratégica existen tendencias que se desvinculan y diferencian de las estructuras organizativas ortodoxas y tradicionales basadas en la economía industrial de los 70’s. El cambio rápido y constante que se produce no solo en el contexto empresarial si no en las sociedades en general obligan a que las empresas se adapten a estos nuevos entornos, llamados VUCA (Volátiles, inciertos, complejos y ambiguos). Ya hace unas décadas que estos cambios se traducen en necesidades de avanzar a nivel organizativo para adaptarnos a ellos de forma dinámica, flexible y eficiente. 

Podéis dar un repaso a artículos anteriores del monBloc de www.monshot.net como:

#Tip6_AGILE ¿el qué? #Tip8_5 razones para la transformación. Variables clave en tiempos de cambio

De ahí que en propuestas más ágiles y flexibles se hable de las EMPRESAS LÍQUIDAS. Su origen está en el concepto de líquido, término acuñado por el sociólogo y filósofo Zygmunt Bauman para definir el contexto continuamente cambiante que existe. Coincide con el concepto de Bruce Lee de dinamismo, adaptabilidad, antifrágil y crecimiento. 

En el tip de hoy queremos presentar las características principales de este tipo de organización y sus beneficios:

  1. Lean Management

La empresa líquida aparece dentro de los mandatos y principios del Lean Management con la intención de mejorar procesos y optimizar recursos, para la entrega de valor al cliente, desechando lo que sobre (aquello que no aporte valor) y mejora continua hacia la excelencia. Las personas son el centro de los procesos.

2. Backlog colaborativo

Dentro del contexto de metodologías ágiles, el backlog contiene el conjunto de tareas que hay que realizar para llevar a cabo el desarrollo de un proyecto y/o servicio. Hay un proceso anterior de autogestión y autocolaboración del equipo para definir el backlog y el diseño posterior de las acciones que nos llevaran a realizar las tareas y llegar al objetivo final de desarrollo del producto. 

En el contexto ágil donde se enmarcan las empresas ágiles, el desarrollo del backlog debe hacerse de manera colaborativa, autogestionada y priorizando las tareas por parte de los equipos responsables.

3. Medición de las contribuciones

En una empresa líquida existe un sistema de medición de las contribuciones de los miembros del equipo mediante créditosCada actividad o tarea realizada tiene asignada unos créditos, que al finalizar el proceso de desarrollo permite conocer la aportación en valor de los miembros del equipo y existe una compensación económica consensuada a priori. 

4. Toma de decisiones

Las decisiones sobre el backlog se toman de forma conjunta entre los miembros del equipo. De forma rápida e iterativa para poder avanzar en la creación de valor para entregar al cliente. Si no existe consenso, la decisión se basa en la democracia y meritocracia (en función de los créditos de cada miembro).

5. Beneficios

Una empresa líquida aporta:

  • Disminución de la burocracia.
  • Comunicación más fluida.
  • Evita los cuellos de botella en las jerarquías, que dificultan las tomas de decisiones.
  • Constante revisión (feedback) en la realización de tareas con lo que se proporciona mejora continua.
  • Transparencia en la visibilidad de problemas.

Podemos decir que ante cambios del entorno y los avances tecnológicos imparables que nos facilitan herramientas para la mejora de la gestión debemos centrarnos en adaptar también nuestras organizaciones. Para ello es necesario realizar un cambio cultural para no ahogarnos en el día a día si seguimos centrados a lo nuestro, con nuestros objetivos de siempre, nuestras rutinas de siempre. La sociedad avanza y es obligado hacerlo también, aunque sea al nuestro ritmo si queremos seguir aportando valor a quienes nos eligen. Si no nos adaptamos, muy probablemente dejen de hacerlo.

Podéis obtener más información sobre las organizaciones líquidas en los siguientes links:

https://www.theliquidorganization.com/the-liquid-organization

Y en los siguientes vídeos:

Liquid Organisation: People Driven Disruption by Stelio Verzera

Transformación física en las organizaciones: Empresas líquidas, personas gaseosas

15 de junio de 2021

#Tip30_Pymes_ Protocolos: pros y contras

Siempre ha habido controversia entre la necesidad de tener todos los procesos escritos para facilitar la entrada de nuevos miembros al equipo o disponer de un contexto más flexible donde el equipo se autogestiona y autoadministra. Desde el movimiento Agile, uno de los valores de su manifiesto trata este tema. En el #tip14_AGILE_software funcionando sobre documentación extensiva  abordamos la necesidad de priorizar la entrega de valor al cliente sobre la documentación de los procesos y protocolos, aunque en ningún caso se plantea la eliminación de protocolos, ni mucho menos, si no que son positivos si se usan como guía. 

Presentamos aquí los pros y contras que creemos más importantes a la hora de diseñar protocolos de actuación

Pros: 

  1. La documentación ayuda a entender la estrategia y dirección de la empresa. Poner negro sobre blanco el PARA QUÉ de la existencia de la empresa ayuda a tener un equipo focalizado a ello. 
  1. Ayudan a entender la cultura de trabajo de la empresa. 
  1. Facilita la entrada y adaptación de nuevos miembros al equipo de trabajo. 
  1. Ante las nuevas formas de trabajo con equipos más horizontales y autogestionados, la disposición de unas bases, normas y/o objetivos facilitan la alineación del equipo
  1. Tratar los protocolos como guía y acompañamiento, no como instrucciones del día a día. 

