En el momento actual de incertidumbre en el que nos encontramos no es fácil tomar decisiones en cuanto al rumbo que deben tomar nuestras empresas, ya sean de pequeño, medio o gran tamaño. Las restricciones establecidas por las administraciones, cambiantes y pendientes constantemente de los índices de salud llevan a que la sociedad civil deba decidir de forma individual a cuestiones colectivas, bajo el marco de la solidaridad y responsabilidad. Y si, además, gestionamos empresas tenemos otras variables sobre las que incidir ya no para crecer sino para mantenernos a flote. En este contexto puede aparecer el miedo a emprender o cambiar objetivos. Este miedo muchas veces paraliza y junto con la incertidumbre nos encontramos con un caos mental difícil de digerir. Sin embargo, las situaciones adversas también impulsan la creatividad como medida para salir adelante y sobrevivir y sobre todo, transformarse para adaptarnos a las nuevas perspectivas.

En el #Tip8 de monshot de esta semana presentamos 5 razones para transformar la organización y gestión de nuestros negocios. Acompañamos los tips con un par de ejemplos reales de negocios que han sabido adaptarse rápido a la nueva situación. Compararemos las variables marcadas para el año 2020 antes de la aparición de la COVID-19 y la revisión de las variables ya en pleno contexto pandémico.

TIENDA ROPA: Negocio local de barrio que ofrece artículos de ropa femenina a precios ajustados. Al aparecer la pandemia y la bajada drástica de ventas, la propietaria del negocio empezó a publicar stories en Instagram enseñando los artículos y mostrando las ofertas. También realizaba directos con lo que interactuaba con las clientas enseñando prendas bajo petición. Consiguió aumentar la facturación un 180%.

PESCADERÍA:  Servicio de venta de pescado tradicional, tan tradicional que no tenían ni TPV. Durante la pandemia se digitalizan (TPV + redes sociales) y saben comprender lo que realmente hace vender: el aspecto de la parada del pescado con lo que deciden hacer un video cada mañana y difundirlo por whatsspp, facebook, etc. Aumentan un 260% las ventas.

• 1. ¿Para qué?

Ante nuevas situaciones hay que revisar el PARA QUÉ creamos nuestra empresa. ¿Por qué motivo decidimos emprender? ¿Qué queremos aportar? ¿Qué queremos conseguir?. La respuesta seguramente será diferente a la que nos empujó a empezar con la aventura.

• 2. Para adaptarnos a nuevas situaciones, nuevos objetivos

Ante nuevas realidades es imprescindible revisar los objetivos que teníamos marcados para valorar si siguen vigentes o hace falta adaptarlos a la nueva realidad. 

• 3. Competencia cambiante

Si nos quedamos a observar y esperar que ocurran cosas, veremos claramente que nuestro entorno cambia. No es momento de perder el tiempo porque nuestra competencia también quiere adaptarse. La tardanza en la reacción hará que nos quedemos atrás.

• 4. Digitalización

Aplicar la tecnología en estos momentos es crucial. Para fidelizar al cliente actual e incluso llegar a nueva población es imprescindible integrar las herramientas digitales en la gestión. No es un gran esfuerzo económico ya existen muchos canales gratuitos, al menos para empezar.

• 5. Estático vs dinámico

A pesar de la aplicación de pequeños cambios no debemos cometer el error de pensar que ya se han tomado medidas que nos harán transitar en la situación actual y superarla sin más. Si las medidas no funcionan hay que adaptarlas e ir transformando el Para qué, los objetivos y las acciones a la necesidades del cliente y a la propia dinámica del negocio. No nos podemos quedar parados.

Las medidas que facilitan la adaptación a nuevas situaciones no son fáciles de diseñar. Para lograr un diseño adecuado debemos enfocarnos hacia un pensamiento dinámico en consonancia con las características de la situación social. Las jerarquías y protocolos fijos dejan de funcionar en un entorno cambiante, por tanto, es necesaria una mentalidad ágil que debe hacernos crecer y vivir el proceso como un aprendizaje del equipo, mayor conocimiento de la empresa, transparencia en las decisiones e implicación de todos los miembros del equipo, focalizados y alineados hacia la consecución de los nuevos objetivos marcados.

En The secrets to transformation success publicado en McKinsey & Company se amplían los conceptos y principios para una transformación exitosa.

Si eres más o menos curioso/a y te interesa todo aquello que transcurre en el campo de la gestión, seguramente investigues sobre ello y muy probablemente habrás chocado o te habrán llegado muchísimos inputs de herramientas, procesos, metodologías definidas como Agile. Aparece la palabra Agile por todos partes. Entonces, es probable que utilices el sentido común y la comprensión lectora y estés de acuerdo con lo que lees porque…. sí, de lo que te hablan, es una herramienta ágil que te ayudará a mejorar la gestión de tu organización en el día a día. Sin embargo, la implantación de una des esas herramientas, tecnologías o procesos no convertirán tu organización en Agile. Este concepto va mucho más allá.

La palabra Agile no se limita a identificar a un conjunto de herramientas que permiten una gestión más flexible, adaptable y eficaz sino a una cultura organizativa diferente, a una forma de pensar y trabajar distinta a lo tradicional. El Manifiesto Agile fue firmado en el año 2001 en Utah (USA) por un conjunto de desarrolladores de software para transformar la industria.  Empezó como un movimiento en el desarrollo de software, pero sus principios se empezaron a aplicar en infinidad de campos como referencia al cambio cultural, organizativo, estructural y operativo cuando al adoptar la mentalidad ágil de manera integral. Sería exportado al resto de ámbitos productivos y de servicios.

Este concepto queda bien ilustrado con la infografía de la consultoría especializada en Agile ActioGlobal:

Gráficamente nos muestra que si pienso bajo el prisma Agile, tomo decisiones que van en el mismo sentido y aplico herramientas que me llevarán a mis metas.

En ese manifiesto se definen los 4 valores de negocio y los correspondientes 12 principios que deben compartirse entre todos los miembros de una organización y deben ser la filosofía a seguir por todos aquellos que creen en la transformación:

Aplicando estos valores, reforzados por los 12 principios, sobre todo el modelo operacional obtendremos la transformación que permitirá añadir valor a la organización:

En cuanto a la Estrategia, se establece un North Star (objetivo común) para toda la organización, una estructura en forma de red de empleados capacitados y equipos multifuncionales, autogestionados para actividades recurrentes (servicio al cliente) y agrupación de flujos de trabajo. Los procesos se definen como ciclos iterativos y rápidos de toma de decisiones, integrando el aprendizaje. Las personas deben estar abiertas al cambio, dinámicas y entregadas. Y debe aplicarse la tecnología en aquellas empresas que no lo hayan hecho, mediante softwares de gestión colaborativa e integrales.

A través de IEBS, el profesor Jean Louis Perez Abreu aporta la siguiente infografía, gráfica y directa que transmite claramente los valores y principios del marco AGILE. 

En el recuadro rojo, se representa el marco de trabajo tradicional de realización de los procesos, enfocados al resultado final y a la entrega final del producto. En el recuadro verde, se representa el marco Agile, focalizado completamente en la necesidad del cliente, en las iteraciones y la entrega de valor constante. Esta entrega solo puede realizarse mediante equipos de trabajo dinámicos y flexibles, que interactúan y toman decisiones rápidamente con el objetivo de satisfacer al cliente desde el inicio del proceso, con entregas cortas de valor. En cada entrega de producto, superamos el valor entregado en la anterior entrega hasta conseguir la máxima satisfacción del cliente. 

Ligados a estos valores, es muy recomendable la lectura del artículo publicado en McKinsey&Company, Organizing for speed: Agile as a means to transformation in Japan, dónde se analizan, desde el contexto actual con la pandemia COVID, las características estructurales de la industria de ese país, la cual facilita incentivos y oportunidades para la transformación de sus empresas hacia un entorno Agile y la posibilidad de transformación de sus empresas.  El cambio hacia la cultura Agile no tienen que ser el objetivo final sino el medio para captar más valor en la organización (mayor satisfacción del cliente, mayor satisfacción del empleado).