Contras: 

  1. Demasiada descripción conduce al estancamiento y a limitarse a cumplir lo escrito. 
  1. Dificultad de adaptarnos a cambios externos de la demanda si tenemos que dedicar recursos al cambio de protocolos debido a nuevos contextos. 
  1. La homogeneización de protocolos dificulta la creatividad del equipo y la proactividad.  
  1. No facilita la mejora continua porque la readaptación de la definición de protocolos supone una barrera para empezar iniciativas nuevas. 
  1. Posibilidad de caer en la burocratización de la empresa. 

Está claro que encontrar un punto medio entre los pros y contras es la mejor opciónDebemos tener en cuenta el sector donde trabajamos y el producto o servicio que ofrecemos para valorar la necesidad o no de disponer de unos protocolos más o menos flexibles. No es lo mismo fabricar chinchetas o bolígrafos que diseñar campañas publicitarias. 

Y también valorar que el establecimiento de reglas marcadas e instrucciones de trabajo es más apropiado quizás para grupos de la empresa más enfocados a tareas administrativas en comparación a los equipos creativos que trabajan en el desarrollo y diseño del producto. 

En conclusión, disponer de pautas escritas en cuanto a la estrategia y misión del grupo es esencial para que todos tiren de carro en la misma dirección. Si vamos un poco más a fondo y establecemos protocolos de actuación para el desarrollo de las acciones diarias debemos centrarnos en aquellas importantes, las que dan valor al producto y/o servicio que ofrecemos pero no detenernos en detallar cualquier movimiento. Esto produciría estancamiento y poca cintura para adaptarnos a cualquier incidencia o cambio de tendencia en nuestro mercado, ya que tendremos que actualizar primero lo escrito antes que actuar.  

16 de febrero de 2021

#Tip14_AGILE _V2_Software funcionando sobre documentación extensiva

Seguimos desgranando los valores que aportó el Manifiesto Agile hace justo estos días 20 años. Esta semana nos enfocamos hacia el segundo valor de los 4 que forman la base de las metodologías Agile.

Los valores Agile nos transmiten los cambios culturales necesarios para convencer al público de que nuestro servicio o producto le aporta valor y le cubre sus necesidades. Los valores que predica el manifiesto no son herramientas, ni medidas ni métodos concretos, cada cual desarrollará y aplicará el que crea conveniente para conseguir la aportación de valor. Es un cambio de chip, un avance en la mentalidad y una forma de pensar, incluso de ser. Salir de lo estático para ir a lo dinámico, de lo inmóvil a la flexibilidad para adaptarse al entorno cambiante y a la creencia y confianza sobre las personas.

En el blog de monshot, monBloc, podéis leer el artículo #Tip6_AGILE ¿el qué?, que contiene un breve resumen del contenido del Manifiesto Agile así como el artículo de la semana pasada dónde nos centramos en el primer valor: #Tip13_AGILE_V1_Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.

Centrémonos en el segundo valor AGILE: 

SOFTWARE FUNCIONANDO SOBRE DOCUMENTACIÓN EXTENSIVA

Aunque esta premisa se centre en el desarrollo del software debemos entenderlo como el producto o servicio que queremos ofrecer de forma genérica. El sector de la programación informática para el desarrollo de software fue el origen del Manifiesto, pero los valores Agile se extendieron y se adaptaron desde entonces al resto de sectores como nueva manera de trabajar y enfocar las empresas y organizaciones.

¿Qué nos dice?

  • Software funcionando se refiere a funcionar para ser útil y crear valor, funcionando ahora y no después.  Si el producto/servicio funciona y no tiene fallos, al cliente no le importa si el proceso está delimitado y documentado al dedillo.
  • Se centra en la entrega temprana del producto al cliente para conseguir feedback o retroalimentación y la mejora del producto en entregas posteriores.
  • No es necesario documentar de forma excesiva los resultados de los procesos productivos o protocolos de desarrollo del producto.
  • La documentación extensiva crea entornos estáticos con procesos demasiado fijos en el  desarrollo, poco adaptables a cambios del entorno.

¿Para qué?

  • Para avanzar en el proceso y entrega de valor al cliente.
  • Para poner el foco en la retroalimentación con el cliente para encontrar nuevas ideas y localizar errores para cubrir la necesidad del cliente.
  • Para obtener mejoras en las funcionalidades del producto entregable.
  • Agilizar los métodos de producción.
  • Si la documentación no aporta valor final al producto no es necesaria.
  • Crear entornos flexibles en las empresas para poder adaptar los procesos a los cambios externos.
  • Para tratar de centrarnos en mecanismos más dinámicos y flexibles como la comunicación entre el responsable de funcionamiento, el trabajo en equipo y la autonomía.

Con todas estas propuestas, no se pretende eliminar la documentación ni mucho menos. Siempre es necesaria disponer de ella ante dudas y discordancias, pero como apoyo y no como herramienta central para la consecución de unos objetivos. La excesiva disposición de documentación también conlleva a pérdidas de tiempo y disminución de la eficiencia y resolución de problemas. Ante según qué incidencias en un proceso productivo, una reunión rápida de los implicados puede resolver el problema en vez de distraerse en los papeles. Como siempre, hay excepciones, pero debemos quedarnos con la idea de que este valor pretende transformar poco a poco la cultura de trabajo desde la fijación de protocolos a entornos más flexibles para la adaptación a situaciones cambiantes.

Adjunto un link de un artículo de Jose Huerta, gestor TI e Ingeniero de Telecomunicaciones que analiza este valor enfocado en el sector propio del desarrollo de software, pero nos da una visión muy directa y clara de su significado: Software funcionando sobre documentación extensiva

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